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La Déclaration Unique d'Embauche

Depuis le 6 avril 1998, l'utilisation de la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) est devenue obligatoire, alors que jusqu'à présent elle n'était que facultative. Cette déclaration permet de regrouper sur un même document pas moins de 9 formalités, qui sont adressées à un seul organisme, l'URSSAF qui retransmettra ensuite les différentes informations à chacun des destinataires concernés. Mode d'emploi.

Dorénavant, tous les employeurs (sauf les employeurs-particuliers) qui embauchent un salarié doivent effectuer cette Déclaration Unique d'Embauche.

Cette Déclaration Unique d'Em-bauche poursuit un double objectif. D'une part, elle permet le regroupement sur un support unique des diverses déclarations qui doivent être faites par l'employeur lors de l'embauche d'un salarié. D'autre part, elle vaut accomplissement de certaines formalités.

Ce qui figure sur la DUE

Dans un but de simplification administrative, il est regroupé jusqu'à neuf déclarations ou demandes sur ce support unique.

Cette DUE remplace les déclarations et demandes suivantes :
* demande d'immatriculation de l'employeur à l'URSSAF lors de la première embauche ;
* demande d'immatriculation du salarié au régime général de la sécurité sociale, lorsque cette immatriculation n'a pas encore été faite ;
* demande d'affiliation au régime d'assurance chômage lors de l'embauche du premier salarié ;
* déclaration nominative préalable à l'embauche auprès de l'URSSAF;
* demande d'adhésion à un service de médecine du travail qui procédera au suivi médical du salarié ;
* demande pour la visite médicale d'embauche ;
* déclaration à l'URSSAF pour l'exonération patronale de cotisations de Sécurité sociale lors de l'embauche d'un premier salarié ;
* demande de l'abattement lié à l'embauche d'un salarié sous contrat à durée indéterminée à temps partiel.

Où et comment l'envoyer ?

La DUE doit être adressée à l'URSSAF du lieu de situation de l'établissement où est embauché le salarié.
Ce document est envoyé par les des moyens suivants, soit par :
* télématique ou échanges de données informatisées (sur le serveur 3614 EMBAUCHE suivi du numéro du département où est situé l'établissement employeur) ;
* l'envoi d'un formulaire daté et signé par l'employeur, par voie postale ou télécopié, (selon un modèle type qui sera fixé ultérieurement par arrêté).

Le fait que l'un des moyens énoncés ci-dessus ne soit pas disponible ne dispense pas l'employeur de son obligation de déclaration.
Lorsque la DUE constitue le support de la déclaration nominative préalable à l'embauche, l'em-ployeur doit respecter les règles de délai et de modes de preuve prévues pour la DPAE.

Portée de la DUE

Dès lors qu'elle est régulière et complète, la Déclaration Unique d'Embauche adressée à l'URSSAF vaut déclaration ou demande auprès de l'administration, du service, de l'organisme ou de l'institution qui en est le destinataire final.
Collecteur de l'ensemble des renseignements mentionnés sur la DUE, l'URSSAF communique ensuite à chaque administration, service, organisme ou institution, des renseignements dont ils sont destinataires. Les modalités de cette communication sont fixées par des conventions bilatérales.
Les informations nécessaires aux services de la médecine du travail, contenues dans les DUE, leur sont transmises dans des conditions fixées par décret.

Décret n°98-252 du 1er avril 1998, J.O. du 4 avril 1998,
p. 5250

L'HÔTELLERIE n° 2558 Hebdo 23 Avril 1998