L'Hôtellerie Restauration No 3750

Fiche pratique > GESTION 13 9 juillet 2021 - N° 3750 L’Hôtellerie Restauration © GETTYIMAGES Le contrôle des livraisons Comme c’est le cas dans beaucoup d’actions habituelles, une routine peut s’installer dans le cadre de la réception des livraisons qui, à terme, peut favoriser un certain laxisme dans la procédure de contrôle. Dans un grand nombre d’entreprises, surtout celles de petite taille, les vrais contrôles sont presque ou totalement inexistants. Or, à chaque fois qu’il y a dérive, dans la qua- lité ou dans la quantité, l’entreprise peut voir sa marge réduite, car tout produit manquant ou défectueux devra être remplacé ou retravaillé, créant ainsi un coût supplémentaire. Des écarts entre les quantités livrées et les quantités facturées représentent rarement des montants en euros importants par rapport aux volumes globaux de l’année mais, cumulés, leur valeur peut avoir une influence certaine sur la marge. Régulièrement le personnel censé contrôler les livraisons, mais débordé par d’autres préoccu- pations plus pressantes, réduit les contrôles à un simple coup de crayon sur les bons de livrai- son, se disant que les vrais contrôles se feront plus tard, ce qui n’est jamais le cas. Simultanément, des livreurs, qui sont égale- ment pressés, peuvent commettre des erreurs qui ne sont jamais décelées. Il faut donc instaurer des contrôles simples et rapides pour s’assurer que ce maillon dans la chaîne de la marge brute n’est pas défaillant et que tous les produits facturés ont bien été reçus. Trois types de contrôles Les contrôles systématiques et visibles Chaque livraison est minutieusement contrôlée selon une procédure prédéfinie. Ces contrôles peuvent être gourmands en temps pour le peu d’erreurs constatées. Normalement, plus il y a de contrôles, moins il y a d’erreurs dans le temps, donc les contrôles se justifient. Les contrôles épisodiques, ciblés, visibles ou non par les livreurs Certains produits ‘sensibles’ aux erreurs sont ciblés. Parmi ceux-ci figurent les fruits, les légumes et les poissons. Ces contrôles sont souvent effectués après le départ du livreur. S’il y a conformité, la confiance s’installe et les contrôles servent à se rassurer. En cas de non-conformité, des contrôles sys- tématiques s’imposent, en présence du livreur. Les contrôles inopinés mais très ciblés Ce genre d’action est souvent instauré à la suite de contrôles épisodiques qui ont relevé des écarts caractérisés. Ils sont à réaliser devant le livreur, sans précipita- tion et sans pression de la part du livreur qui pourrait invoquer le fait d’être pressé, mal garé, déjà en retard... L’idée des contrôles inopinés est à la fois de marquer le coup et de démontrer osten- siblement que des contrôles invisibles ont déjà eu lieu. La réception des livraisons, surtout dans la restauration, est une tâche qui se réalise quotidiennement, parfois plusieurs fois par jour. Il est important de ne pas relâcher son attention lors de ce contrôle car les dérives peuvent vite surgir. À la fin de l’exercice, ces pertes non constatées ne se verront que dans votre tableau de bord, mais il sera impossible d’identifier les livraisons comme en étant la cause. Il faut instaurer des contrôles simples et rapides pour s’assurer que les livraisons sont conformes. CHRISTOPHER TERLESKI ‘Gagner en rentabilité en améliorant sa marge brute’ À retenir • Le contrôle des livraisons est une véritable étape dans le contrôle de gestion ; il devrait être soutenu dans la durée • Toute anomalie constatée devrait être signalée et réparée