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Les chèques-vacances

Comment les accepter dans votre établissement ?

A l'approche des vacances d'été, de plus en plus de clients vont vous payer en chèques-vacances. Tout le monde ne peut pas accepter ce titre de paiement. C'est le moment de se demander comment les encaisser, et ce que le chèque-vacances peut vous apporter en plus.

Par T. Beausseron

Le chèque-vacances est un titre de paiement qui sert à payer des dépenses de vacances. Il se présente sous forme de coupure nominative (le nom du salarié apparaît sur le chèque). La technique du chèque-vacances s'apparente dans son principe à celle du chèque-restaurant : l'employeur ou des organismes sociaux (comités d'entreprise, mutuelles...) se procurent auprès de l'ANCV (Agence nationale pour les chèques-vacances) des chèques-vacances d'une valeur déterminée (50, 100, 200 francs ou 10 ou 20 euros), et les redistribuent aux salariés qui les achètent de 20 à 80 % moins cher que leur valeur, un peu comme un ticket-restaurant.
En tant que professionnels du tourisme, vous êtes concerné par les chèques-vacances de 3 manières. Tout d'abord, vous pouvez être prestataire chèques-vacances, c'est-à-dire que vos clients peuvent vous payer en chèques-vacances. Ensuite, vous pouvez être prescripteur de chèques-vacances lorsque vous êtes employeur et que vous voulez en faire bénéficier vos salariés. Enfin, vous pouvez aussi être porteur de chèques-vacances si vous êtes un salarié (ou un membre de sa famille fiscalement à sa charge).

1. Vous êtes hôtelier ou restaurateur
Pour vous, le chèque-vacances présente plusieurs avantages : c'est un moyen d'avoir plus de clients. C'est aussi un paiement garanti puisque les coupures des chèques-vacances sont prépayées par l'utilisateur et imprimées sur papier sécurisé. Enfin, le chèque-vacances vous permet de bénéficier d'une promotion gratuite dans le guide chèques-vacances, sur le 3615 ANCV et sur le web.
De plus, cet avantage est simple et peu coûteux. En effet, pour pouvoir accepter le paiement en chèques-vacances, il vous suffit d'être agréé par l'ANCV, et cet agrément est gratuit. Vous ne payez à l'ANCV que des frais de gestion qui sont de 1 % de la valeur du chèque pour chaque chèque-vacances encaissé.

Le chèque-vacances est valable 2 ans après son année d'émission.

Qui peut accepter les chèques-vacances ?
Pour devenir prestataire chèques-vacances, c'est-à-dire pour pouvoir accepter le paiement en chèques-vacances, il faut être agréé par l'ANCV.

Comment obtenir l'agrément ?
Pour être agréé, il faut avant tout avoir adressé une demande d'agrément à l'ANCV. Celle-ci est la seule à être habilitée à délivrer un agrément.
Lorsque que l'ANCV reçoit votre demande, elle vous envoie un dossier à remplir et à compléter avec des pièces. Elle vous demandera par exemple de lui adresser un extrait Kbis de moins de 3 mois, votre classement par arrêté préfectoral si vous êtes hôtelier et un RIB (relevé d'identité bancaire).
Les conditions d'agrément sont souples. Vous pouvez être agréé quelque soit votre forme juridique (SA, SARL, association...). En revanche, ne peut pas être agréé un établissement de vente à emporter ou un point de vente de fortune tels que les petites baraques installées le temps d'un été au bord d'une route touristique. Le délai pour être agréé est assez court. A réception de votre dossier, l'ANCV vous confirme votre agrément dans un délai de 10 à 15 jours et est accordé pour 5 ans.
L'agrément est gratuit. Votre seule participation financière est une participation aux frais de gestion. Lors de votre demande de remboursement, l'ANCV va prélever une commission de 1 % sur la valeur des chèques remis.

Comment encaisser les chèque-vacances ?
Une fois agréé, le seul moyen pour encaisser un chèque-vacances est de faire une demande de remboursement auprès de l'ANCV. Pour cela, il faut lui envoyer, d'une part les chèques-vacances tamponnés de votre cachet commercial, et d'autre part, un bordereau de remise dûment rempli recto verso. Les bordereaux de remise vous sont donnés par l'ANCV lors de la confirmation de votre agrément, et à chaque fois qu'elle vous rembourse un chèque-vacances.
Votre remboursement est effectué par virement bancaire dans un délai de 21 jours maximum après réception de votre demande de remboursement. Une commission de 1 % pour frais de gestion est retenue sur la valeur des chèques-vacances présentés. L'ANCV vous adresse un avis de règlement pour vous prévenir de la date et du montant du remboursement.

Le rendu de monnaie sur le chèque-vacances
L'ANCV ne vous impose aucune directive quant au rendu de monnaie. Lorsqu'un client vous paye en chèques-vacances, vous n'êtes pas obligé de rendre la monnaie. C'est à vous d'apprécier l'opportunité de rendre ou non la monnaie.

