Recevant le relevé bancaire, l’entreprise peut alors comparer le solde qui y est inscrit avec celui figurant au grand livre. Le but est de savoir pourquoi, à une date donnée, il y a des différences ; de comptabiliser celles-ci au journal de l’entreprise, afin d’obtenir l’égalité des soldes concernant ces mouvements de trésorerie.
Règles d’enregistrement
On enregistre les opérations au journal de l’entreprise en utilisant des comptes numérotés d’après un plan de comptes officiel divisé en classes, tout en respectant une règle théorique :
* les comptes de charges (classe 6 du compte de résultat) et les comptes d’actif (du bilan, pour les classes 1 à 5) augmentent par débit et diminuent par crédit ; et inversement pour les comptes de produits (classe 7, du compte de résultat), et les comptes de passif (du bilan, de la classe 1 à 5).
Le compte 512 ‘banque’, est un compte d’actif donc augmente par débit et diminue par crédit.
Par augmentation, il faut comprendre la notion de flux entrant, comme des virements venant de tiers, des chèques encaissés, des remises d’espèces provenant de la caisse, des intérêts reçus…
Par diminution, des chèques émis, des virements pour régler des fournisseurs, des commissions avec ou sans TVA, des frais de tenue de compte…
Le débit se trouve toujours à gauche du compte, dit compte en T, et le passif à droite : c’est purement formel.
Notion de solde débiteur
Un compte va présenter un solde débiteur quand la colonne débit du compte est supérieure à la colonne du crédit du compte, sachant que l’inscription du montant du solde débiteur se fera dans la colonne de droite afin d’obtenir l’équilibre des deux côtés.
Notion de solde créditeur
C’est le raisonnement inverse que ce qui a été écrit précédemment
Remarque : ce qui est débiteur pour l’entreprise, devra être considéré comme créditeur du côté de la banque car, pour la banque qui tient sa comptabilité, nous sommes un client et si l’entreprise dépose de l’argent sur le compte bancaire (au débit du compte 512, pour l’entreprise ; cet argent sera une dette pour la banque vis-à-vis de l’entreprise, et sera inscrite au crédit).
Ce qui est au débit dans les comptes de l’entreprise se trouve inscrit au crédit dans les comptes de la banque.
Les frais bancaires sont des charges à payer, c’est-à-dire des dépenses pour l’entreprise, mais pour la banque, ils représentent des enrichissements, donc des produits.
Pourquoi des différences constatées par rapport au relevé bancaire ?
Le rapprochement entre ce qui est inscrit dans notre comptabilité et dans celle de la banque relève du pointage. Il devrait y avoir normalement des opérations identiques des deux côtés mais ce n’est pas toujours le cas pour des raisons de décalages, d’erreurs de saisie ou de non - connaissance par l’entreprise d’événements dont seule la banque aura connaissance et pour lesquels le relevé bancaire nous renseignera.
On peut citer comme exemples :
- des inversions de saisie lors des enregistrements (au lieu de marquer 120 €, il a été noté 210 €) ;
- des sommes arrondies, qui ne devraient pas l’être ;
- des opérations oubliées ;
- la non-concordance entre, par exemple, un chèque émis et enregistré par l’entreprise à une certaine date et la remise par le bénéficiaire du chèque sur son propre compte en banque à une autre date. Le délai pour remettre un chèque à l’encaissement est d’un an.
- une remise à la banque des chèques émis par les clients de l’entreprise pour son compte : ceux-ci peuvent se révéler non provisionnés entraînant des frais bancaires par la banque dépositaire que seuls les relevés bancaires peuvent renseigner ;
- les achats d’actions par la banque : si l’entreprise désire acheter des actions, rien ne peut se faire sans passer par son établissement bancaire : il faut donner un ordre d’achat selon une fourchette de prix. La banque réalisera alors l’opération et le fera savoir par la suite à l’entreprise sur son relevé bancaire. Toutefois, l’entreprise n’a rien enregistré quand elle a fait savoir à la banque son désir d’acheter les actions car elle ne savait pas combien cela allait lui coûter précisément ;
- un virement reçu d’un tiers sans que l’entreprise ne le sache au moment ;
- des dividendes touchés grâce à l’établissement bancaire ;
- des coupons reçus par la banque au nom de l’entreprise. Il s’agit d’intérêts sur des obligations. La banque joue le rôle d’intermédiaire ;
- une remise à l’escompte d’effet de commerce : l’entreprise demande à sa banque de lui avancer une certaine somme d’argent devant lui parvenir normalement à une échéance lointaine, mais la banque va prendre une commission, soumise à TVA sur l’opération en rémunération du service rendu à son client.
L’état de rapprochement
C’est un document ‘non obligatoire’, qui va être établi à une date donnée à partir du solde du compte banque tenu par l’entreprise et du solde figurant sur le relevé bancaire s’ils sont différents tous les deux. Toutes les opérations qui n’auront pas été pointées y seront inscrites pour équilibrer les deux soldes. Enfin, on enregistrera par l’intermédiaire du compte 512 les opérations manquantes au journal, afin d’avoir la concordance des soldes.
Les frais bancaires
Sauf pour les micro-entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 10 000 €, Il est obligatoire d’ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise. Selon les banques et les contrats signés, les frais seront différents d’une banque à une autre. Néanmoins, on distingue une liste commune des services les plus représentatifs pouvant se retrouvant justement au moment de l’établissement de l’état de rapprochement s’ils n’avaient pas été aux préalables anticipés, connus par l’entreprise :
- les frais de tenue de compte, sachant que pour certaines banques en ligne, ces frais professionnels de tenue de compte, sont gratuits sous condition d’un certain volume de transactions réalisées sur une période ;
- les commissions de mouvement : s’il y a des incidents sur le compte (montant du découvert dépassé non autorisé, chèque non provisionné d’un client déposé sur le compte), des demandes spéciales non prévues au contrat initial comme l’édition de documents bancaires antérieurs, des achats d’actions, des remises à l’escompte…). Le montant des commissions de mouvement est variable mais il est en général d’un montant inférieur à 2 %.
