du 12 juin 2008 |
JURIDIQUE |
PÉRIODE, DURÉE, DÉCOMPTE
TOUT SAVOIR POUR CALCULER LES CONGÉS PAYÉS
Le calcul des congés payés peut se révéler être un véritable casse-tête, surtout lorsque le salarié n'a pas travaillé pendant toute la période de référence. Sans parler des règles pour fixer les dates de départ, la durée des congés, la façon de les décompter, etc. Explications des droits et obligations de l'employeur et du salarié.
Tous les salariés ont droit à un congé annuel à partir du moment où ils ont effectué un mois de travail effectif chez un même employeur au cours de la période de référence, soit du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Pour avoir droit à des congés cette année, il faudra avoir au moins travaillé un mois entre le 1er juin 2007 et le 31 mai 2008. Congés que le salarié pourra prendre pendant la période de prise de ces congés payés, fixée du 1er mai 2008 au 30 avril 2009 pour cette année. Ce droit à congé annuel est calculé à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale du congé puisse être supérieure à 30 jours. Ainsi, la loi accorde un minimum de 2,5 jours ouvrables par mois de travail pour tout salarié ayant travaillé chez le même employeur pendant cette période de référence. Par jour ouvrable, il faut comprendre chaque jour de la semaine, du lundi au samedi, à l'exception du dimanche (ou du jour de repos hebdomadaire qui le remplace) et des jours fériés chômés (non travaillés). Mais les congés peuvent également être décomptés en jours ouvrés, c'est-à-dire en jours réellement travaillés. Ainsi, 30 jours ouvrables correspondent à 25 jours ouvrés.
Calcul en cas d'année
incomplète
Si les règles sont
relativement simples pour un salarié qui a travaillé pendant une année
complète, il faut cependant utiliser le calcul par équivalence pour un
salarié qui n'a pas été présent toute l'année (pour cause
de maladie ou embauche en cours d'année, par exemple). Pour les salariés
embauchés en cours d'année, le point de départ de la période
de référence commence le 1er jour de travail et se termine
le 31 mai de l'année en cours, soit le 31 mai 2008. Exemple : un salarié
embauché le 1er janvier 2008 et qui souhaite partir en vacances
en septembre 2008 n'aura droit qu'à 13 jours de congés payés (c'est-à-dire
5 mois x 2,5 jours, soit 12,5 arrondis à 13), et non pas à 20 jours
(c'est-à-dire 8 mois x 2,5). Le décompte de ces congés payés
s'arrête au 31 mai 2008. Les jours acquis à partir du mois de juin
seront comptabilisés au titre des congés à prendre en 2009. En
matière de congés payés, le mois de travail ne s'entend pas en mois
civil, mais s'apprécie de date à date. Autrement dit, un salarié
embauché le 15 novembre et quittant définitivement l'entreprise le 15
mai aura travaillé six mois. À raison de 2,5 jours de congé par
mois de travail, il aura droit à 2,5 x 6 = 15 jours.
Par ailleurs, le code du travail
établit une équivalence entre le mois et les périodes de 4 semaines
entières ou pour chaque période de 24 jours ouvrables. Ce calcul par équivalence
s'applique chaque fois que le salarié n'a pas travaillé pendant toute
la période de référence (en cas d'embauche en cours d'année,
de maladie, etc.) et que ce mode de calcul favorise le salarié. Pour calculer
le droit à congé en cas d'absence, la méthode du code du travail
est celle des jours ouvrables. La référence du temps de travail à
prendre en compte est obligatoirement fixée sur 6 jours par semaine, et ce,
quelle que soit la répartition du temps de travail (même un seul jour)
dans la semaine. Avec ce système d'équivalence, il suffit donc d'avoir
travaillé 12 périodes de 4 semaines, ou bien 12 périodes de 24 jours
ouvrables pour bénéficier de l'intégralité du congé légal,
soit 30 jours de congé ou 5 semaines. Alors qu'en réalité, l'année
comporte 52 semaines, c'est-à-dire 13 x 4 semaines ou bien 13 x 24 jours
ouvrables. Ainsi, un salarié malade sur la période de référence,
moins de 24 jours, ne verra pas son droit à congés payés entamé.
Si le salarié est absent une partie de l'année de référence,
le mode de calcul est différent selon qu'il totalise des mois complets ou non,
ou si le nombre de semaines ne tombe pas juste non plus :
Il totalise des mois complets
Le salarié est entré dans
l'entreprise en cours d'année, le 1er septembre 2007. Au 1er
juin 2008, il comptabilise donc 9 mois pleins d'activité. Ce salarié aura
donc droit à 9 x 2,5 jours = 22,5 (arrondis à 23).
