Bonsoir Elisabeth,
Quand vous demandez un acompte, la vente est définitive au contraire des arrhes. Vous lui avez fait signer une commande à ce monsieur ? Non ? Désolée, il va être difficile de réclamer le reste... Quand vous recevez un chèque, vous devez l'encaisser sous 8 jours (cf code financier et monétaire). La prochaine fois, demandez 50% à la commande, faites signer un document et encaissez le chèque de suite !

Merci Thalie
J'ai un mail de confirmation : suite à notre conversation téléphonique de samedi dernier, nous vous confirmons la réservation pour le déjeuner du samedi 22 octobre 2011 pour un groupe d'environ 30 personnes. Nous avons choisi le menu suivant....etc au prix de 20 € avec gratuité pour le chauffeur.
Nous ne manquerons pas de vous indiquer le nombre exact de personnes en temps voulu.
Est ce que ce la n'équivaut pas à une signature ?
Merci par avance.
Cordialement
Elisabeth
sur mon message précédent il fallait lire "encaisser" et non "encaissé"

C'est un début de preuve mais ce n'est pas suffisant car il y manque la mention "acompte" ou "arrhes"... Quand vous spécifiez "arrhes", chaque partie a la possibilité d'annuler le contrat, le client en perdant la somme versée à titre d'arrhes, le commerçant en payant 2 fois la somme versée à titre d'arrhes. Si prochaine fois il y a, pensez à bien indiquer les délais d'annulation.
Vous pouvez toutefois tenter d'envoyer une facture du solde (après avoir encaissé le chèque !) en invoquant l'article L 121-20-4 de code de la consommation alinéa 2° mais s'il n'a pas été prévenu avant, ça risque dêtre nul et non avenu donc sans effet... Franchement lamentable pour un comité de quartier !
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006292058&cidTexte=LEGITEXT000006069565

Acompte ou arrhes n'est pas important.
Vous pouvez et même vous devez encaisser ce chèque.
Mais pour la prochaine fois vous marquez acompte, ce qui vous permet de récupérer la totalité.
Ceci dit en commerce, avec une clientèle de quartier, faire des vagues ne fait pas très bien.
Donc demandez des arrhes et encaissez les.

Vous pouvez encaisser ce chèque à titre de dédommagement. En revanche, pour obtenir réparation de votre préjudice, du fait de l'achat du coût des matières premières et du manque à gagner tout va dépendre du qualificatif donnée à la somme versée.
La notion d'arrhes ou acompte est importante contrairement à ce qui est écrit. Selon la qualification donnée à cette somme d'argent, arrhes ou acompte, les conséquences ne sont pas les mêmes.
En effet, le plus souvent le professionnel, hôtelier ou restaurateur se contente de demander un pourcentage du coût total de la facture ou une somme forfaitaire sans préciser la nature de cette somme d'argent. Dans ce cas, l'article 114-1 du code de la consommation dispose : "Sauf stipulation contraire du contrat, les sommes versées d'avance sont des arrhes, ce qui a pour effet que chacun des contractants peut revenir sur son engagement, le consommateur en perdant les arrhes, le professionnel en les restituant au double." Les arrhes constituant une clause de dédit, cela permet au client qui annule sa réservation de perdre uniquement le montant de ses arrhes. Dans ce cas, le restaurateur ne peut exiger le paiement de la totalité de la prestation, y compris si cette annulation se produit la veille comme dans votre cas. Votre seul dédommagement est de pouvoir conserver le montant de ses arrhes.
Si le restaurateur (ou l'hôtelier) veut que la somme versée par le client ait le qualificatif d'acompte, il devra prendre garde à bien préciser cette mention sur le contrat de réservation conclu avec le client. L'acompte constitue une partie du prix de vente. Donc, dès le versement de cette somme, la vente est définitive. C'est la preuve de l'engagement ferme des deux parties : ni le restaurateur ni son client ne peuvent donc s'en dédire. En cas de non-exécution, la partie défaillante peut se voir exposée à payer des dommages et intérêts pouvant aller jusqu'au montant total de la vente.
Il s'agit ici de l'application des règles juridiques, car même si vous avez fait mentionné acompte sur le contrat de réservation de cette prestation, il vous faudra encore allez devant le tribunal pour demander le versement de ces dommages intérêts. Il est en effet, très rare que le client accepte spontanément de régler la totalité de la facture quand il ne vient pas. Donc ce qui veut dire une dépense de temps, d'énergie, et d'argent pour avoir réparation de votre préjudice. En outre, ces règles juridiques ne font pas bon ménage avec les règles commerciales. Vous pouvez obtenir gain de cause devant les tribunaux mais vous pouvez être sur que vous perdrez définitivement ce client pour le futur.
La conduite à tenir pour éviter ce genre de désagrément surtout avec un tel volume de réservation. Demander le versement d'arrhes lors de la réservation (comme vous l'avez fait). Ensuite, demander un complément important plus vous vous rapprochez de l'échéance. En claire, samedi dernier quand votre interlocuteur a téléphoné pour préciser son engagement, vous auriez du lui demander à ce moment là le versement d'une autre somme d'argent (au moins 50% de la prestation, voir plus), ce qui vous aurait dédommagé au moins du coût de vos achats et d'une partie de votre manque à gagner.

