Caisse enregistreuse non conforme pour 2018 : doit-on repartir sur un nouveau contrat pour être aux normes ?
Question posée sur la fiche pratique :
Les terminaux point de vente (TPE)
Plusieurs approches sont proposées sur le marché par les différents fournisseurs : - la caisse, ou terminal point de vente propriétaire, basée sur une plateforme matérielle et logicielle propriétaire ; - le terminal point de vente PC, basé sur une plateforme informatique de type PC, majoritairement sous Windows ; - les iPos, basés majoritairement sur les équipements Apple type iPad, iPhone ou tablettes et smartphones sous Android.
Ce sont principalement la qualité des solutions et services proposés ainsi que les modèles économiques adoptés par les fournisseurs qui conditionnent la pérennité de ces solutions.
► Les caisses ou terminaux propriétaires
Autrefois moins attractives par rapport aux terminaux PC sous Windows, les caisses ou terminaux propriétaires ont su se mettre à niveau. Simple terminal à touche et afficheur bi-ligne, terminal clavier-écran, caisse tactile couleur, intégrant une connectivité propriétaire ou Ethernet la plupart du temps, des ports série, des prises USB pour le support des périphériques standards du marché (imprimantes, lecteur de code-barre, afficheur client, etc.), ils permettent de moduler les coûts suivant les besoins du point de vente. Ils peuvent être complétés avec des terminaux mobiles et portables propriétaires de prise de commande privilégiant la radio plutôt que le wifi. Ils proposent toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion des serveurs, la prise de commande, l’encaissement, la gestion d’imprimantes de production, la facturation et l’encaissement en mono ou multipostes. Bien souvent plus simples et plus rapides à mettre en place que des terminaux PC, ces solutions sont très bien adaptées aux points de vente restauration car robustes. - Du point de vente monoposte à celui nécessitant plusieurs postes de travail, ces terminaux sont fiables grâce à leur architecture propriétaire (pas de problèmes informatiques type Windows, PC, virus, installation…), et nécessitent peu de maintenance et aucune compétence informatique. Ils fonctionnent nativement en autonomie et n’utilisent les connexions inter-caisse que pour les envois en cuisine et la consolidation des rapports de vente et de chiffre d’affaires. - Des modules peuvent être ajoutés en complément : des solutions back office comme le journal des factures, les rapports au format A4, le paramétrage et les remises à zéro centralisés ou à distance, l’archivage des journées, la gestion des stocks la consultation à distance depuis internet...
Ces solutions sont parfaitement adaptées aux structures légères en compétences et en personnel, par leur simplicité et leur réactivité.
► Les terminaux PC sous Windows
Mono ou multipostes de travail, ces systèmes peuvent nécessiter - suivant les solutions - un serveur, c’est-à-dire un ordinateur aux caractéristiques techniques supérieures aux postes de travail, la plupart du temps sous Windows (le cœur du système). Le système héberge les logiciels et applicatifs nécessaires au fonctionnement de la solution, du réseau et des postes connectés (les clients). Ces postes - des terminaux PC sous Windows tout-en-un qui prennent peu de place, ergonomiques et esthétiques - intègrent un écran tactile (de 10 à 17 pouces) et différents périphériques en option. - Souvent riches fonctionnellement, ils offrent plus de possibilités sur le poste de travail qu’un terminal propriétaire. Mis à part le logiciel de facturation restaurant (principale fonction du terminal PC), toutes les autres applications restauration (modules restauration complémentaires, stock, achat, réservation de table, gestion commerciale et fidélité) et autres (gestion hôtelière, bureautique, messagerie, internet) disponibles sur le serveur ou sur le réseau de l’entreprise peuvent être accessibles depuis le terminal PC. - Destinés à répondre à de plus larges besoins dans des organisations multipostes, multipoints de vente ou multi-établissements, ces systèmes s’intègrent parfaitement dans des environnements informatiques et réseaux existants. Ils s’adressent généralement aux structures qui ont une culture informatique plus qu’une culture ‘caisse’ et des équipes structurées en conséquence.
• Comparatif terminal propriétaire/terminal PC
Critères
Appréciation
Durée d’installation
Plus rapide à mettre en place pour un terminal propriétaire.
Temps paramétrage de la solution
Le terminal propriétaire est plus facile et rapide à paramétrer (pas d’installation Windows, pas de base de données, pilotes, utilitaires, réseau).
Formation
Plus rapide sur le terminal propriétaire, pas de formation sur l’environnement informatique et Windows.
Fonctionnalités point de vente
Équivalentes entre terminaux propriétaires et PC.
Fonctionnalités back office
Plus riches et plus intégrées pour les terminaux PC.
États et analyses
Plus riches pour les terminaux PC, équivalents avec les terminaux propriétaires équipés d’un back office.
Ergonomie du logiciel
Plus convivial et intuitif sur le terminal PC : couleurs, reliefs, taille des touches, police de caractères, icones, mise à disposition d’un aide en ligne.
Solution mobiles
Plus fiable sur terminaux propriétaires (solution radio) que sur les solutions PC basées sur le wifi (sauf si l’on dispose d’un wifi dédié aux applications de facturation).
Support téléphonique
Plus rapide pour diagnostiquer et résoudre un problème sur le terminal propriétaire..
Exploitation
Grande stabilité des terminaux propriétaires, pas de contrainte d’évolution avec les versions Windows, de mise à jour des pilotes, peu de bugs.