2. Vous voulez mettre en place le chèque-vacances dans votre entreprise ?
Pour l'entreprise (employeur ou comité d'entreprise), le chèque-vacances présente essentiellement un avantage fiscal. Car votre participation - c'est-à-dire la somme du chèque que vous prenez à votre charge et qui permet à votre salarié de payer son chèque-vacances moins cher que sa valeur - est exonérée de charges sociales. Les modalités de cette exonération vont dépendre du nombre de salariés que vous employez. Pour vous, c'est aussi un moyen d'inciter à l'épargne salariale.

Les entreprises qui peuvent adopter les chèques-vacances
Depuis la loi du 12 juillet 1999, toutes les entreprises, même celles qui emploient moins de 50 salariés, peuvent décider de mettre en place le système des chèques-vacances à condition de respecter certaines règles.
Avant toute chose, vous devez consulter le comité d'entreprise, ou à défaut, les délégués du personnel ou toute autre instance de concertation. Le comité d'entreprise (ou autre) doit donner son accord sur le principe même d'introduction du chèque-vacances dans l'entreprise, ainsi que sur les modalités d'attribution. Ensuite, vous devez conclure une convention avec l'ANCV qui va préciser les conditions d'acquisition et de distribution des chèques par l'entreprise. Enfin, vous devez aussi conclure un contrat avec chaque salarié intéressé par le dispositif.

Vos salariés concernés
Seuls vos salariés disposant de faibles ressources, et plus précisément ceux dont le revenu fiscal de référence ne dépasse pas un certain plafond fixé chaque année par la loi de Finances, peuvent bénéficier du système des chèques-vacances.
Par exemple, en 2001, seuls peuvent bénéficier de chèques-vacances vos salariés dont le revenu fiscal de référence en 1999 ne dépassait pas 89 370 francs pour la première part du quotient familial, et 20 380 francs pour chaque demi-part supplémentaire.

La participation de l'employeur incite le salarié à épargner
Pour bénéficier des chèques-vacances, vos salariés doivent constituer une épargne. Ils doivent faire un virement mensuel pendant au moins 4 mois et 12 mois maximum, d'une somme comprise entre 2 % (142 francs) et 20 % (1 420 francs) du Smic mensuel. En général, cette somme est prélevée sur les salaires en fonction de l'accord préalable signé avec le bénéficiaire des chèques. La durée moyenne d'épargne des salariés se situe actuellement entre 7 et 8 mois.
Lorsque le salarié débloque son épargne, vous pouvez verser entre 20 et 80 % du montant des chèques-vacances qu'il a acquis. En pratique, la participation de l'employeur varie de 1/4 à 4 fois la somme épargnée par le salarié.
Exemple : Un salarié épargne 400 francs par mois pendant 6 mois, et l'employeur participe à hauteur de 25 %.
Le salarié a épargné : 6 x 400 francs = 2 400 francs.
L'employeur lui donne : 25 % de 400 francs pendant 6 mois = 100 francs pendant 6 mois, soit 600 francs.
Au total, le salarié aura 3 000 (2 400 + 600) francs en chèques-vacances qu'il aura payé 2 400 francs.

Mise en place du chèque-vacances par le comité d'entreprise
Le comité d'entreprise peut aussi mettre en place le système des chèques-vacances. Dans ce cas, le comité d'entreprise détermine librement les critères d'attribution en fonction de ses priorités d'actions sociales. Par conséquent, il peut décider de ne pas imposer la limite du revenu fiscal de référence. Alors que l'employeur est tenu de créer un système d'épargne salariale, le comité d'entreprise peut, lui, choisir entre 3 formules :

w La formule épargne
Les salariés intéressés s'engagent à épargner pendant plusieurs mois. A la fin d'une certaine période, le comité d'entreprise ajoute une bonification (c'est-à-dire sa participation) et remet au salarié sous forme de chèques-vacances la totalité du budget épargné (sommes versées par le salarié + sommes rajoutées par le comité d'entreprise).

w La formule participation
Le comité d'entreprise se procure des chèques-vacances auprès de l'ANCV. Les personnes intéressées les rachètent moins cher grâce à une aide décidée selon des critères sociaux de bonification définis par le comité d'entreprise.

w La formule allocation
Les chèques-vacances sont totalement à la charge du comité d'entreprise. Il les achète à l'ANCV et module leur attribution selon ses propres critères.

Où vous procurer des chèques-vacances ?
Après signature de la convention avec l'ANCV, vous pouvez lui passer commande à tout moment de l'année, mais de préférence en début de mois.
L'ANCV peut mettre à votre disposition un logiciel de commande gratuit si vous le souhaitez.

