du 16 fevrier 2006 |
COURRIER DES LECTEURS |
Logiciels de paie dispensés de déclaration à la Cnil
Sur votre site, j'ai trouvé un courrier des lecteurs concernant les documents à tenir à disposition de l'inspection du travail. Vous spécifiez dans la liste des documents : "Récépissé de déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés en cas de traitement informatisé de la paie." Sauf erreur de ma part, cette obligation de déclaration a été abandonnée. Pouvez-vous me le confirmer ? (P. N. de Marseille)
Effectivement, une délibération de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) 2004-97 du 9 décembre 2004, publiée au Journal officiel du 6 janvier 2005, a précisé que les logiciels de gestion des rémunérations, des registres obligatoires comme, par exemple, le registre unique du personnel et des déclarations sociales (Déclaration annuelle de données sociales, personnes handicapées…) sont dispensés de déclarations Cnil s'ils répondent à des conditions bien précises.
Mais cette dispense de déclaration ne vaut que pour les seuls
logiciels de paie, de tenue de registres ou de déclarations sociales obligatoires.
Encore faut-il que ces logiciels servent exclusivement à
:
Calculer et payer les rémunérations, les frais
professionnels et retenues déductibles.
Tenir les comptes individuels relatifs à l'intéressement
et à la participation.
Élaborer, le cas échéant, des statistiques
liées à l'activité salariée dans l'entreprise à condition
qu'elles restent anonymes.
Préparer les déclarations destinées au fisc,
aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance, et calculer
les cotisations et versements donnant lieu à retenues à la source.
Fournir les écritures de paie à
la comptabilité.
Fournir les informations de situation du personnel permettant
de satisfaire à des obligations légales comme le registre unique du
personnel, la déclaration des personnes handicapées.
Par ailleurs, l'employeur n'est dispensé de déclarations
préalables que si les informations traitées se limitent à une liste
bien précise, et qui concerne uniquement les 4 types d'informations suivantes
:
Identité Nom, nom marital, prénoms, sexe, date
et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale, adresse, numéros
attribués par les organismes d'assurance sociale de retraite et de prévoyance,
nationalité (française ou étrangère).
Situation familiale Situation matrimoniale, enfants à
charge, éléments déterminant l'attribution d'un complément de
rémunération.
Vie professionnelle Lieu de travail, numéro d'identification
interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé
et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat, taux d'invalidité,
catégorie Cotorep, autres catégories de bénéficiaires de la
loi 87-517 (invalide pensionné, mutilé de guerre ou assimilé).
Rémunération Régime et base de calcul de
la rémunération, nature,
taux et base des cotisations sociales, congés et absences donnant lieu à
des retenues déductibles ou indemnisables ainsi que toute retenue légalement
opérée par l'employeur, frais professionnels, mode de règlement,
identité bancaire ou postale.
Sachant que les informations traitées ne peuvent être
diffusées qu'auprès d'une liste restreinte de destinataires dans la limite
de leurs pouvoirs respectifs comme le service de paie, l'administration du personnel
et de contrôle financier interne, les organismes de Sécurité sociale,
de chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés
payés.
L'employeur doit en outre informer les salariés de l'existence
des logiciels, de leur finalité, des services destinataires des informations
et des modalités d'accès pratiques de leur droit d'accès aux informations
qui les concernent.
L'employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger
les données et empêcher qu'elles soient modifiées ou que des personnes
puissent y accéder sans autorisation.
L'employeur ne doit pas conserver des informations sans raison.
Par exemple, les motifs d'absence doivent disparaître des logiciels dès
que le bulletin de paie a été établi. zzz60r
Où se procurer le "Guide
de bonnes pratiques hygiéniques"
? Dans L'Hôtellerie Restauration n° 2963 du 9 février 2006, j'ai lu un courrier des lecteurs concernant le "Guide de bonnes pratiques hygiéniques", et je tiens à préciser que cet ouvrage ne se trouve pas sur le site du "Journal officiel" mais sur le site de la Documentation française. (G. G. par courriel) Effectivement, depuis le 15 décembre 2005, les ouvrages des
i>Journaux officiels sont diffusés par la Documentation française,
même s'ils sont toujours référencés sur le site du Journal
officiel. Donc, les restaurateurs qui souhaitent se procurer le Guide de
bonnes pratiques hygiéniques Restaurateur dont le numéro de référence
est 359 050 000 doivent s'adresser à la Documentation française. La Documentation française Vous pouvez aussi trouver cet ouvrage dans les librairies de la Documentation française : Librairie de Paris Librairie d'Aubervilliers Librairie de Lyon |
Vous devez payer l'indemnité nourriture pendant les congés payés
Le salarié a-t-il droit à l'avantage nourriture pendant ses congés payés, et cela a-t-il une incidence sur la feuille de paie ? (N. K. par courriel)
Oui ! Le salarié en congés payés
a droit à l'indemnité nourriture. En effet, quand un salarié
est en congés payés, il doit percevoir soit une indemnité égale
au 10e du salaire brut perçu au cours de l'année de référence,
soit le même salaire brut que s'il avait travaillé, sachant que le salarié
doit bénéficier de la formule la plus avantageuse (article 24 de la Convention
collective nationale des CHR du 30 avril 1997, article L.223-11 du Code du travail).
Les congés payés n'ont donc aucune incidence sur le salaire brut du
salarié en congés payés. Celui-ci percevra au minimum le salaire
brut qu'il aurait perçu s'il avait
travaillé. L'avantage en nature nourriture faisant partie intégrante du
salaire brut, il lui est donc versé même s'il est en congés payés.
Mais ces avantages en nature n'apparaissent pas en tant que tel,
car ils font partie intégrante de sa rémunération brute : ils sont
donc intégrés dans le calcul de l'indemnité de congés payés,
conformément aux dispositions de l'article L.223-13 alinéa 2 du Code du
travail.
En conséquence, vous n'avez pas à faire apparaître
l'avantage en nature nourriture sur le bulletin de paie, ni en brut ni en déduction
du net. zzz60r
Rubrique animée par Pascale Carbillet.
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L'Hôtellerie Restauration n° 2964 Hebdo 16 Fevrier 2006 Copyright © - REPRODUCTION INTERDITE