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COMMENT CALCULER LES CONGÉS PAYÉS

À l'approche des congés d'été, nous vous présentons les principales règles applicables en matière de calcul de congés payés, de la prise de ces congés au mode de calcul de l'indemnité de congés payés. Sans oublier la 6^e semaine de congés payés qui a été ajoutée par l'avenant du 13 juillet 2004, et qui sera applicable pour certains salariés dès cette année.

Tous les salariés ont droit à un congé annuel dès lors qu'ils ont effectué 1 mois de travail effectif chez un même employeur au cours de la période de référence, du 1^er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Pour avoir droit à des congés, il faudra avoir au moins travaillé 1 mois entre le 1^er juin 2004 et le 31 mai 2005. La période de prise de ces congés payés est fixée du 1^er mai au 30 avril de chaque année.
Ce droit à congé annuel est calculé à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale du congé puisse être supérieure à 30 jours. Ainsi, la loi accorde donc un minimum de 2,5 jours ouvrables par mois de travail pour tout salarié ayant travaillé chez le même employeur pendant cette période de référence.
Par jour ouvrable, il faut comprendre chaque jour de la semaine, du lundi au samedi, à l'exception du dimanche (ou du jour de repos hebdomadaire qui le remplace) et des jours fériés chômés (non travaillés).
Mais les congés peuvent également être décomptés en jours ouvrés, c'est-à-dire en jours réellement travaillés. Ainsi, 30 jours ouvrables correspondent à 25 jours ouvrés.

Une semaine de congés payés supplémentaire
L'article 11 de l'avenant n° 1 du 13 juillet 2004 de la convention collective des CHR du 30 avril 1997 prévoit l'octroi de 6 jours de congés payés supplémentaires, à raison de 0,5 jour par mois de travail effectif. Ce qui donne 6 jours ouvrables - ou 5 jours ouvrés.
En pratique, les salariés auront donc droit à 1 semaine de congé supplémentaire, ce qui leur fait 6 semaines de congés payés par an.
Par contre, l'accord prévoit que les salariés qui ont déjà un nombre de jours équivalent de même nature ou de même objet - jours de RTT, jours de congé supplémentaires ou jours fériés - ne peuvent prétendre à ces 6 jours supplémentaires.
Ces droits à congé supplémentaire se comptabilisent à partir de la première période de référence suivant l'extension de l'avenant du 13 juillet 2004. Ce dernier a été étendu le 30 décembre 2004, et rendu obligatoire pour toutes les entreprises des CHR depuis le 1^er janvier 2005. La période de référence commence donc du 1^er juin au 31 mai de l'année suivante.
Les salariés vont ainsi commencer à comptabiliser ces jours à partir du 1^er juin 2005 jusqu'au 31 mai 2006, et pourront commencer à les prendre à partir du 1^er mai 2006.
Exception : Les entreprises qui travaillent sur la base de 37 heures, soit 160,33 heures par mois (ou qui ont une durée du travail inférieure à 37 heures), bénéficient d'un délai supplémentaire de 1 an pour accorder ces 6 jours de congés payés. Ces jours commenceront à être comptabilisés le 1^er juin 2006 pour être pris à partir du 1^er mai 2007.

Applicable dès cette année pour certains salariés
Les salariés en CDD - tout comme les saisonniers - pourront en bénéficier dès la saison d'été 2005, au prorata de leur temps de travail. Un saisonnier qui travaille 4 mois pendant la saison d'été pourra bénéficier de 4 x 0,5 jour de congé supplémentaires, soit 2 jours en plus de ses congés payés.
L'accord prévoit en outre que les employeurs ont la possibilité de donner ces 6 jours ou de les payer. Pour les salariés en CDD, ou les salariés qui quitteront l'entreprise en cours d'année, cette indemnité compensatrice de congés payés sera donc calculée sur la base de 12 % du salaire brut.

Calcul en cas d'année incomplète
Si les règles sont relativement simples pour un salarié qui a travaillé pendant une année complète, il faut cependant utiliser le calcul par équivalence pour un salarié qui n'est pas présent pendant toute l'année.
Pour les salariés embauchés en cours d'année, le point de départ de la période de référence commence le 1^er jour de travail et se termine le 31 mai de l'année en cours.
Exemple : Un salarié embauché le 1^er janvier 2005 et qui souhaite partir en vacances en septembre 2005 n'aura droit qu'à 13 jours (c'est-à-dire 5 mois x 2,5 jours, soit 12,5 arrondis à 13), et non pas à 20 jours (c'est-à-dire 8 mois x 2,5). Le décompte de ces congés payés s'arrête au 31 mai 2005. Les jours acquis à partir du mois de juin seront comptabilisés au titre des congés à prendre en 2006.
En matière de congés payés, le mois de travail ne s'entend pas en mois civil, mais s'apprécie de date à date. Autrement dit, un salarié embauché le 15 novembre et quittant définitivement l'entreprise le 15 mai aura travaillé 6 mois. À raison de 2,5 jours de congé par mois de travail, il aura droit à 2,5 x 6 = 15 jours.

