L'Hôtellerie Restauration No 3731

JURIDIQUE Comment mettre en place le cahier de rappel dans les restaurants de la personne (nom et prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de télé- phone) : il est interdit de collecter davantage de données. À noter : lors de la collecte des données, le restaurateur ne peut pas procéder à un contrôle d’identité de la personne, par exemple en demandant de produire une pièce justificative. L’établissement doit renseigner la date et l’heure d’arrivée du client afin de pouvoir identifier ceux concernés par une enquête sanitaire et déterminer le point de départ de la conservation des fiches (14 jours). Q Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires Les informations collectées dans les cahiers de rappel doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des cas contacts, lorsque les autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la Cnam, de l’ARS. Toute autre utilisation (exemple : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients...) est strictement interdite. Q Informer les clients Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données. Cette information doit être délivrée au moment de la collecte des données, sous un format facilement accessible (par exemple, une mention d’in- formation intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.). Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre : - l’identité et les coordonnées de l’établissement ; - l’objectif de la collecte des données (facili- ter le traçage des cas contacts par les autori- tés sanitaires) ; - la durée de conservation des données (14 jours) ; - les droits dont dispose la personne concer- née (notamment le droit d’accès et de rectification) ; - les éventuels destinataires, en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infec- tion à la Covid-19 serait détectée. Pour vous aider, la Cnil met à votre dispo- sition sur son site (www.cnil.fr ) un exemple de modèle de document avec les mentions nécessaires. Dans la mesure où le protocole sanitaire renforcé fixé par arrêté préfectoral s’applique sur tout le territoire français, vous devez utiliser le modèle n° 1, qui ne concer- nait initialement que les établissements situés en zone d’urgence maximale. Q Une durée de conservation limitée Les données collectées dans le cahier de rappel devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte (formulaire papier, formulaire en ligne, QR code, etc.). Q Sécuriser les données Le restaurateur devra assurer la confidentia- lité des données collectées sur ses clients : il ne faut pas que chacun ait accès aux coor- données de l’ensemble des clients présents au même moment que lui ! Pour un cahier de rappel au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter soi-même les informations. Le cahier de rappel doit être conservé dans un lieu sécurisé (par exemple : armoire ou pièce fermée à clé) et ne pas être laissé à la vue de tous les clients. Pour les autres types de cahier de rappel (QR code, formulaire en ligne, etc.), une attention particulière devra être apportée aux points suivants : - sécuriser l’accès au système d’information utilisé avec un mot de passe robuste ; - ne pas stocker les données collectées sur des matériels non sécurisés (par exemple, une clé USB) ; - qu’il s’agisse d’un cahier de rappel papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles à l’ensemble du personnel de l’établisse- ment, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (exemple : le gérant). Q De quoi s’agit-il ? Initialement, le protocole sanitaire renforcé ne s’appliquait que dans les établissements situés dans les zones d’alerte maximale. Le 15 octobre, le Premier ministre, Jean Castex , a déclaré que le protocole sanitaire renforcé s’appliquait à tous les restaurants du terri- toire français. Ces mesures ont été reprises par le décret du 16 octobre 2020, qui prescrit les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid-19. Ce décret ne mentionne pas le cahier de rappel, il faut donc se reporter aux arrêtés préfectoraux qui imposent sa mise en place. La tenue d’un cahier de rappel des clients conditionne l’accès de ces derniers à l’éta- blissement. Ce cahier est destiné à collecter les coordonnées des clients présents, afin de les tenir à disposition des autorités sani- taires en cas de contamination de l’un d’eux. Qu’il s’agisse d’un registre, d’un cahier papier ou non (exemple : formulaire en ligne, QR code, etc.), il constitue un traite- ment de données personnelles soumis à la réglementation (RGPD et loi informatique et libertés). Q En pratique, comment protéger les données personnelles des clients ? Les établissements mettant en place un cahier de rappel doivent collecter unique- ment les données nécessaires. Dans le cas présent, ils doivent se limiter à l’identité Afin de pouvoir rester ouverts, les restaurants, cafétérias et établissements de restauration rapide sont soumis au respect d’un protocole sanitaire renforcé qui leur impose de tenir un cahier de rappel de leurs clients. La Commission nationale informatique et libertés (Cnil) rappelle les règles à respecter et leur fournit un modèle. Un cahier de rappel doit être mis en place afin de garder à disposition des autorités sanitaires les coordonnées des clients en cas de contamination.” © GETTYIMAGES 12 L’Hôtellerie Restauration N° 3731 - 30 octobre 2020 Pour un cahier de rappel au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter soi-même les informations. Pour retrouver et imprimer le modèle Poser une question, ajouter un commentaire Pascale Carbillet > www.lhotellerie-restauration.fr/QR/RTR265146