Check out : comment s'équiper pour procéder aux pré-autorisations dans un hôtel de 300 chambres ?

Question posée sur la fiche pratique :

Définir ses besoins pour choisir ses outils informatiques

Une réflexion sur les objectifs stratégiques à court, moyen et long terme de votre entreprise constitue un préalable pour définir du système d’information le mieux adapté. Elle doit être menée par le chef d’entreprise avec la participation de ses collaborateurs. Les rôles d’un système d’information dans l’entreprise - Gérer, organiser, tracer, stocker, traiter et diffuser les informations. - Assister les utilisateurs et faciliter l’exécution de leurs travaux. - Automatiser et dématérialiser des taches et leurs traitements. - Accélérer la communication interne ou externe. - Produire des informations de pilotage et d’aide à la décision. - Être un levier de performances. Un projet informatique n’a pas pour objectif de mettre en place une nouvelle technologie ou de révolutionner les méthodes de travail. Il doit accroître la valeur créée par l’entreprise. L’exploitant ne mesurera le retour sur investissement qu’en ces termes. ► Pour évaluer et comprendre ses besoins, il faut : • Constater Analysez la situation actuelle de votre entreprise et son environnement. Identifiez vos forces et vos faiblesses, les opportunités (agrandissement, rachat, rénovation…) et les menaces et risques potentiels (annulations d’événements majeurs, nouvelles réglementations, concurrence…). • Définir sa stratégie Inscrivez votre démarche dans une véritable stratégie, que ce soit dans le cadre de l’ouverture d’un nouvel établissement, d’une volonté de croissance, de maintien des marges, d’acquisition de nouveaux marchés et/ou clients… Lorsque vous aurez répondu à ces deux points, fixez le périmètre et les objectifs de votre système d’information. D´une manière générale, il s´agit de décrire vos attentes et surtout de répondre à la question : “À quoi cela sert-il ?” Attention : vos objectifs doivent être mesurables. ► 8 questions pour définir ses besoins 1. Que doit m’apporter le système d’information ? L’amélioration de la productivité, une réduction des coûts, une optimisation de votre organisation, un apport de clients supplémentaires, un accroissement du chiffre d’affaires, une visibilité sur internet, de nouveaux canaux de clientèle, un meilleur contrôle de votre activité, une meilleure connaissance de vos clients, une production de résultats (rapports et tableaux de bord), une vision chiffrée de votre activité… 2. Quel périmètre ou quels domaines doit couvrir le système d’information ? La réservation, les plannings, les prix, la facturation, les encaissements, les achats, les stocks, la production, la gestion des clients et des prospects, la visibilité et la stratégie internet, le contrôle de gestion, la comptabilité, la finance, les paies, la communication, de nouveaux services pour vos clients… 3. Quels processus faut-il informatiser ? Après la description synthétique de vos activités, la notion de processus est un moyen de formaliser le fonctionnement de votre entreprise dans le but de le décrire, le partager et l’analyser, répartir les rôles et responsabilités, identifier les points de coordination, de synchronisation et de contrôle entre activités et processus, définir les moyens de pilotage (rapports, tableaux de bord, indicateurs…). 4. Quelles fonctionnalités doivent être prises en compte par votre système d’information ? Listez et classez par ordre d’importance hiérarchique les fonctionnalités souhaitées (indispensables, nécessaires, souhaitables, confortables, inutiles). 5. Quels utilisateurs/collaborateurs/partenaires seront touchés par l’utilisation de votre système d’information ? Définissez les postes et les liens qui devront être établis par le système informatique au niveau humain. 6. Avez-vous les ressources et les compétences nécessaires pour mettre en place et faire vivre un système d’information ? Gardez à l’esprit que la recherche, le choix et la mise en place d’un outil de gestion informatisé nécessite des ressources et du temps. Paramétrage, saisie, exploitation, mise à jour des données, maintenance : ces ressources et ce temps font partie de la prestation de votre fournisseur lors de l’installation. Il faut également trouver du temps et des ressources pour le mettre en place au sein de votre organisation, vous l’approprier pour en assurer l’exploitation au quotidien. 7. Y a-t-il des contraintes ? - Techniques : environnement, technologies, réglementations, architecture… - Opérationnelles : horaires d’ouverture, charge de travail, niveau de qualité attendu, clients… - Humaines : disponibilité du personnel, capacités intellectuelles, formation, motivation, résistance au changement… - Délais : impératifs de date dans le cadre d’une ouverture, d’un début de saison… - Budget : la notion de budget est capitale et doit être prise en compte rapidement. Rien ne sert de se lancer dans un projet que l’on ne pourra pas financer. 8. Quel budget y consacrer ? Mettez vos objectifs en adéquation avec votre réalité budgétaire. Pourquoi investir quelques milliers d’euros si vous ne pouvez pas garantir un retour sur investissement ? Soyez pragmatique et réaliste. La loi des 80/20 s’applique toujours très bien : mieux vaut couvrir correctement 80 % de ses besoins avec une solution simple et efficace plutôt que d’essayer d’en couvrir 100 % avec une solution coûteuse et complexe. Pour chacun des périmètres et objectifs de votre projet, cherchez à établir combien cela peut vous coûter et vous rapporter. N’oubliez pas les coûts indirects internes ou externes, les coûts récurrents (abonnements, contrat de maintenance, matériel, support téléphonique, mises à jour), et ceux de vos ressources et vos compétences. Cette dernière étape va vous aider à décider ce que sera votre système d’information. Cherchez des produits, matériels et logiciels standards sur le marché. Consultez ensuite vos confrères, recueillez leurs impressions positives et négatives sur les solutions qu’ils exploitent et sur les services de leurs fournisseurs (hotline, formation, financements…). Une fois établi, ce bilan devrait vous permettre d’aborder sereinement les offres proposées sur le marché et trouver les solutions qui couvriront vos besoins au meilleur rapport qualité-prix. Équipement | vendredi 22 octobre 2010
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Dan