3. Vous êtes salarié et vous voulez utiliser le chèque-vacances
Pour vous, le chèque-vacances présente un double avantage. D'une part, vous ne payez qu'une partie du chèque-vacances, l'autre partie étant payée par votre entreprise (employeur ou comité d'entreprise). D'autre part, ces sommes attribuées sous forme de chèques-vacances ne sont pas imposables si elles ne dépassent pas le Smic mensuel.

Les bénéficiaires
Le salarié dont le nom apparaît sur le chèque, mais aussi son conjoint, ses enfants ou toute personne fiscalement à sa charge.

Les conditions pour en bénéficier
Le chèque-vacances a pour but de permettre aux salariés les plus défavorisés des entreprises signataires d'une convention avec l'ANCV de partir en vacances. Par conséquent, pour pouvoir bénéficier des chèques-vacances distribués par votre employeur, votre revenu fiscal de référence qui figure au bas de votre avis d'imposition ne doit pas dépasser un certain montant fixé chaque année par la loi de Finances.
Attention ! C'est le revenu fiscal du couple qui est pris en compte.
Exemple : Pour pouvoir acheter des chèques-vacances en 2001, votre revenu fiscal de référence en 1999 ne doit pas dépasser 89 370 francs pour la première part du quotient familial, et 20 380 francs pour chaque demi-part supplémentaire.
Toutefois, si le chèque-vacances est distribué par le comité d'entreprise, il est possible qu'aucune condition de ressources ne soit imposée. En effet, le comité d'entreprise détermine librement les critères d'attribution en fonction de ses priorités d'actions sociales (quotient familial, salaire, catégorie socioprofessionnelle). Par conséquent, la limite du revenu fiscal de référence ne s'applique pas, mais le comité d'entreprise peut s'en servir de référence. De même, le comité d'entreprise n'est pas tenu de mettre en place un système d'épargne.

Le chèque-vacances offre un paiement garanti puisque les coupures des chèques-vacances sont prépayées par l'utilisateur et imprimées sur papier sécurisé.

Comment s'en procurer ?
Pour vous procurer des chèques-vacances, vous devez vous adresser à votre employeur ou à votre comité d'entreprise.

Comment les dépenser ?
Le chèque-vacances vous permet de payer une dépense de vacances :
w transports (billets de train, d'avion, d'autocar, péages d'autoroute, bateau...) ;
w loisirs (piscines, parcs d'attractions, écoles de ski, voile...) ;
w culture (théâtres, musées, cinémas, festivals, concerts...) ;
w hébergement (campings, villages de vacances, gîtes, colonies, hôtels...) ;
w restauration.
Mais, attention ! Les chèques-vacances servent uniquement pour le paiement de prestations de services. En aucun cas ils ne peuvent être utilisés pour l'achat de biens de consommation (vous ne pouvez pas les utiliser pour faire vos courses par exemple).

Durée de validité du chèque-vacances
Le chèque-vacances est valable 2 ans après son année d'émission. Par exemple, un chèque-vacances émis le 2 janvier 1999 sera valable jusqu'au 31 décembre 2001.

Question-réponse

Pouvez-vous me donner des renseignements sur l'encaissement des chèques-vacances ? (J.D. d'Auxerre)
La première condition pour pouvoir encaisser un chèque-vacances est d'être agréé par l'ANCV (Agence nationale pour les chèques-vacances). Si vous avez accepté un chèque-vacances, mais que vous n'êtes pas agréé, le seul moyen pour vous d'être remboursé sera de faire une demande d'agrément à l'ANCV. Ce n'est qu'une fois agréé que vous pourrez faire votre demande de remboursement. Lorsqu'un client vous a payé par chèque-vacances, vous devez vérifier la date limite d'encaissement. Les chèques-vacances sont valables 2 ans après l'année d'émission (chèque émis en 1999 valable jusqu'au 31 mars 2001). Si vous avez dépassé la date limite d'encaissement, vous avez encore 3 mois pour demander à l'ANCV de vous rembourser.
Le seul moyen pour encaisser un chèque-vacances est de faire une demande de remboursement auprès de l'ANCV. Pour cela, il faut lui envoyer :
w les chèques-vacances avec votre cachet commercial. Chaque chèque-vacances comporte un talon à détacher qui vous permet de garder une trace de votre envoi ;
w un bordereau de remise dûment rempli recto verso. Les bordereaux de remise vous ont été donnés par l'ANCV lorsqu'elle vous a confirmé votre agrément, et à chaque fois qu'elle vous rembourse un chèque-vacances.

Votre remboursement est effectué par virement bancaire dans un délai de 21 jours maximum après réception de votre demande de remboursement. Une commission de 1 % pour frais de gestion est retenue sur la valeur des chèques-vacances présentés.
L'ANCV vous adresse un avis de règlement pour vous prévenir de la date et du montant du remboursement.

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L'HÔTELLERIE n° 2720 Hebdo 31 Mai 2001