Câblage
Câblage réseau Ethernet cat. 5 ou 6 obligatoire pour les terminaux PC. Câblage moins exigeant pour un terminal propriétaire.
Compétences nécessaires
Aucune compétence particulière pour un terminal propriétaire.
Coût d’acquisition
Un terminal PC est moins cher qu’un terminal propriétaire dans l’absolu. Mais il faut comparer le coût global de la solution : le logiciel est souvent inclus dans le prix du terminal propriétaire mais souvent séparé dans le terminal PC.
Idem pour la garantie : garantie de 3 ans incluse dans le prix du terminal propriétaire et seulement d’un an pour un terminal PC.
Coût de la maintenance matériel et logiciel
Plus onéreux pour un terminal PC.
Coût des prestations
Plus onéreux pour un terminal PC.
Autres coûts indirects
Plus important sur un terminal PC (licences supplémentaires, onduleur, sauvegarde, antivirus…).
Pérennité et obsolescence de la solution
5 à 6 ans pour un terminal PC, 6 à 8 ans pour un terminal propriétaire.
► Terminaux IPos
Ces solutions sont basées sur du matériel Apple (type iPad, iPhone) ou tablettes et smartphones sous Android, utilisés comme terminaux de commande fixe, terminaux mobiles et écrans de production pour la cuisine, le bar… Une vingtaine de fournisseurs (nationaux et internationaux) se partagent ce marché : - certaines sur le marché du terminal monoposte en restauration rapide (food truck, snacking, bar, vente au comptoir) ; - les autres, plus matures, offrent des solutions multipostes et multipoints de vente, qui intègrent des solutions de click and collect, des bornes de commande, le paiement sur internet et mobile, pour la restauration rapide et la restauration à table. Toutes ces solutions sont des solutions cloud (solutions et données accessibles et hébergées sur internet). Ces solutions offrent un niveau de fonctionnalité égal voir supérieur aux solutions point de vente traditionnelles. Elles bénéficient des technologies et interfaces utilisateur héritées des téléphones mobiles ou tablettes, ce qui rend leur utilisation intuitive.
• Les offres commerciales sont basées sur un abonnement mensuel par poste de travail. Le montant de l’abonnement est souvent dégressif suivant le nombre de licences ou progressif suivant le niveau de fonctionnalité ou les modules additionnels ajoutés (affichage des commandes sur écran cuisine, système de réservation de table, de fidélité, e-paiement, inventaires et stocks…).
L’abonnement comprend l’application pour votre tablette ou smartphone (téléchargeable sur internet Apple Store ou Google Play), l’accès (via votre connexion interne, le wifi, la 3G/4G) à un back office hébergé pour le paramétrage de votre établissement, aux tableaux de bord en ligne de l’activité de votre restaurant et votre reporting, la synchronisation, l’hébergement et la sauvegarde de vos données, l’assistance et le support technique. Les abonnements de base varient de 30 à 60 € par mois par terminal connecté. Le matériel utilisé est de l’équipement grand public (tablettes, smartphones, support, imprimante thermique, tiroir-caisse, terminal fixe) qui peut être acheté par le client (tous les fournisseurs ne proposent pas forcément le matériel).
• Les solutions sur le modèle low cost nécessitent un paramétrage par vos soins, sans installation sur site, avec des équipes de support réduites (voire inexistantes chez certains fournisseurs). Il n’y a pas de fourniture de matériel et de maintenance du matériel sur site, avec un équipement grand public à forte obsolescence. Mais ces solutions sont moins onéreuses que des caisses propriétaires ou des solutions PC, et certains fournisseurs proposent une valeur ajoutée et des services
Privilégiez la solution et le fournisseur avec les services adaptés à vos besoins.
Rappel : les utilisateurs de systèmes d’encaissement doivent utiliser des logiciels ou systèmes de caisse sécurisés et certifiés
En application de l’article 88 de la loi de finances pour 2016, les utilisateurs de système d’encaissement doivent depuis le 1er janvier 2018, utiliser des systèmes de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Cette nouvelle réglementation n’a rien changé sur les exigences demandées aux commerçants : il a toujours été interdit de frauder le fisc. Cette loi interdit les caisses enregistreuses qualifiées de permissives, car donnant la possibilité de supprimer des recettes.
Pour en savoir plus : Caisses enregistreuses : ce qui a changé au 1er janvier 2018
Équipement |
mercredi 30 mars 2011
Jean-Michel
vendredi 8 septembre 2017
je suis actuellement sous contrat pour une caisse enregistreuse qui ne sera plus conforme au 1 er janvier 2018. Quand j'ai posé la question de la conformite de la caisse a l'entreprise qui me la loue, il m'a répondu que si je voulais une caisse aux normes, je repartais pour un contrat longue durée(je précise que cette entreprise utilise une société afin de percevoir les loyers de la caisse en son nom). Hors il est n'est pas question pour moi de repartir sur un nouveau contrat de location avec cette entreprise(5 ans quand même). Ma question est la suivante : est ce que je peux résilier mon contrat pour cause de non-conformité au 1 janvier 2018?
Thierry LONGEAU
dimanche 17 septembre 2017
Albon BONNEAU
vendredi 27 octobre 2017
Thierry LONGEAU
dimanche 29 octobre 2017
Dominique
lundi 20 novembre 2017
Dominique
lundi 20 novembre 2017
Albon BONNEAU
lundi 20 novembre 2017
Équipement Informatique
vendredi 15 septembre 2017