Madame Carbillet, on ne peut pas réécrire l'histoire, a postériori !
Dans le cas précis, arrhes ou acompte n'a plus d'importance.
Et aller devant un tribunal et se coller une mauvaise réputation pour 200 € est un peu grotesque.
Évidemment la prochaine fois, cette personne sera plus prudente. C'est ce que je lui disais.
Mais vous pourriez en faire un article...

Bonjour et merci de toutes ces précisions.
En plus du mail de confirmation cité dans mon précédent message, j'ai une carte de visite du Président du Comité de quartier qui dit ceci : je vous prie de trouver ci-joint un chèque de caution de 180 € pour confirmation de la réservation du 22 octobre... Le terme employé n'est donc ni arrhes ni acompte.
Ce comité de quartier est situé dans une très grande ville du sud ouest. Moi je suis à la campagne à 40 kms de cette ville dans un petit village de 170 habitants. J'ai 25 places assises sauf pour les groupes où je prends jusqu'à 40 personnes. J'ai donc refusé toutes les autres réservations pour ce jour là.
Je fais beaucoup de repas de groupes et je n'avais encore jamais eu aucun problème.
La confirmation ayant été faite par écrit et l'annulation par téléphone, cela change t-il quelque chose ?
cordialement
Elisabeth

Le terme de caution est impropre dans ce cas, donc on en revient à la solution il s'agit d'arrhes. Le fait que votre annulation soit faites par téléphone ne change rien au fait qu'ils ne viendront pas.
Donc votre seule solution conserver ce chèque et rappelez clairement à cette personne la perte que cela entraine pour vous du fait de l'achat de ces matières premières. Ce dernier devrait être sensible à vouloir vous dédommagez en organisant un autre repas chez vous et cette fois là vous lui demandrez une somme plus importante quand vous serez proche de l'échéance.

Réponse à Breizh : Je vous rappelle qu'il s'agit d'un blog juridique. Donc quand dans votre première message vous écrivez : "Acompte ou arrhes n'est pas important" c'est faux. Vous avez d'ailleurs bien pris garde de mentionner ensuite dans votre seconde réponse "arrhes ou acompte n'a plus d'importance dans ce cas précis".
Quant à ma réponse détaillée, j'explique juridiquement la différence et propose des solutions et déconseille de faire un recours même s'il s'agit d'acompte et lui propose une conduite à tenir pour le futur.

Je souhaitais avoir une réponse écrite et j'ai envoyé un mail hier soir à la personne avec qui j'avais traité (Mme XX)
Madame,
Vous m'avez téléphoné ce jour vers 17 H pour me confirmer que vous seriez 37 personnes au repas prévu samedi midi 22 octobre 2011, repas prévu depuis février 2011.
> Un quart d'heure plus tard, j'ai reçu un appel d'un monsieur qui s'est présenté comme le président du comité de quartier de Bordeaux, qui a annulé ce repas.
> Je ne connais pas ce monsieur puisque les échanges de correspondances ont toujours eu lieu entre vous et moi.
> Comme convenu avec vous ce jour au téléphone, nous attendons donc 37 personnes samedi à midi avec le menu choisi.
> Cordialement
REPONSE
Madame,
Message du Président du Comité de Quartier suite à votre mail du 20 Octobre à 21h34
" J'ai pris connaissance du mail que vous avez adressé à Madame xxxx
" Je vous confirme, comme je vous l'ai signalé lors de votre appel téléphonique du 20 courant en fin d'après-midi, l'annulation de notre déjeuner
" dans votre établissement Samedi 22 Octobre 2011
" Lettre explicative suit"
" Salutations.
>Je vous précise que la raison invoquée pour cette annulation est que notre restaurant était fermé durant deux semaines avec panneau extérieur indiquant cette fermeture du 8 au 22 octobre et que ce monsieur qui n'a pas pu nous joindre le jeudi 20/10 a pensé que nous avions oublié sa réservation.... et a réservé dans un autre restaurant.
Quand il me dit lettre explicative suit, je pense que c'est pour contester l'encaissement du chèque de 180 €.
Dois je prendre les devants et lui écrire la première ? et si oui quelqu'un peut-il m'aider à rédiger ce courrier ?
Merci par avance.
Je vais essayer de ne pas encombrer le forum trop longtemps.
Elisabeth