Le nombre de mois ne tombe pas juste :
Le salarié est entré dans l'entreprise
le mardi 8 mars : le nombre de mois de travail qu'il a effectués ne tombe pas
juste. On comptabilise donc ses semaines de travail, qui sont au nombre de 12, autant
de fois 4 semaines donneront 2,5 jours. Ce salarié aura donc droit à
12 x 2,5 jours : 4 = 7,8 (arrondis à 8 jours).
Le nombre de semaines lui-même
ne tombe pas juste :
Le salarié est entré dans
l'entreprise le lundi 18 octobre 2007. Il justifie donc de 32 semaines et de 6 jours
de travail, soit un total de 198 jours ouvrables (32 semaines x 6 jours + 6 jours).
Ce salarié aura droit à autant de 2,5 jours qu'il a de période
de 24 jours, ce qui donne 198 : 24 = 8,25.
Il a donc travaillé 8 périodes
complètes de 24 jours, ce qui
lui
permet d'obtenir 8 x 2,5 jours = 20 jours de congé.
Dans cet exemple, si l'on n'avait pris comme base
de calcul que les mois complets travaillés, il n'aurait pas eu le bénéfice
du mois d'octobre, car il était incomplet. Il ne lui restait donc que 7 mois
pris en compte, ce qui ne lui donnait que 7 x 2,5 jours = 17,5 arrondis à
18, entraînant une différence de 2 jours.
Précision : dans ces 3
exemples, nous n'avons pas pris en compte les jours fériés que nous avons
tous considérés comme des jours ouvrables.
Décompte en jours ouvrables
Le droit aux congés
payés, ainsi que leur décompte, s'effectue en jours ouvrables. Sont considérés
comme jours ouvrables tous les jours qui ne sont pas consacrés au repos hebdomadaire
légal, soit reconnus fériés par la loi et habituellement chômés
dans l'établissement.
Par jour ouvrable, il faut comprendre
chaque jour de la semaine, du lundi au samedi inclus, sauf le dimanche (ou le jour
de repos hebdomadaire qui le remplace dans la semaine) et les jours fériés
chômés.
Peu importe que le salarié ait
2 jours de repos hebdomadaire dans la semaine ; on lui décompte 6 jours ouvrables
de congés payés. Cette définition du jour ouvrable ne signifie pas
forcément jour travaillé, ce qui oblige à compter au même
titre que les autres jours de la semaine les samedis compris dans une période
de congé, qu'ils soient ou non chômés dans l'entreprise.
Lorsque le 1er jour de congé
tombe un samedi, il n'a pas à être comptabilisé. Le point de départ
du congé est toujours un jour ouvré (travaillé) dans l'entreprise.
En revanche, si le dernier jour de
congé tombe un jour ouvrable, non travaillé dans l'entreprise, le congé
n'est pas prolongé d'une journée (Cass. soc. du 7 avril 2004).
Ainsi, sauf si le 1er jour
de congé est un jour ouvrable non travaillé, tous les autres samedis ou
lundis de congé comptent.
Exemple : une entreprise travaille
sur la base de 5 jours par semaine avec 2 jours de repos, le samedi et le dimanche.
Quand un salarié demande un jour de congé le vendredi, c'est 2 jours ouvrables
de congés payés qui doivent être décomptés. En effet,
dans ce cas, le samedi est pris en compte car il suit un jour de congé. Par
contre, si un autre salarié veut prendre un week-end de 3 jours, mais avec
le lundi, dans ce cas-là, il ne lui sera décompté qu'un jour ouvrable
de congés payés, car le dimanche n'est pas un jour ouvrable.
Plus simple de calculer en
jours ouvrés
Si la loi prévoit le
décompte des jours payés en jours ouvrables, la jurisprudence accorde
la possibilité aux entreprises d'effectuer le décompte en jours ouvrés
(Cass. soc. du 4 décembre 1990), c'est-à-dire en jours réellement
travaillés. Dans
ce cas, les rapports d'équivalence ne sont plus les mêmes, car on ne
comptabilise que les jours réellement travaillés. On applique l'équivalence
: 5 jours ouvrés = 6 jours ouvrables. Le congé légal de 30 jours
ouvrables devient alors 25 jours ouvrés pour les entreprises travaillant 5
jours par semaine. Cette méthode de calcul a l'avantage d'éviter des différences
de traitement entre les salariés selon qu'ils partent en congé par semaines
groupées, fractionnent à l'extrême leurs périodes de repos
ou, comme dans notre exemple, qu'ils prennent un jour avant ou après leur repos
hebdomadaire.
