Total des stocks : quelles sont les opérations à faire ?
Question posée sur la fiche pratique :
Achats : de l’appel d’offres à la gestion du stock
L’appel d’offres
Lors de la sélection d’un nouveau produit, un appel d’offres doit être établi. Le/la gouvernant(e) demande à différents fournisseurs de lui soumettre une proposition commerciale chiffrée en accord avec le cahier des charges de l’hôtel.
Lors de cet appel d’offres, différentes étapes sont à respecter : - définir les besoins et établir un cahier des charges ; - prendre contact avec, au minimum, trois fournisseurs différents ; - demander des échantillons ou une mise en situation ; - réceptionner les trois devis et les comparer en vérifiant le tarif, le délai de livraison, la modalité du paiement, le service après-vente, l’impact du produit sur les collaborateurs et sur l’environnement.
Le stock
Un stock est une quantité de produits ou matériel nécessaire au bon fonctionnement du service, le stock doit être adapté à l’activité.
Pour établir un stock, il faut tenir compte : - de la capacité de stockage ; - du délai de livraison ; - de l’activité́ de l’entreprise ; - du budget.
- Le stock de sécurité, alerte ou minimum, correspond au stock minimum et entraine une commande. - Le stock de roulement correspond au stock entre deux livraisons. - Le stock maximum correspond à la quantité maximale tant au niveau du stockage, que du suivi du budget, donc de l’activité.
Pour une bonne rotation des stocks et, entre autres, bien respecter les DLC, il est nécessaire de ranger et d’entreposer selon la règle ‘Premier entré, premier sorti’ ou FIFO (First in, First out).
Certains hôtels appliquent une gestion de stock avec un bon de sortie pour chaque sortie de l’économat. Plus rigoureuse, cette gestion demande aussi du temps et du personnel.
Tous les produits d’accueil, d’entretien et petit matériel représentent un capital pour l’hôtel, il faut donc régulièrement procéder à un inventaire afin d’ajuster les stoks et de passer commande si besoin. L’inventaire permettant de recenser la quantité d’articles en stock peut être effectué hebdomadairement, mensuellement ou annuellement selon l’article.
Le stock de sécurité́, alerte ou minimum est la quantité de stock jugée la plus basse, qui entraine une commande. Exemple : - Stock de sécurité : 10 000 savonnettes - Délai de livraison : 15 jours - Consommation journalière : 100 savonnettes - Calcul du stock minimum : 10 000 + (100 × 15) = 25 000 savonnettes
Les étapes de la commande
La commande
Elle doit être effectuée sur un bon de commande établi par le fournisseur ou par l’établissement. Il doit être signé par le directeur général ou financier et par le responsable du service demandeur.
Un bon de commande doit comporter : - la date ; - le nom du fournisseur ; - l’en-tête de l’hôtel ; - le nom du donneur d’ordre ; - le lieu de facturation ; - la référence/désignation du produit ; - le prix unitaire ; - la quantité commandée ; - le total HT et le total TTC ; - les signatures du chef de service et de la direction.
La livraison
À la livraison, il faut vérifier la concordance entre le bon de livraison et le bon de commande, l’archiver ou le scanner en attendant l’arrivée de la facture. En cas d’écart faire une réclamation et en assurer le suivi.
La facture
À la réception de la facture, il faut vérifier la concordance de celle-ci avec le bon de livraison et le bon de commande. En cas d’écart faire une réclamation et en assurer le suivi.
Une facture doit comporter : - le nom du fournisseur ; - le lieu de facturation ; - la date de facturation ; - le N° de facture ; - la référence/désignation du produit ; - le prix unitaire ; - la quantité́ commandée ; - le total HT, la TVA et le total TTC.
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lundi 4 avril 2016
Esther VELDEMAN
mardi 12 février 2019
Bonsoir j'ai une question sur votre dernier tableau, ou plutôt une précision svp :
Total des stocks = total stock + Achats ???
conso du mois = (total stock + Achats) - inventaire ????
Prix inventaire = Inventaire x prix inventaire ???
Me confirmer les calculs ci-dessous merci grandement
Si vous le pouvez me noter un exemple en vous en remerciant
Cordialement,
Esther
Corinne VEYSSIERE
mercredi 13 février 2019
Gestion Marketing Service d'étage
mardi 19 février 2019