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Communication, espace et outils

La salle de réunion est un véritable espace de communication dans lequel s'impose, avec toute sa diversité et sa technicité, l'outil audiovisuel. Encore
faut-il qu'il s'intègre rationnellement au local, s'adapte aux particularités de votre entreprise, et soit parfaitement maîtrisé par ses opérateurs. Créer une salle de conférences ne s'improvise pas. Locaux et équipements doivent répondre à des caractéristiques précises. Le point sur la question.

m Cécile Junod

Pour optimiser l'efficacité des réunions qui se dérouleront dans votre établissement, l'audiovisuel s'impose. Encore doit-il pour cela être bien intégré au local, adapté aux particularités de l'entreprise, et parfaitement maîtrisé par les opérateurs. Forte de ses 20 ans d'expérience dans le domaine de l'image et du son, Alsace Audio-Visuel a créé en réponse à ces besoins un nouveau métier : architecte en audiovisuel. "Il ne s'agit pas de proposer la simple fourniture de matériels et quelques conseils en implantation, explique Daniel Rodarie, ingénieur chez Alsace Audio-Visuel. Nous proposons une prestation globale, de la conception technique, spatiale et ergonomique, à la réalisation clés en main de tout espace de communication."
"L'aménagement et l'équipement de salles de réunion ou séminaire dépend essentiellement de la clientèle ciblée. De la simple réunion d'une association aux grands-messes de sociétés internationales, les besoins ne seront évidemment pas les mêmes. Aussi, de la catégorie de l'établissement et de la clientèle d'affaires attendue dépendra le niveau de technicité à développer."
L'aménagement le plus basique consiste en l'implantation de cloisons mobiles permettant la modularité des espaces et l'équipement minimum comprend un rétroprojecteur, un projecteur de diapositives, un écran (si possible électrique), un téléviseur avec magnétoscope (intégré ou non) sur chariot à roulettes.
Dans les salles prévues pour recevoir plus de 30-40 personnes, une sonorisation comprenant micros-amplificateurs avec réseau de haut-parleurs au plafond s'avère nécessaire.
Côté mobilier, il est judicieux de prévoir des tables permettant diverses implantations et des chaises confortables. Insistons sur ce dernier point. Souvent sacrifiés, les sièges de salles de séminaire sont choisis dans des gammes de produits bon marché et donc très inconfortables. Résultats : un handicap pour les participants qui en pâtissent de nombreuses heures durant et un mauvais point qui pourrait être à l'origine de l'infidélité de vos clients séminaristes.

La sophistication jusqu'à la régie déportée
Cependant, de plus en plus de réunions d'entreprises se font à l'aide d'un PC portable. Un système de vidéoprojection devient alors indispensable. Sans oublier le matériel nécessaire pour écouter la bande son : lecteur de compact-disques ou cassettes.
Lorsque les débats vont bon train, la présence de micros à fil et/ou de micros HF (hautes fréquences, sans fil) pour les questions-réponses dans l'auditoire est nécessaire, ainsi que le magnétophone pour l'enregistrement des échanges.
A un niveau encore supérieur d'équipement, notamment pour des salles de trois cents personnes et plus, l'installation d'une régie déportée devient utile. Le matériel nécessaire pour la sonorisation et la projection informatique se trouve dans un local technique voisin et la présence de personnel formé à l'utilisation de ces équipements est obligatoire.
Enfin, pour certaines manifestations internationales, la traduction simultanée sera nécessaire. Il faudra alors prévoir l'implantation de cabines insonorisées mobiles ou fixes. Ce matériel, onéreux, fait souvent l'objet d'un contrat de location.
On comprend bien que le niveau d'équipement correspond à la cible visée. Et les investissements seront également en corrélation avec le niveau de technicité souhaité.
Et quitte à investir, autant faire des choix de matériel astucieux. Par exemple, il existe, à divers prix, plus d'une centaine de vidéoprojecteurs sur le marché. Le choix n'est donc pas toujours évident. Mais en ce qui concerne ce type d'équipement, la puissance lumineuse et la capacité de lire ou non l'informatique (images vidéo et/ou informatique) seront déjà les deux premiers critères que l'on pourra étudier.
Par ailleurs, il ne s'agit pas non plus de suréquiper les salles. Le matériel, parfois coûteux, évolue rapidement et devient vite obsolète. Il vaut mieux opter pour un petit rétroprojecteur facile à utiliser, plutôt qu'un appareil beaucoup plus puissant, fixé au plafond, qui ne servira que très occasionnellement. Pour toutes ces raisons, il est impératif, avant tout achat, de bien cerner ses besoins, lesquels guideront les choix et options.

