du 13 septembre 2007 |
INFORMATIQUE |
La phase la plus délicate d'un projet informatique consiste à définir ses besoins. Face à l’offre pléthorique du marché, les hôteliers comme les restaurateurs sont souvent désemparés. Thierry Longeau nous livre ici sa réflexion pour mieux appréhender cette démarche...
Par Thierry Longeau, directeur d’Alcantis, cabinet d’expertise en système d’informations pour l’hôtellerie et la restauration
Les clés pour bien comprendre ses besoins
Parmi le nombre de fournisseurs, de solutions,
de technologies présentes à ce jour sur le marché, il devient indispensable
d’évaluer puis de formaliser la liste de ses besoins avant de se lancer dans la
recherche d’un système de gestion. Si l’on n’accepte pas cette étape on risque
de choisir une solution qui ne sera pas ni en adéquation ni en cohérence avec
ses attentes. Une réflexion sur les objectifs stratégiques de l’entreprise
constitue un préalable à la définition du système d’informatique le mieux
adapté. Cette réflexion doit être menée par le chef d’entreprise et ses
collaborateurs.
Rappel : les rôles d’un système informatique dans l’entreprise
Il doit
*Gérer et organiser les informations
*Assister les utilisateurs dans l’exécution de leurs travaux
*Automatiser des taches et des traitements
*Accélérer la communication interne ou externe
*Produire des informations de pilotage et d’aide à la décision …
Un projet Informatique n’a pas pour objectif de mettre en place une nouvelle
technologie, de nouvelles pratiques ou de changer les méthodes de travail. Il a
pour but d’accroître la valeur créée et l’exploitant ne mesurera le retour sur
investissement qu’en ces termes.
Pour évaluer et comprendre ses besoins, il faut
• Constater
Partez de l’existant, analysez la situation actuelle de votre entreprise et son
environnement. Faites l’état des lieux, identifiez vos forces et vos faiblesses,
les opportunités pouvant se présenter (agrandissement, rachat, rénovation…) et
les risques auxquels vous pouvez être confrontés (annulations d’événements
majeurs ayant des conséquences directes sur votre activités, nouvelles
réglementations…).
• Définissez votre stratégie
Inscrivez votre démarche dans une véritable stratégie, que ce soit dans le cadre
de l’ouverture d’un nouvel établissement, d’une volonté de croissance ou
simplement de maintien des marges, de développement, d’acquisition de nouveaux
marchés…
Lorsque vous aurez formalisé et répondu à ces 2 points, fixez le périmètre et
les objectifs de votre système d’information. D´une manière générale, il s´agit
de décrire vos attentes et surtout de répondre à la question "A quoi ça sert ?"
Attention : ces objectifs doivent être mesurables.
8 questions pour définir ses besoins
1 - Que doit m’apporter mon système
d’information ?
L’amélioration de ma productivité, une
réduction des coûts, une amélioration de mon organisation, une augmentation de
mes clients, une augmentation de mes recettes, une production de résultats
(rapports et tableau de bords), une vision chiffrée de mon activité…
2 - Quel périmètre ou quels domaines doit
couvrir mon système d’information ?
La réservation, les plannings, la facturation, les encaissements, les stocks,
les achats, la production, la gestion clients, la gestion des prospects, la
comptabilité, la paye, le renouvellement de matériels, la communication…
3 - Quels processus dois-je informatiser ?
Après la description synthétique de vos activités, la notion de processus est un
moyen de formaliser le fonctionnement de son entreprise dans le but de :
décrire, partager et analyser son fonctionnement, répartir les rôles et
responsabilités, identifier les points de coordination, de synchronisation et de
contrôle entre activités et processus, définir les moyens de pilotage (rapports,
tableaux de bord, indicateurs…)
4 - Quelles fonctionnalités doivent être
prises en compte par mon système d’information ?
Lister et classer par ordre
d’importance hiérarchique les fonctionnalités souhaitées. (Indispensables,
nécessaires, souhaitables, confortables, inutiles)
5 - Quels
utilisateurs/collaborateurs/partenaires seront touchés par l’utilisation de mon
système d’information ?
Etablir les postes et les liens qui devront être établis par le système
informatique au niveau des hommes.
6 - Ai-je les ressources disponibles et les
compétences nécessaires pour mettre en place et faire vivre mon système
d’information ?
Paramétrage, saisie, exploitation, mise à jour des données, maintenance. Garder
à l’esprit que la recherche, le choix et la mise en place d’un système
informatique nécessite des ressources et du temps. Ces ressources et ce temps
vous seront fournis – et facturés – par votre fournisseur lors de votre
installation. Mais ensuite il faudra également trouver du temps et des
ressources pour le mettre en place dans votre organisation pour assurer
l’exploitation de votre système.
7 - Ai-je des contraintes ?
Il y en a toujours :
- Techniques (Environnement, réglementation, architecture…) ?
- Opérationnelles (Horaires d’ouverture, niveau de qualité attendu, clients …) ?
- Humaines (Disponibilité des personnels, capacités intellectuelles, motivation,
résistance au changement...) ?
- Délais (Impératifs de date dans le cadre d’une ouverture, début de saison…) ?
- Budget (La notion de budget est capitale et doit être prise en compte
rapidement) ?
8 - Quel Budget mettre en oeuvre ?
Enfin, vous pouvez mettre vos objectifs en adéquation avec une réalité
budgétaire. Car pourquoi investir quelques milliers d’euros si vous ne pouvez
garantir un retour sur investissement ? Soyez pragmatique et réaliste. La loi
des 80/20 s’applique toujours très bien : mieux vaut couvrir correctement 80% de
ses besoins avec une solution simple et efficace plutôt qu’essayer de couvrir
100 % de ses besoins par une solution coûteuse et complexe.
Pour chacun des périmètres et objectifs de votre projet, cherchez à établir
combien cela peut coûter et combien cela peut vous rapporter. N’oubliez pas les
coûts indirects internes ou externes (contrat de maintenance, matériel, support
téléphonique, mises à jour, vos ressources et vos compétences).
C’est cette dernière étape qui va vous aider à décider ce que sera votre système
d’information. Cherchez des produits matériels et logiciels standard (une sorte
de prêt à porter) sur le marché plutôt que des solutions développés uniquement
pour vous. Allez ensuite visiter des confrères, échangez et recueillez leurs
impressions - positives et négatives- sur les produits qu’ils exploitent et sur
les services offerts par les fournisseurs (hot line, financements…).
Ce bilan une fois établi devrait vous permettre d’aborder les offres proposées sur le marché et trouver la solution qui présentera le meilleur rapport-qualité-prix.
Vos questions et vos remarques : Rejoignez le Forum des Blogs des Experts
L'Hôtellerie Restauration n° 3046 Magazine 13 septembre 2007 Copyright © - REPRODUCTION INTERDITE