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Audit et conseils

Choix et optimisation des outils technologiques

Savoir exploiter l'informatique pour rentabiliser et vendre son établissement dans le monde entier, tel est l'enjeu économique d'aujourd'hui. Audit, conseils, installation et optimisation des outils technologiques en hôtellerie et restauration, telle est la mission de Jean-François Poulain, directeur d'Applicatis. Rencontre.

m Cécile Junod

Même pour les hôteliers ou restaurateurs férus d'informatique, la connexion des innombrables interfaces reste complexe. Ils sont peu nombreux à maîtriser et exploiter complètement l'ensemble des programmes disponibles et connectables au logiciel de front office. Et pourtant, s'il est admis que le PMS reste la base de la gestion d'un établissement, bon nombre de connexions sont aujourd'hui nécessaires pour mener à bien son entreprise. Un hôtel a besoin de beaucoup plus qu'un simple logiciel de réservations. Désormais, tout établissement se doit de posséder un système de gestion fiable et professionnel donnant des informations précises sur le travail de tous les jours, aidant à maintenir un haut niveau de service et autorisant la prise de décisions cruciales en matière de stratégie commerciale.
L'informatique, les télécommunications, l'accès Internet... sont des outils formidables qu'il faut choisir en fonction de ses besoins et des évolutions futures de l'exploitation. Mais il faut aussi apprendre à les utiliser au mieux pour en tirer le meilleur parti. "Chaque personne a une perception différente de ses outils informatiques, explique Jean-François Poulain. Certains pensent les exploiter à seulement 10 ou 20 % de leurs possibilités, d'autres à 60 %. Mais quoi qu'il en soit, tous ont le sentiment de ne pas les utiliser au maximum de leurs capacités, d'où une certaine frustration. Ma seconde observation porte sur une réflexion commune que l'on entend souvent : ce n'est pas aux hommes de se mettre au niveau de l'informatique, c'est à l'informatique de se mettre au niveau des hommes. Certes, ce serait l'idéal. Cependant, on ne peut nier que l'informatisation d'un établissement engendre des changements dans l'environnement de travail du personnel et nécessite un minimum d'adaptation. Laquelle est souvent vécue avec des craintes et une certaine réticence."
Aujourd'hui, un programme de front office ne doit plus servir uniquement à la réservation et à la facturation. Il doit être également capable de gérer, analyser, vendre et s'ouvrir sur le monde entier. Les interfaces connectables sont là pour permettre d'élargir les champs d'action afin de penser en termes de commercialisation et de rentabilisation de l'établissement. Désormais accessible à tous, l'informatique doit être envisagée d'une façon globale. Cependant, connaître toutes les extensions possibles pour optimiser l'exploitation de son outil informatique n'est pas chose facile. Demander l'avis d'un expert peut être une solution intéressante. "Mon rôle, reprend Jean-François Poulain, est d'optimiser et de mettre en adéquation les procédures et outils avec les attentes de l'hôtelier ou du restaurateur. La formation dispensée par les fournisseurs de logiciels ne suffit pas forcément. Une adaptation particulière à l'entreprise est souvent nécessaire, ainsi qu'une réelle assistance à la mise en œuvre du système."

Ainsi, pour aider chacun au mieux de ses besoins, la société Applicatis propose un panel de prestations :
- Assistance au choix du système informatique, avec définition des besoins fonctionnels, assistance à débat pour le choix définitif et projection éventuelle dans le futur pour l'évolution du programme.
- Mise en œuvre du système, souvent composé de produits provenant de plusieurs fournisseurs (informatique, téléphonie, télévision, minibar, etc.).
- Assistance de coordination entre les fournisseurs et l'équipe interne utilisatrice du système.
- Aide à la conception des modèles et procédures pour la bonne utilisation des outils.
- Optimisation de la productivité de l'outil mis en place.

"Encore un conseil, reprend pour conclure Jean-François Poulain, le temps travaille pour les décideurs. Il ne sert à rien de choisir dans l'urgence, de se précipiter pour bénéficier de la dernière promotion. Avant tout achat, toutes les fonctionnalités doivent être finement étudiées, même la plus insignifiante, afin que l'outil choisi réponde parfaitement aux besoins de l'exploitation. Et puis surtout, il ne faut pas oublier de se poser la bonne question : combien cela va-t-il rapporter ? Inutile d'investir dans un outil informatique si l'on ne conçoit pas de le rentabiliser financièrement. La question se pose d'autant plus avec l'avènement de la vente via Internet. L'informatique est en passe de devenir un véritable centre de profit." n

De l'assistance au choix du système informatique jusqu'à l'optimisation de la productivité de l'outil mis en place, Jean-François Poulain, directeur d'Applicatis, propose tout un panel de prestations.

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L'HÔTELLERIE n° 2723 Supplément Informatique 21 Juin 2001