Un décret n°2008-1501 du 30 décembre 2008 relatif au
remboursement des frais de transport des salariés a étendu à toutes les régions
à compter du 1er janvier 2009, le dispositif de remboursement des frais de
transports en commun déjà en place en région parisienne.
Prise en charge obligatoire des frais de transports publics
Tous les employeurs doivent prendre en charge 50 % du coût du titre d'abonnement aux transports publics de leurs salariés, sur la base des tarifs de 2ème classe ou l'abonnement à un service public de location de vélo.
L'employeur n'est tenu de prendre en charge que le déplacement le plus court dans le temps entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié. Et la circulaire de préciser qu'en Île-de-France, lorsque le lieu de travail et de résidence du salarié sont tous deux situés en banlieue, il peut parfois être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire un abonnement avec une zone supplémentaire. La prise en charge se fera sur la base de l'abonnement souscrit.
Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation du trajet (par exemple, un abonnement hebdomadaire de la SNCF, complété par un abonnement de bus urbain), l'employeur doit prendre prend en charge 50 % de ces différents titres d'abonnements.
L'employeur peut refuser la prise en charge des frais de transport lorsqu'il verse déjà à ses salariés, pour les déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, des indemnités d'un montant au moins égal à la prise en charge légale, ou lorsqu'il a déjà organisé le transport de ses salariés. Cependant, si le montant de la prise en charge financière existante est inférieur au dispositif légal, l'employeur doit le compléter à hauteur des 50 % du coût des frais engagés ou mettre en oeuvre le dispositif légal.
Attention ! Cette prise en charge ne concerne que les abonnements aux transports publics, qu'ils soient hebdomadaires, mensuels on annuels. Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.
Les stagiaires doivent en bénéficier aussi
Depuis la loi du 11 juillet 2014 qui a amélioré les droits des stagiaires, le stagiaire à droit au remboursement de 50 % de son abonnement aux transports publics ou de celui à un service public de location de vélo comme les salariés de l'entreprise (Art.124-13 du code de l'éducation).
Quelle prise en charge en cas de maladie ou congés payés
L'administration, dans sa circulaire 28 janvier 2009, ne précise pas l'incidence d'une absence du salarié en cours de mois. En revanche, il convient dans cette situation d'appliquer les règles que préconisait l'administration dans le cadre du dispositif antérieur de prise en charge des frais de transport en région parisienne.
Pour l'Urssaf, dans la mesure où la prise en charge de ces frais est conditionnée à la production de justificatifs, il n'y a pas lieu d'opérer de déduction lors des congés ou absences.
Ainsi, quel que soit le motif de l'absence (maladie, congés ou autres), la prise en charge doit être effectuée normalement pour les titres d'abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour un trajet du domicile au travail, sans pratiquer d'abattement pour les jours non travaillés.
Le cas des salariés à temps partiel
Un salarié à temps partiel qui travaille au moins un mi-temps (soit au moins 17 h 30 minutes par semaine) a droit à la même prise en charge qu'un salarié travaillant à temps plein, soit 50 % de son titre d'abonnement.
Quant au salarié à temps partiel qui travaille moins d'un mi-temps, il bénéficie d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport au mi-temps.
Exemple : un salarié à temps partiel travaillant 15 heures par semaine, la prise en charge de 50 % sera affectée d'un coefficient de 15/17,5. Ce qui donne pour un abonnement de 100 € une prise en charge par l'entreprise de 42,86 € (50 x 15/17,5). Alors que le salarié qui travaille 20 heures par semaine, soit plus d'un mi-temps, aura sur le même abonnement 50 € de prise en charge.
Exonération de charges sociales
Cette participation de l'employeur est exonérée de charges sociales. Pour bénéficier de cette exonération, le salarié doit remettre une copie de l'abonnement souscrit aux transports en commun ou aux services publics de location de vélo à son employeur.
Mention sur la fiche de paie
Cette prise en charge doit apparaître sur la fiche de paie.
L'absence de mention sur la fiche de paie est passible d'une amende prévue pour les contraventions de la 3ème classe, soit 450 €.
