Ce n'est pas la date de réception qui compte pour la convocation à l'entretien préalable.
C'est la date de PRESENTATION de la lettre.
L'entretien ne peut avoir lieu avant 5 jours ouvrables. Commencez votre décompte au lendemain de la date présumée de présentation (prévoyez un délai d'acheminement qui englobera les week-ends et éventuellement les jours fériés.
Pour plus de sécurité, ménagez au moins 7 jours.
Si le salarié ne va pas récupérer son courrier, vous continuez la procédure.
Sachant que lui-même n'est pas obligé de se présenter à cet entretien, que c'est une prérogative que lui laisse la législation pour se défendre des griefs qu'on a envers lui.
N'omettez surtout pas de lui rappeler qu'il peut être représenté au cours de cet entretien.
Si jamais le courrier RAR vous revient, vous ne l'ouvrez pas. Si litige au CP il y avait par la suite, vous le remettriez en l'état au Président du CP qui actera qu'effectivement le courrier est revenu, et qu'il s'agit réellement de SA convocation. Plus simple : faites un pli, pas d'enveloppe.