L'Hôtellerie Restauration No 3743

Contrôler ses achats pour préserver sa marge Tout responsable d’achat doit avoir les connaissances et compétences techniques liées à son domaine d’activité. Q Produits en cuisine Pour celui qui va acheter des matières pre- mières alimentaires, le champ est vaste. Il doit connaître chaque produit, ses carac- téristiques, sa pertinence par rapport aux plats à la carte, et maîtriser les saisonna- lités et les provenances. Il doit également être capable d’analyser les capacités de production disponibles, matérielles, tech- niques et humaines, pour faire les bons choix et pour créer des conditions favo- rables. Par exemple, certaines entreprises achètent des poissons entiers tandis que d’autres, avec des équipes plus restreintes ou moins d’espace, se fournissent en filets. Certaines achètent de grosses quan- tités pour obtenir des tarifs avantageux, car elles peuvent les stocker, tandis que d’autres se fournissent en petite quantité. D’autres fonctionnent avec un nombre de produits restreints tandis que certains ont des gammes de produits plus étendues, car leurs cartes et évoluent très vite. Q Produits en salle En salle, la carte des boissons évolue souvent moins que celle des mets, mais l’acheteur doit toutefois bien connaître les produits qu’il souhaite proposer : régions de production, cépages, millé- simes, producteurs… pour pouvoir bien acheter et pour répondre aux contraintes de la maison et aux attentes de la clientèle. Il doit également être conscient des com- pétences de son équipe en salle, évitant d’acheter des vins qui nécessitent des procédures de service spécifiques. Il doit aussi prendre en compte les capacités de stockage et de débit pour éviter que la valeur du stock ne rogne sur la trésorerie. Des connaissances élargies sont aussi nécessaires en ce qui concerne les alcools, car le client devient de plus en plus instruit, souhaitant faire des décou- vertes inattendues ou tout simplement retrouver sa boisson favorite. Q Le fournisseur Sachant que les représentants et les commerciaux sont formés pour vendre, qu’ils suivent des sessions d’entrainement intenses pour y parvenir, qu’ils sont sous pression pour remplir au mieux leur carnet de commandes, qu’ils œuvrent dans leur monde hyper concurrentiel avec des objectifs à respecter…, il n’est pas difficile de comprendre que l’acheteur indé- pendant, non formé, se retrouverait dans une position défavorable pour la négociation. Cependant et heureusement, le fournisseur est aussi là pour infor- mer conseiller l’acheteur de façon constructive. Le bon fournisseur est celui qui devient un vrai partenaire respecté, presque une partie inté- grante de l’entreprise qui prodigue des conseils avertis. Néanmoins, il doit toujours comprendre qu’il est en CDD et qu’aucune commande n’est gagnée à l’avance. 1. Connaissances et compétences Il est important d’apprendre comment bien acheter car l’achat est un élément clé dans la garantie de la marge brute, et donc de la rentabilité. Q L’acheteur Les connaissances et les compétences seules ne suffisent pas. Sachant que l’acheteur va générer des flux d’argent importants, il est nécessaire qu’il pos- sède des qualités personnelles qui lui permettent d’œuvrer en permanence pour le bien de son entreprise. Les tentations de déroger à une conduite exemplaire sont nombreuses et variées : cadeaux en guise d’intro- duction, produits offerts au chef, au sommelier ou au responsable de salle au moment des fêtes, remises de fin d’année nébuleuses, voyages dans les vignobles, ne sont que quelques exemples des incitations qui rôdent. Quand un fournisseur amorce ces approches, il est souhaitable de l’in- former que l’objectif demeure dans la qualité et le prix de son produit et non pas dans des ‘à côtés’. Si le four- nisseur souhaite donner, qu’il donne. Mais l’acheteur ne doit jamais ache- ter simplement parce qu’il y a des cadeaux à la clé. 2. Qualités personnelles L’achat constitue l’une des premières étapes dans la garantie de la marge brute. Un produit bien acheté, qu’il s’agisse de prix ou de qualité, permet de favoriser le respect des objectifs de marges préa- lablement fixés. Cette tâche, quasi-quo- tidienne, concerne tout chef d’entreprise ainsi que les employés qui ont la respon- sabilité de l’approvisionnement dans leur travail (responsable d’achat, chef de cuisine, responsable de salle, de spa, gouvernante…) Dans certaines grandes et moyennes structures, les établissements de chaîne et chez les franchisés, il existe des ser- vices dédiés à l’approvisionnement. Des personnes spécifiquement formées y œuvrent à plein temps pour obtenir des conditions d’achats optimales. À l’inverse, dans les plus petites struc- tures, et presque toujours chez les indé- pendants, l’achat est peu structuré, les personnes concernées ont souvent appris ‘sur le tas’. L’acheteur fait de son mieux, souvent avec la pres- sion du manque de temps, devant des offres pléthoriques et alléchantes. Les dangers inhérents aux achats intempes- tifs, trop coûteux, mal négociés, guettent en permanence. De ce fait, l’acheteur doit être : • intègre face aux tentations ; • honnête, en travaillant toujours dans l’intérêt de son entreprise ; • rigoureux, ordonné et structuré ; • franc : capable de dire oui ou non, en évitant des propos hésitants qui peuvent engendrer des interprétations erronées ; • méfiant en cas de propositions trop alléchantes, aumoins jusqu’au moment où la confiancemutuelle s’installe ; • exigeant, en ne laissant rien passer, surtout enmatière de dérives de prix d’achat ou de qualité ; • aimable : l’idée est de bâtir des relations à long terme avec ses fournisseurs. Il est donc souhaitable que les échanges soient toujours cordiaux,même s’ils doivent toujours rester professionnels ; • et bien sûr, bon négociateur. © GETTYIMAGES CHRISTOPHER TERLESKI ‘Gagner en rentabilité en améliorant sa marge brute’ Fiche pratique > GESTION En conclusion Avec ses connaissances, l’acheteur aura l’une des armes essentielles pour mener ses négociations avec les fournisseurs, car il va être capable de faire comprendre aux représentants qu’il maîtrise son sujet. L’acheteur qui peut identifier ce qu’il veut, qui connaît les produits conformes à ses besoins et qui peut déceler des non-conformités dans des produits de substitution est un acheteur averti qui, dès le début des négociations, marque son territoire. 15 2 avril 2021 - N° 3743 L’Hôtellerie Restauration Tout responsable d’achat doit avoir les connaissances et compétences techniques liées à son domaine d’activité.