Peut-on fractionner la 5^e semaine de congés payés ?
La jurisprudence permet cette possibilité. L'employeur peut même l'imposer.

Décompte en jours ouvrables
Le droit aux congés payés ainsi que leur décompte s'effectue en jour ouvrable. Ces derniers sont les jours de la semaine à l'exception du jour de repos hebdomadaire (peu importe que le salarié ait 2 jours de repos hebdomadaire). En règle générale, est considéré comme jours ouvrables chaque jour de la semaine, du lundi au samedi à l'exception du dimanche, pour les entreprises qui ont leur repos hebdomadaire le samedi et le dimanche.
Cette définition du jour ouvrable ne signifie pas forcément jour travaillé, ce qui oblige à compter au même titre que les autres jours de la semaine les samedis compris dans une période de congé, qu'ils soient ou non chômés dans l'entreprise.
Mais attention ! Tous les samedis ne sont pas forcément décomptés. En effet, l'administration admet depuis longtemps que le premier samedi ne doit pas être comptabilisé. C'est-à-dire que lorsqu'un salarié part en congé, le premier jour de vacances à décompter n'est pas nécessairement le premier jour ouvrable qui suit son départ, mais le premier jour ouvrable s'il était venu travailler.
En revanche, dans un arrêt de 1983 de la Cour de cassation, il a été précisé que tous les derniers samedis comptent.
Exemple : Une entreprise travaille sur la base de 5 jours par semaine avec 2 jours de repos, le samedi et le dimanche.
Quand un salarié demande un jour de congé le vendredi, c'est 2 jours ouvrables de congés payés qui doivent être décomptés. En effet, dans ce cas, le samedi est pris en compte car il suit un jour de congé.
Par contre, si un autre salarié veut prendre un week-end de 3 jours, mais avec le lundi, dans ce cas-là, il ne lui sera décompté qu'un jour ouvrable de congés payés, car le dimanche n'est pas un jour ouvrable.

Plus simple de calculer en jours ouvrés
Si la loi prévoit le décompte des jours payés en jours ouvrables, certaines entreprises préfèrent une modalité de décompte en jours ouvrés, c'est-à-dire en jours normalement travaillés. Rien n'interdit d'appliquer cette méthode, mais dans ce cas, les rapports d'équivalence ne sont plus les mêmes car on ne comptabilise que les jours réellement travaillés.
On applique l'équivalence : 5 jours ouvrés = 6 jours ouvrables. Le congé légal de 30 jours ouvrables devient alors 25 jours ouvrés pour les entreprises qui travaillent 5 jours par semaine.
Cette méthode de calcul a l'avantage d'éviter des différences de traitement entre les salariés selon qu'ils partent en congé par semaines groupées, fractionnent à l'extrême leurs périodes de repos ou, comme dans notre exemple, qu'ils prennent un jour avant ou après leur repos hebdomadaire.
Salariés à temps partiel
Les travailleurs à temps partiel ont le même droit à congé que les salariés à temps plein. Le droit à congé est donc ouvert dès que le salarié a travaillé au moins 1 mois suivant l'horaire prévu à son contrat.
Si un salarié à temps partiel a travaillé pendant toute la période de référence, que ce soit 1 heure par jour ou à mi-temps, il a droit à 5 semaines de congé comme les autres salariés. C'est simplement au niveau de son indemnisation que l'on prend en compte son statut de temps partiel. En effet, il percevra un salaire proportionnel à son temps de travail.
Exemple : Une salariée travaille à temps partiel : 3 jours par semaine, les mercredis, jeudis, vendredis, et a travaillé pendant toute la période de référence. Elle a donc droit à 30 jours ouvrables de congés payés.
Elle souhaite prendre 3 semaines de vacances du lundi 6 juin au dimanche 26 juin.
• Calcul en jours ouvrables : Elle se verra décompter 18 jours ouvrables de congés payés (c'est-à-dire tous les jours de la semaine à l'exception du dimanche en supposant qu'il s'agit du jour de fermeture habituelle de l'entreprise). Il lui reste donc encore 12 jours ouvrables de congé.
• Calcul en jours ouvrés : Nous vous rappelons que 30 jours ouvrables sont équivalents à 25 jours ouvrés, c'est-à-dire 30 : 6 x 5 = 25 jours ouvrés. Cette salariée qui ne travaille que 3 jours aura donc droit à 30 : 6 x 3 = 15 jours ouvrés.
En prenant ses vacances du 6 au 26 juin 2005 - soit une période de 3 semaines -, elle ne prendra en fait que 9 jours ouvrés de congés payés. Si elle part 4 semaines, on lui décomptera 12 jours ouvrés, et pour 5 semaines, 15 jours ouvrés.

Salariés sous contrat à durée déterminée
Les salariés embauchés sous contrat à durée déterminée ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés au titre du travail effectivement accompli.
Attention ! Les salariés en CDD ont droit à cette indemnité même s'ils ont travaillé moins de 1 mois. Le Code du travail prévoit que le montant de cette indemnité de congés payés représente 1/10^e de la rémunération totale perçue par le salarié. Mais depuis l'application obligatoire de l'avenant du 13 juillet 2004 à toutes les entreprises des CHR, les employeurs devront désormais régler une indemnité de 1/12^e afin d'inclure la 6^e semaine de congés payés conventionnelle.