mardi 30 juillet 2019

Bonjour,

Lors de mon séjour à l?étranger j'ai constaté qu?au check in l'hôtel prend toutes les garanties et les pré-autorisations nécessaires à ne pas avoir besoin de faire le check out.
Le check out on le reçoit par mail ou sous la porte pendant la nuit.
C?est une procédure qui est très intéressante peut on l?appliquer dans les hôtels en France
Citizen M a même une borne avec paiement directe. Connaissez-vous le fournisseur de ce type de cette borne très performante.
Comment peut-on s?équiper pour procéder aux pré-autorisations sans trop de contrainte pour le réceptionniste dans un hôtel de 300 chambres

Merci

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Thierry LONGEAU

dimanche 4 août 2019

Bonjour,

Pour répondra à votre question, ceci existe en France. Pour cela , il est nécessaire de souscrire auprès de votre banque d’un contrat PLBS (contrat pour le Paiement de Locations de Biens et de Services) ou contrat de Pré Autorisation.

Ce contrat offre la possibilité de débiter un porteur de carte du montant d’une prestation qui n’est pas connue à l’avance avec les avantages suivants :

- la garantie pour le prestataire que la carte bancaire utilisée est valide et contient les fonds suffisants
- la non-connaissance à l’avance du montant de la prestation.


Comment fonctionne la pré-autorisation ?

L’hôtelier calcule tout d’abord le montant estimé de la prestation (montant par jour multiplié par le nombre de jours) et envoie ces données via son TPE au centre d’autorisation pour effectuer une pré-autorisation.

deux cas peuvent se produire :

- Le porteur est présent sur les lieux (c’est du paiement de proximité) : il introduit sa carte et tape son code confidentiel. Le module monétique récupère ainsi les données nécessaires à la pré-autorisation comme le numéro de la carte, la date d’expiration de la carte, etc.

- Le porteur est absent (c’est de la vente à distance) : l’hôtelier tape le numéro de la carte, la date d’expiration de la carte et le cryptogramme visuel

Le système d’autorisation acquéreur reçoit la pré-autorisation et à son tour et l’envoie à destination du système d’autorisation émetteur. Sur réponse positive de l’émetteur, votre TPE génère un numéro de dossier. C’est ce numéro qui vous permettra par la suite de faire le lien avec la demande pré-autorisation.

Comment on clôture la pré-autorisation

Dès lors que la prestation ou le séjour du client est terminé, l’hôtelier doit clôturer la pré-autorisation en indiquant le montant final de la transaction.
Cette clôture doit intervenir dans les 30 jours sous peine d’expiration.
Par ailleurs, le montant final est obligatoirement inférieur au montant estimé dans la pré-autorisation. Dans certains cas (hors VAD, hors cartes à piste, hors cartes à autorisation systématique), le montant final peut aller jusqu’à 115% du montant estimé.

Pour clôturer la prestation, l’hôtelier envoie le numéro du dossier de la pré-autorisation. En retour, le centre d’autorisation lui renvoie le montant estimé que l’hôtelier peut laisser tel quel ou modifier dans la limite précisée ci-dessus.

Si le paiement ne couvre pas la totalité des frais et que le porteur de la carte est présent, hôtelier procède à un paiement classique du montant restant sur son TPE, sinon, il réalise une facture complémentaire.

La facture complémentaire

Cette facture intervient éventuellement au plus tard dans les 30 jours après la clôture de la pré-autorisation et uniquement dans le cas où le porteur est absent (vente à distance).

Hôtelier renseigne le numéro du dossier de pré autorisation et indique le montant à recouvrir.

Thierry LONGEAU - Auteur
http://www.alcantis.fr

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