Les documents obligatoires à fournir lors de la rupture du contrat de travail

Liste des documents obligatoires 

• La dernière fiche de paie
• L'attestation Pôle Emploi
• Le certificat de travail
• Le reçu pour solde de tout compte

1. La dernière fiche de paie doit être remise au salarié par l'employeur, avec toutes les sommes qui lui sont dues.

2. Le certificat de travail avec indication de la date de début et de fin de contrat. Il doit également mentionner :


• la date de rupture. En cas de préavis non effectué, la date de sortie est le dernier jour du préavis. Vous devez alors indiquer la date où vous remettez le certificat de travail et celle de fin de préavis ; 

• la nature de l'emploi ou des emplois successivement occupés ; 

• le nombre d'heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ainsi que sa valeur pécuniaire. Vous devez ajouter les coordonnées de l'organisme collecteur paritaire agréé qui est compétent pour financer ses heures de formation. Dans la profession, il s'agit du Fafih pour les CDI et du Fongecif pour les CDD. Cette mention permettra au salarié de faire valoir ses droits au DIF auprès de l'assurance chômage (s'il y a droit).


À noter : À partir du 1er janvier 2015, le DIF sera remplacé par le compte personnel de formation (CPF, loi 2014-288 du 5 mars 2014). La revue juridique Revue fiduciaire souligne à cet égard que "puisque le CPF sera consultable à tout moment via un service dématérialisé accessible uniquement au salarié, la mention des droits liés au CPF sur le certificat de travail n'aura, à [leur] sens, plus lieu d'être". À suivre donc.


• l'information sur le maintien à titre gratuit de la garantie frais de santé dont le salarié bénéficiait dans l'entreprise (mention obligatoire depuis le 1er juin 2014). Elle concerne tous les salariés "en cas de cessation du contrat de travail, non consécutive à une faute lourde, ouvrant droit à prise en charge par le régime d'assurance chômage" (art. L911-8 du code de la Sécurité sociale). L'employeur doit informer l'organisme assureur de la cessation du contrat de travail du salarié.

À noter : le mécanisme de la portabilité des garanties de frais de santé permet à un salarié, après son départ de l'entreprise et sous conditions, de continuer à bénéficier des couvertures de prévoyance complémentaire de son ancien employeur pendant une certaine durée. Ce système de portabilité est entré en vigueur au 1er juin 2014.


Sanctions en cas de non remise du certificat de travail : l'employeur est passible de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe (art. R1238-3 du code du travail).
 

Attention ! Le certificat de travail et l'attestation Pôle emploi doivent être remis au salarié à l'expiration de son contrat de travail (le dernier jour du contrat). Un professionnel a été condamné à verser des dommages-intérêts pour avoir rendu les documents un mois et 5 jours après la rupture. Les juges ont estimé que cela créé un préjudice au salarié. 

 
3. L'attestation Pôle emploi (ex-Attestation Assedic)

Elle va permettre au salarié qui y a droit de percevoir les allocations de l'assurance chômage (art. R1234-9 et R1234-10). L'employeur doit transmettre un exemplaire de cette attestation à Pôle emploi (les entreprises de dix salariés et plus doivent le faire sous forme électronique).

 
Sanction en cas de non remise de cette attestation : amende prévue pour les contraventions de la 5e classe, dont le maximum s'élève à 1 500 € (art. R1238-7).

4. Le reçu pour solde de tout compte

L'employeur établit ce document en deux exemplaires, dont l'un est remis au salarié (art. D1234-7).

Exemple de lettre à faire signer à votre salarié.


Quand le remettre ? Aucun délai précis n'est imposé par la loi. Le mieux est de remettre ce document en même temps que les autres :

- à la fin du préavis ;

- le jour du départ de l'entreprise en cas de dispense de préavis ;

- après la notification de la démission ;

- ou le lendemain du jour de l'homologation de la rupture conventionnelle.


Le salarié n'est pas tenu de signer le reçu pour solde de tout compte. S'il le fait, il peut le dénoncer, par lettre recommandée, dans les six mois qui suivent (art. D1234 8).


Quels sont ses effets ? Passé le délai de six mois, le reçu est libératoire pour l'employeur et le salarié ne peut plus contester les sommes mentionnées (art. L1234-20). Mais il peut réclamer des sommes qui n'y figurent pas, dans la limite des délais de prescription (trois ans en matière de salaires depuis le 17 juin 2013 - contre cinq ans auparavant).  

Exemple de lettre pour dénoncer le solde de tout compte et exemple de lettre pour dénoncer le solde de tout compte en raison du non paiement du 13ème mois.


Mention interdite : les raisons de la résiliation du contrat.