Indemnité de congés
payés
Pendant la période
où le salarié est en congé, il doit percevoir son salaire comme s'il
travaillait effectivement. Cette indemnité est donc calculée sur la base
suivante :
soit du 1/10e
de la rémunération perçue entre le 1er juin de l'année
précédente et le 31 mai de l'année en cours ;
soit du salaire qu'il aurait
gagné si, au lieu d'être en congé, il avait travaillé.
On retient le mode de calcul le plus
favorable au salarié. La comparaison entre la règle du 1/10e
et l'indemnité calculée sur la base du maintien du salaire s'effectue
dans le cadre de l'indemnité totale due pour 5 semaines de congé, et non
à l'occasion de chaque fraction de congé si celui-ci est pris en plusieurs
fois. Attention ! Cette indemnité calculée selon la règle
du 1/10e ne peut être inférieure au montant du salaire qu'aurait
perçu le salarié si, au lieu d'être en congé, il avait continué
de travailler.
Le plus souvent, c'est la règle
du maintien du salaire qui s'applique dans la mesure où le salarié n'a
connu aucune modification de son contrat de travail ou de son rythme de travail.
Exemple : si le salarié
a bénéficié d'une augmentation de salaire avant les congés,
ou bien s'il est passé du temps partiel au temps complet au cours de l'année,
la règle du maintien du salaire sera la plus avantageuse. En revanche, la règle
du 1/10e est plus intéressante dans l'hypothèse où le
salarié aura effectué des heures supplémentaires en cours d'année,
ou s'il est passé d'un temps complet à un temps partiel.
Salariés à temps partiel Les travailleurs à temps partiel ont le même droit à congé que les salariés à temps plein. Ce droit est donc ouvert dès que le salarié a travaillé au moins un mois suivant l'horaire prévu à son contrat. Si un salarié à temps partiel a travaillé pendant toute la période de référence, que ce soit 1 heure par jour ou à mi-temps, il a droit à 5 semaines de congé comme les autres salariés. C'est simplement au niveau de son indemnisation que l'on prend en compte son statut de temps partiel. En effet, il percevra un salaire proportionnel à son temps de travail. Exemple : une salariée travaille à temps partiel 3 jours par semaine, les mercredis, jeudis, vendredis, et a travaillé pendant toute la période de référence. Elle a donc droit à 30 jours ouvrables de congés payés. Elle souhaite prendre 3 semaines de vacances du lundi 9 juin au dimanche 29 juin. Calcul en jours ouvrables : Elle se verra décompter 18 jours ouvrables de congés payés (c'est-à-dire tous les jours de la semaine, à l'exception du dimanche qui correspond au jour de fermeture habituelle de l'entreprise). Il lui reste donc encore 12 jours ouvrables de congé. Calcul en jours ouvrés :
Nous
vous rappelons que 30 jours ouvrables sont équivalents à 25 jours ouvrés,
c'est-à-dire 30 : 6 x 5 = 25 jours ouvrés. Cette salariée qui ne
travaille que 3 jours aura donc droit à 30 : |
Déterminer la rémunération
annuelle
Pour déterminer la
rémunération annuelle servant de base à l'indemnité de congés
payés, on retient donc le salaire brut avant la déduction des charges
sociales et tous ses accessoires. Sont donc inclus :
le salaire proprement
dit, c'est-à-dire la rémunération de
base
et ses majorations pour heures supplémentaires ;
l'indemnité de congés payés
de l'année précédente ;
les indemnités afférentes
au repos compensateur obligatoire ;
les avantages en nature ;
les primes et indemnités
;
les pourboires (pour le personnel
rémunéré au pourcentage, l'indemnité de congé doit être
calculée sur la base de la rémunération effectivement versée
par l'employeur à son personnel).
Attention ! En aucun cas l'indemnité
de congés payés ne peut être prélevée sur la masse des
pourboires ou du pourcentage perçu pour le service.
Salariés
sous contrat à durée déterminée Les salariés embauchés sous contrat à durée déterminée ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés au titre du travail effectivement accompli. Attention ! Les salariés en CDD ont droit à cette indemnité même s'ils ont travaillé moins d'un mois. Le code du travail prévoit que le montant de cette indemnité de congés payés représente 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié. |
L'employeur fixe l'ordre des
départs...