Les sanctions
L'employeur qui ne respecte pas l'obligation de prise en charge des transports publics est passible d'une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe (soit 750 € pour une personne physique et 375 € pour une personne morale).
Prise en charge obligatoire des frais de transports publics
Tous les employeurs doivent prendre en charge 50 % du coût du titre d'abonnement aux transports publics de leurs salariés, sur la base des tarifs de 2ème classe ou l'abonnement à un service public de location de vélo.
L'employeur n'est tenu de prendre en charge que le déplacement le plus court dans le temps entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié. Et la circulaire de préciser qu'en Île-de-France, lorsque le lieu de travail et de résidence du salarié sont tous deux situés en banlieue, il peut parfois être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire un abonnement avec une zone supplémentaire. La prise en charge se fera sur la base de l'abonnement souscrit.
Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation du trajet (par exemple, un abonnement hebdomadaire de la SNCF, complété par un abonnement de bus urbain), l'employeur doit prendre prend en charge 50 % de ces différents titres d'abonnements.
L'employeur peut refuser la prise en charge des frais de transport lorsqu'il verse déjà à ses salariés, pour les déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, des indemnités d'un montant au moins égal à la prise en charge légale, ou lorsqu'il a déjà organisé le transport de ses salariés. Cependant, si le montant de la prise en charge financière existante est inférieur au dispositif légal, l'employeur doit le compléter à hauteur des 50 % du coût des frais engagés ou mettre en oeuvre le dispositif légal.
Attention ! Cette prise en charge ne concerne que les abonnements aux transports publics, qu'ils soient hebdomadaires, mensuels on annuels. Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.
Les stagiaires doivent en bénéficier aussi
Depuis la loi du 11 juillet 2014 qui a amélioré les droits des stagiaires, le stagiaire à droit au remboursement de 50 % de son abonnement aux transports publics ou de celui à un service public de location de vélo comme les salariés de l'entreprise (Art.124-13 du code de l'éducation).
Quelle prise en charge en cas de maladie ou congés payés
L'administration, dans sa circulaire 28 janvier 2009, ne précise pas l'incidence d'une absence du salarié en cours de mois. En revanche, il convient dans cette situation d'appliquer les règles que préconisait l'administration dans le cadre du dispositif antérieur de prise en charge des frais de transport en région parisienne.
Pour l'Urssaf, dans la mesure où la prise en charge de ces frais est conditionnée à la production de justificatifs, il n'y a pas lieu d'opérer de déduction lors des congés ou absences.
Ainsi, quel que soit le motif de l'absence (maladie, congés ou autres), la prise en charge doit être effectuée normalement pour les titres d'abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour un trajet du domicile au travail, sans pratiquer d'abattement pour les jours non travaillés.
Le cas des salariés à temps partiel
Un salarié à temps partiel qui travaille au moins un mi-temps (soit au moins 17 h 30 minutes par semaine) a droit à la même prise en charge qu'un salarié travaillant à temps plein, soit 50 % de son titre d'abonnement.
Quant au salarié à temps partiel qui travaille moins d'un mi-temps, il bénéficie d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport au mi-temps.
Exemple : un salarié à temps partiel travaillant 15 heures par semaine, la prise en charge de 50 % sera affectée d'un coefficient de 15/17,5. Ce qui donne pour un abonnement de 100 € une prise en charge par l'entreprise de 42,86 € (50 x 15/17,5). Alors que le salarié qui travaille 20 heures par semaine, soit plus d'un mi-temps, aura sur le même abonnement 50 € de prise en charge.
Exonération de charges sociales
Cette participation de l'employeur est exonérée de charges sociales. Pour bénéficier de cette exonération, le salarié doit remettre une copie de l'abonnement souscrit aux transports en commun ou aux services publics de location de vélo à son employeur.
Mention sur la fiche de paie
Cette prise en charge doit apparaître sur la fiche de paie.
L'absence de mention sur la fiche de paie est passible d'une amende prévue pour les contraventions de la 3ème classe, soit 450 €.
Les sanctions
L'employeur qui ne respecte pas l'obligation de prise en charge des transports publics est passible d'une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe (soit 750 € pour une personne physique et 375 € pour une personne morale).
Publié par Pascale CARBILLET
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