“On n'a plus de jus de fruits pour le service de ce soir, tu peux en acheter ?”. La journée commence avec cette demande de courses de dernière minute. “Pas de problème, je m’en occupe.” Lors du passage en caisse, vous ouvrez votre portefeuille et là, un petit frisson vous traverse à la vue de la poche vide de votre portefeuille, d’habitude réservée à la carte d’entreprise. Vous vous revoyez alors la donner à votre collègue la veille, cette même carte que vous êtes six à partager. Pour ne pas perdre la face, vous avancez les frais avec votre argent personnel, en ayant bien conscience que vous ne serez pas remboursé de sitôt. Vous vous promettez de conserver avec soin le ticket tout en sachant pertinemment que vous risquez de le mélanger avec vos achats personnels et finir par tous les jeter. En plus de cette charge mentale supplémentaire, vous appréhendez déjà le moment où une personne de l’équipe financière ou le gérant de votre établissement va vous demander les reçus.
“Ces situations sont courantes chez les restaurateurs et les hôteliers pour qui le temps est précieux et dont l’imprévu fait partie du quotidien, explique Alvaro Dexeus, DG Europe du Sud chez Pleo. Le suivi et la centralisation des dépenses sont alors primordiaux pour les collaborateurs et les franchisés, comme pour les équipes financières et les gérants d’établissements. Pleo offre une solution facile à la prise en main qui permet un suivi en temps réel des dépenses pour mieux les encadrer.”
Autonomie et visibilité au menu
32 % des entreprises françaises ont vu leurs collaborateurs refuser de dépenser leur propre argent pour des achats professionnels par crainte que le remboursement tarde trop. Avec une carte Pleo, physique ou virtuelle, un collaborateur ne se retrouvera plus jamais dans cette situation inconfortable. Pleo permet également de rétablir le lien de confiance entre collaborateurs, franchisés et responsables financiers en facilitant la prise en charge des dépenses. La numérisation des notes de frais, réalisable en deux clics via une photo du ticket de caisse ou de la facture, facilite l’encadrement des dépenses et évite la recherche chronophage de papiers oubliés dans une poche arrière de pantalon.
Forts de cette visibilité accrue, les équipes financières et les gérants d’établissements peuvent améliorer la gestion des dépenses, définir des budgets prévisionnels plus précis et identifier les économies possibles. De plus, la clôture des exercices comptables est grandement facilitée par l’historique des achats et des abonnements. Ainsi, les équipes financières gagnent en moyenne 138 heures par an avec Pleo, sans parler des collaborateurs qui peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes pour eux. Le recours à une unique solution harmonise les processus, de l’achat d’équipements au paiement des fournisseurs et des campagnes de publicité. Enfin, cette centralisation des frais est indispensable à la croissance et/ou au développement de franchises s’appuyant sur une gestion sécurisée et transparente.