Déterminer la rémunération annuelle
Pour déterminer la rémunération annuelle servant de base à l'indemnité de congés payés, on retient donc le salaire brut avant la déduction des charges sociales et tous ses accessoires.
Sont donc inclus :
• Le salaire proprement dit, c'est-à-dire la rémunération de base et éventuellement ses majorations pour heures supplémentaires ;
• Le salaire fictif correspondant à des périodes de repos ou d'inactivité assimilées à un temps de travail ;
• L'indemnité de congés payés de l'année précédente ;
• Les indemnités afférentes au repos compensateur ;
• Les avantages en nature ;
• Les primes et indemnités ;
• Les pourboires (pour le personnel rémunéré au pourcentage, l'indemnité de congé doit être calculée sur la base de la rémunération effectivement versée par l'employeur à son personnel).
Attention ! En aucun cas l'indemnité de congés payés ne peut être prélevée sur la masse des pourboires ou du pourcentage perçu pour le service.

L'employeur fixe l'ordre des départs
C'est l'employeur et lui seul qui fixe pour chaque salarié les dates de départ en congé après avis - le cas échéant - des délégués du personnel. Cependant, en fixant les dates de départ, l'employeur doit respecter un certain nombre de règles :
• Prendre en compte la situation familiale du salarié ;
• Les possibilités du conjoint, que celui-ci travaille dans le secteur privé ou public ;
• Seuls les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
En pratique, il s'agit d'une négociation entre le salarié et l'employeur. Mais c'est toujours l'employeur qui a le dernier mot.

Dans le respect de certaines règles
Si l'employeur fixe l'ordre des départs, il est en outre tenu de respecter un minimum de règles quant aux dates de départ.
La loi prévoit que la période de prise des congés payés s'étend du 1^er mai au 31 octobre. Pendant cette période légale de prise de congé, l'employeur doit donc accorder un congé minimum de 12 jours ouvrables et de 24 jours ouvrables maximum. Il est possible pour l'employeur de déroger à cette règle, mais à la condition d'avoir l'accord écrit du salarié. Nous conseillons donc aux employeurs qui ne peuvent donner ce minimum pendant les congés d'été de préciser sur le contrat de travail du salarié l'allongement de la période légale des vacances à l'année entière. Faute de précisions sur le contrat, l'employeur doit alors proposer un avenant au contrat de travail que le salarié peut très bien refuser.
Le personnel doit être averti au minimum 2 mois à l'avance de la période retenue par l'employeur pour la prise du congé principal. Il en résulte que, pour la période légale des congés qui débute le 1^er mai 2005, l'employeur doit informer les salariés de son ouverture au plus tard le 1^er mars 2005.
Une fois que les dates de départ en vacances sont fixées, elles ne peuvent être modifiées de façon unilatérale dans le délai de 1 mois avant la date prévue - sauf en cas de circonstances exceptionnelles.
Ce principe vaut aussi bien pour l'employeur que pour les salariés, ainsi que pour le congé principal ou la 5^e semaine.

Fractionnement du congé
Pendant cette période de prise de congé (entre le 1^er mai et le 31 octobre), l'employeur doit accorder à ses salariés un congé minimum de 12 jours ouvrables et de 24 jours ouvrables maximum.
Ce qui signifie que la durée du congé pris en une seule fois ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables, c'est-à-dire 4 semaines d'affilée, sauf pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières comme les travailleurs français originaires des Dom-Tom ou les travailleurs étrangers qui peuvent prendre leurs 5 semaines d'affilée.
Ce congé ne peut pas non plus être inférieur à 2 semaines consécutives.
En conséquence, il y a obligation de prendre la 5^e semaine à part et non accolée aux 4 précédentes.
Ce fractionnement du congé principal de 24 jours ouvre droit pour le salarié à des congés supplémentaires lorsque la partie du congé ainsi fractionnée est prise en dehors de la période légale qui court du 1^er mai au 31 octobre. Il a droit à 2 jours si le congé d'hiver dure au moins 6 jours. Il a droit à 1 jour si le congé pris en dehors de la période légale comporte 3, 4 ou 5 jours. Sachant que cette disposition n'est pas d'ordre public. Ce qui signifie que l'employeur peut obtenir l'accord écrit du salarié, ou le préciser dans le contrat de travail, pour fractionner le congé sans obtenir de jours pour fractionnement.    
Pascale Carbillet zzz60o

Équivalences
1 mois de travail = 4 semaines = 24 jours ouvrables = 20 jours ouvrés (horaire de travail réparti sur 5 jours)
1 mois de travail = 2,5 jours de congés payés
4 semaines = 2,5 jours de congés payés
12 x 4 semaines = 48 semaines = 12 x 2,5
= 30 jours de congé, soit la durée du congé légal