Location : parade pour suivre l'évolution
"Je voudrais encore insister sur l'évolution extrêmement rapide du matériel, reprend Daniel Rodarie. Il y a seulement cinq ans, un rétroprojecteur de 1 200 lumens pesait 95 kg, coûtait 500 000 francs et nécessitait une journée de réglage par un professionnel. Aujourd'hui, il vaut moins de 100 000 francs et ne nécessite pour sa mise en marche qu'une heure par un profane. Cette évolution fulgurante des produits pose également le problème de la pérennité des installations. Sans parler du montant des investissements. C'est pourquoi sur ce type d'équipements, nous préconisons la location longue durée. Durant celle-ci, les appareils sont garantis en état de fonctionnement, et à la reconduction du contrat, il peut y avoir changement de matériel pour des équipements plus évolués."
Fiscalement, cette solution est intéressante puisque la location est comptabilisée en charges d'exploitation.
Ajoutons encore que pour répondre à des besoins spécifiques, il est toujours possible de louer, sur une durée déterminée, le matériel nécessaire.

Aménagement général de l'espace
"Outre l'équipement proprement dit, conclut Daniel Rodarie, il est important de sensibiliser les exploitants à l'aménagement même de la salle. L'éclairage doit être modulable pour s'adapter aux diverses activités. Le local doit se trouver dans une zone non bruyante de l'établissement (pour ne pas perturber les micros et prises de son) et subir un traitement acoustique à l'aide de revêtements spécifiques sur les murs et plafonds. Les dimensions de la salle sont également à étudier. En longueur, largeur et hauteur, elles doivent être compatibles pour voir un écran dans de bonnes conditions. Parfois, il est préférable de changer le sens de l'auditoire afin d'assurer une vision parfaite de tous les points de la salle. Parfois, également, il faut envisager d'incliner le sol."
Vous l'aurez compris, l'aménagement de salles de réunion ne s'improvise pas. Pour donner entière satisfaction à ses utilisateurs, elle doit répondre à des caractéristiques précises et des équipements adaptés. Compte tenu des investissements impliqués et des connaissances techniques nécessaires, s'en remettre à des architectes en audiovisuel semble raisonnable. *

Pour optimiser l'efficacité de vos réunions, l'outil audiovisuel s'impose par sa force, sa souplesse, sa convivialité.

Exemples d'aménagement d'une salle pour une centaine de personnes

Projet 1 : les places sont réparties sur 8 rangs. Il y a fort à parier que les personnes placées dans les dernières rangées verront mal les intervenants ou l'écran. Dans ce cas, la surélévation du sol sera préconisée.

Projet 2 : en changeant le sens de l'auditoire, cinq rangs suffisent pour placer cent personnes. En revanche, les personnes des extrémités des rangées auront peut-être un peu de mal à voir l'écran.

Projet 3 : cet aménagement ne désavantage ni les personnes du dernier rang, ni celles de l'extrémité des rangées.

Du simple paper board au mur d'images, le niveau de technicité requis dépend du type de clientèle ciblée. (Réalisation Alsace AudioVisuel).

Par la prise en compte des paramètres relatifs à votre salle de réunion, à votre activité et à vos besoins, par la connaissance des outils (complémentarités, contraintes) et par la maîtrise des techniques d'intégration, Alsace Audio-Visuel offre à votre communication un espace accueillant, fonctionnel et parfaitement adapté.

Ces deux schémas montrent que pour qu'un grand écran soit visible de tous, il est nécessaire de surélever le sol. La hauteur sous plafond doit également être plus importante.

Adresses

L'HÔTELLERIE n° 2630 Magazine 9 Septembre 1999