Comme tout employeur, vous avez l’obligation de tenir à jour un registre unique du personnel sur lequel doit figurer dans l’ordre des embauches, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement. Les indications relatives à l’embauche doivent être mentionnées sur ce registre au moment de l’embauche et de façon indélébile. Ce registre, qui contient un certain nombre de mentions obligatoires, doit être conservé pendant cinq ans à compter de la date du départ des salariés.

Vous pouvez décider de remplacer le registre unique du personnel sous format papier par un support informatique après consultation des délégués du personnel et à la condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues.

Le traitement automatisé des mentions figurant au registre unique du personnel doit permettre :
- la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d’embauchage ou de mise à disposition ;
- la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l’embauchage d’un salarié ou à un changement de situation ;
- l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales.
Le registre sur support informatique doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé dans le même délai que le registre qu’il remplace.