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	du 16 fevrier 2006	COURRIER DES LECTEURS

Logiciels de paie dispensés de déclaration à la Cnil

Sur votre site, j'ai trouvé un courrier des lecteurs concernant les documents à tenir à disposition de l'inspection du travail. Vous spécifiez dans la liste des documents : "Récépissé de déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés en cas de traitement informatisé de la paie." Sauf erreur de ma part, cette obligation de déclaration a été abandonnée. Pouvez-vous me le confirmer ? (P. N. de Marseille)

Effectivement, une délibération de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) 2004-97 du 9 décembre 2004, publiée au Journal officiel du 6 janvier 2005, a précisé que les logiciels de gestion des rémunérations, des registres obligatoires comme, par exemple, le registre unique du personnel et des déclarations sociales (Déclaration annuelle de données sociales, personnes handicapées…) sont dispensés de déclarations Cnil s'ils répondent à des conditions bien précises.

Mais cette dispense de déclaration ne vaut que pour les seuls logiciels de paie, de tenue de registres ou de déclarations sociales obligatoires.
Encore faut-il que ces logiciels servent exclusivement à :
• Calculer et payer les rémunérations, les frais professionnels et retenues déductibles.
• Tenir les comptes individuels relatifs à l'intéressement et à la participation.
• Élaborer, le cas échéant, des statistiques liées à l'activité salariée dans l'entreprise à condition qu'elles restent anonymes.
• Préparer les déclarations destinées au fisc, aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance, et calculer les cotisations et versements donnant lieu à retenues à la source.
• Fournir les écritures de paie à la comptabilité.
• Fournir les informations de situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales comme le registre unique du personnel, la déclaration des personnes handicapées.
Par ailleurs, l'employeur n'est dispensé de déclarations préalables que si les informations traitées se limitent à une liste bien précise, et qui concerne uniquement les 4 types d'informations suivantes :
Identité Nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale, adresse, numéros attribués par les organismes d'assurance sociale de retraite et de prévoyance, nationalité (française ou étrangère).
Situation familiale Situation matrimoniale, enfants à charge, éléments déterminant l'attribution d'un complément de rémunération.
Vie professionnelle Lieu de travail, numéro d'identification interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat, taux d'invalidité, catégorie Cotorep, autres catégories de bénéficiaires de la loi 87-517 (invalide pensionné, mutilé de guerre ou assimilé).
Rémunération Régime et base de calcul de la rémunération, nature, taux et base des cotisations sociales, congés et absences donnant lieu à des retenues déductibles ou indemnisables ainsi que toute retenue légalement opérée par l'employeur, frais professionnels, mode de règlement, identité bancaire ou postale.
Sachant que les informations traitées ne peuvent être diffusées qu'auprès d'une liste restreinte de destinataires dans la limite de leurs pouvoirs respectifs comme le service de paie, l'administration du personnel et de contrôle financier interne, les organismes de Sécurité sociale, de chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés.
L'employeur doit en outre informer les salariés de l'existence des logiciels, de leur finalité, des services destinataires des informations et des modalités d'accès pratiques de leur droit d'accès aux informations qui les concernent.
L'employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger les données et empêcher qu'elles soient modifiées ou que des personnes puissent y accéder sans autorisation.
L'employeur ne doit pas conserver des informations sans raison. Par exemple, les motifs d'absence doivent disparaître des logiciels dès que le bulletin de paie a été établi. zzz60r

Vous devez payer l'indemnité nourriture pendant les congés payés

Le salarié a-t-il droit à l'avantage nourriture pendant ses congés payés, et cela a-t-il une incidence sur la feuille de paie ? (N. K. par courriel)

Oui ! Le salarié en congés payés a droit à l'indemnité nourriture. En effet, quand un salarié est en congés payés, il doit percevoir soit une indemnité égale au 10^e du salaire brut perçu au cours de l'année de référence, soit le même salaire brut que s'il avait travaillé, sachant que le salarié doit bénéficier de la formule la plus avantageuse (article 24 de la Convention collective nationale des CHR du 30 avril 1997, article L.223-11 du Code du travail). Les congés payés n'ont donc aucune incidence sur le salaire brut du salarié en congés payés. Celui-ci percevra au minimum le salaire brut qu'il aurait perçu s'il avait travaillé. L'avantage en nature nourriture faisant partie intégrante du salaire brut, il lui est donc versé même s'il est en congés payés.
Mais ces avantages en nature n'apparaissent pas en tant que tel, car ils font partie intégrante de sa rémunération brute : ils sont donc intégrés dans le calcul de l'indemnité de congés payés, conformément aux dispositions de l'article L.223-13 alinéa 2 du Code du travail.
En conséquence, vous n'avez pas à faire apparaître l'avantage en nature nourriture sur le bulletin de paie, ni en brut ni en déduction du net. zzz60r