C'est l'employeur, et lui
seul, qui fixe pour chaque salarié les dates de départ en congé après
avis - le cas échéant - des délégués du personnel. Cependant,
en fixant les dates de départ, l'employeur doit respecter un certain nombre
de règles, à savoir :
prendre en compte la
situation familiale du salarié ;
prendre en compte les possibilités
du conjoint, que celui-ci travaille dans le secteur privé ou public ;
seuls les conjoints travaillant
dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
En pratique, il s'agit d'une négociation
entre le salarié et l'employeur. Mais il faut savoir que c'est toujours l'employeur
qui a le dernier mot.
... dans le respect de certaines
règles
Si l'employeur fixe l'ordre
des départs, il est en outre tenu de respecter un minimum de règles quant
à ces dates. La loi prévoit que la période de prise de congés
payés s'étend du 1er mai au 31 octobre. Pendant cette période
légale de prise de congé, l'employeur doit donc accorder un congé
minimum de 12 jours ouvrables et de 24 jours ouvrables maximum. Il est possible
pour l'employeur de déroger à cette règle, mais à la condition
d'avoir l'accord écrit du salarié. Nous conseillons donc aux employeurs
qui ne peuvent donner ce minimum pendant les congés d'été de prévoir
une clause sur le contrat de travail du salarié, qui précise l'allongement
de la période légale des vacances à l'année entière.
Faute de précisions sur le contrat, l'employeur doit alors proposer un avenant
au contrat de travail que le salarié peut très bien refuser.
Le personnel doit être
averti au minimum 2 mois à l'avance de la période retenue par l'employeur
pour la prise du congé principal. Il en résulte que, pour la période
légale des congés qui débute le 1er mai 2008, l'employeur
doit informer les salariés de son ouverture au plus tard le 1er
mars 2008.
Une fois que les dates
de départ sont fixées, elles peuvent être modifiées de façon
unilatérale dans le délai d'un mois avant la date prévue - sauf en
cas de circonstances exceptionnelles. Ce principe vaut aussi bien pour l'employeur
que pour les salariés, ainsi que pour le congé principal ou la 5e
semaine.
Fractionnement du congé
Pendant cette période
(entre le 1er mai et le 31 octobre), l'employeur doit accorder à
ses salariés un congé minimum de 12 jours ouvrables et de 24 jours ouvrables
maximum. Ce qui signifie que la durée du congé prise en une seule fois
ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables, c'est-à-dire
4 semaines d'affilée, sauf pour les salariés justifiant de contraintes
géographiques particulières comme les travailleurs français originaires
des Dom-Tom ou les travailleurs étrangers qui peuvent prendre leurs 5 semaines
d'affilée (article L.3141-17 du code du travail). Ce congé ne peut pas
non plus être inférieur à 2 semaines consécutives.
En conséquence, il y a
obligation de prendre la 5e semaine à part et non accolée
aux 4 précédentes. Par contre, cette 5e semaine peut, elle,
être fractionnée.
Jours supplémentaires
pour fractionnement
Ce fractionnement du congé
principal de 24 jours ouvre droit pour le salarié à des congés
supplémentaires lorsque la partie du congé ainsi fractionnée est
prise en dehors de la période légale qui court du 1er mai au
31 octobre. L'employé a droit à 2 jours si le congé d'hiver dure
au moins 6 jours. Il a droit à 1 jour si le congé pris en dehors de
la période légale comporte 3, 4 ou 5 jours. Ces jours supplémentaires
sont dus dès qu'il y a fractionnement ; peu importe que celui-ci soit proposé
par l'employeur ou demandé par le salarié (Cass. soc. du 19 juin 2002).
En effet, dans la mesure où les dates de vacances sont approuvées par
l'employeur, le ou les jours de vacances supplémentaires sont dus, peu importe
qui est à l'initiative de la demande.
Sachant que cette disposition
n'est pas d'ordre public, la seule façon de ne pas devoir des jours supplémentaires,
c'est d'obtenir l'accord écrit du salarié, ou de le préciser dans
le contrat de travail.
Pascale
Carbillet zzz60o JS0607
Ne pas confondre :
Période
de référence = du 31 mai 2007 au 1er juin 2008. Période de prise de congé = du 1er mai
2008 au 30 avril 2009. Période légale de prise de congé =
du 1er
mai 2008 au 31 octobre 2008. Jours ouvrables : Tous les jours de la semaine, du lundi
au samedi, sauf le dimanche (ou le jour de repos hebdomadaire qui le remplace) et
les jours fériés chômés, c'est-à-dire non travaillés
dans l'entreprise. Les équivalences
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L'Hôtellerie Restauration n° 3085 Hebdo 12 juin 2008 Copyright © - REPRODUCTION INTERDITE