C’est l’employeur qui doit mettre en place un décompte du temps de travail de ses salariés. Un salarié peut réclamer le paiement d’heures supplémentaires sur les trois dernières années.

L'employeur doit mettre en place des fiches individuelles d'horaires afin d'établir le temps de travail de ses salariés. En ne respectant pas cette obligation il prend le risque de se voir condamné à payer des heures supplémentaires aux salariés qui font un recours devant le conseil des prud'hommes.

L’article L. 3171-4 du code du travail précise que la preuve des heures de travail effectuées n'incombe à aucune des parties spécifiquement, l'employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié, et ce même s'il appartient à ce dernier de fournir préalablement au juge des éléments de nature à étayer sa demande (Cour Cass 29.09/09 n° 08-40.592).

Dans un premier temps, le salarié doit fournir au juge des éléments sérieux à l'appui de sa demande de rémunération des heures supplémentaires, tels que des décomptes quotidiens et des attestations (Cass. Soc. 24 mars 2004). Mais, l'employeur doit également être en mesure de fournir des éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.
Les fiches de temps ne constituent pas des preuves absolues et peuvent être contestées mais elles demeurent le moyen le plus sûr pour déterminer les horaires de travail réellement effectués.

Ces fiches temps permettent également à l'employeur de se prémunir contre une condamnation au paiement d'une indemnité pour travail dissimulé.

La prescription applicable en matière de rappel de salaire est de trois ans à compter du moment où le salarié a eu connaissance des faits pouvant fonder sa demande ou de 3 années à compter de la rupture du contrat de travail en cas de rupture.