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e-procurement

Acheter et gérer ses approvisionnements par Internet

L'e-procurement permet aux entreprises multisites de restauration et d'hôtellerie de gérer leurs achats et les approvisionnements de leurs sites par Internet. Cette solution facile à mettre en place est à la fois conviviale et génératrice de gains financiers, de gains de temps et de sécurité. Elle est proposée par trois entreprises : Adoria, Net System et RestauPro.Com.

Bernadette Gutel

L'e-procurement est une solution de gestion des achats et des approvisionnements mais aussi de communication et de reporting. Elle s'adresse essentiellement aux entreprises multisites : groupes hôteliers, chaînes de restauration, sociétés de gestion de restaurants, centrales d'achat... Le marché français compte actuellement trois intervenants : Adoria avec sa solution Procurement, Net System avec sa solution F&Bemarket et RestauPro.Com avec sa solution Yes.
"L'e-procurement est très utile, explique Bruno Chauliac, directeur général Adoria, parce que les offres restauration des entreprises multisites de restauration et d'hôtellerie sont de plus en plus sophistiquées et surtout très segmentées. Ces entreprises sont amenées à faire des catalogues 'sur mesure' pour chacun de leur segment ou concept de restauration, voire parfois pour chacun de leurs sites. C'est totalement ingérable sans l'aide de l'informatique. Par ailleurs, il leur est difficile de contrôler, au niveau des sites, les achats de produits non-référencés proposés aux chefs de cuisine par les fournisseurs. Avec la solution d'e-procurement, ces dérives de coûts et de qualité peuvent être parfaitement maîtrisées."

Un outil de communication et de reporting
La solution d'e-procurement est une solution logicielle qui permet une communication normalisée et fiable entre trois acteurs : le siège des entreprises multisites de restauration et d'hôtellerie, leurs sites de restauration et leurs fournisseurs référencés. Le siège peut transmettre à chacun de ses sites - par Internet -, donc en temps réel et d'une façon très fiable et ciblée, toutes les informations marketing et commerciales : catalogues, promotions, offres spéciales, plannings d'animations, agendas... Finis donc les tarifs et autres documents à photocopier et à envoyer par la poste. Finis les problèmes de retard de diffusion. Finis les coûts d'édition et les frais postaux. Les chefs de cuisine peuvent passer leurs commandes de produits référencés par Internet à partir de leur ordinateur auprès des fournisseurs référencés. Finies donc les erreurs de saisie au moment de la prise de commande par les télévendeurs. Finis les bons de commande illisibles ou imprécis. Finis aussi les commandes de produits non-référencés car le siège peut suivre avec précision l'ensemble des achats effectués au niveau des sites.
L'e-procurement génère automatiquement les statistiques qui permettent de gérer les plans d'actions marketing et achats, de mesurer et de suivre les performances de chacun et de faciliter les négociations achats.
Pour autant, aucune de ces sociétés d'e-procurement ne prend la place du directeur des achats ou du directeur marketing. "Nous n'intervenons ni dans la négociation des achats, ni dans la politique marketing", insiste Eric Laviolette, directeur commercial de RestauPro.Com "Notre rôle au travers de l'e-procurement, ajoute Christophe Conquy, directeur marketing de F&Bemarket, est de mettre à disposition des entreprises multisites de restauration et d'hôtellerie, des outils modernes et fiables de dernière génération pour les aider de façon personnalisée à garantir la cohérence de leur concept marketing et à gagner en productivité."

Des bénéfices à tous les niveaux
Il faut noter qu'intégrer l'e-procurement dans son réseau ne nécessite ni investissement informatique ni logiciel spécifique. Un ordinateur par restaurant suffit. Les frais, qui sont des frais d'exploitation, correspondent aux rémunérations mensuelles de l'entreprise d'e-procurement, et les entreprises multisites de restauration et d'hôtellerie qui intègrent cette solution en tirent de nombreux bénéfices : fiabilité et rapidité de communication avec les sites et les fournisseurs ; gains de productivité pour le réseau, les unités et les fournisseurs ; diminution du budget de communication interne ; accroissement de la performance des achats et du marketing, mais aussi gain de temps à tous les niveaux, point important dans le cadre de la RTT. Des atouts encore plus significatifs lorsque la solution d'e-procurement est interfacée avec les logiciels de front office (caisse) et de back office (progiciel de gestion, comptabilité, ERP) de l'entreprise multisites. L'interfaçage e-procurement/logiciel de gestion permet en effet à l'entreprise multisites de se doter d'un système d'informations global et cohérent, sans rupture avec l'existant, et sans remise en cause des investissements antérieurs. Adoria, Net System et RestauPro.Com travaillent à l'heure actuelle avec les fabricants de logiciels. Aujourd'hui, la solution Procurement d'Adoria est couplée avec le logiciel FTBE de MdB Multimédia. Le produit ainsi créé est commercialisé sous l'apellation Aprogestion. n

Les bénéfices en cuisine
Quelques clics pour commander

Avec l'e-procurement, rien de plus facile pour un chef de cuisine de passer une commande auprès de ses fournisseurs. Pour mettre en place l'e-procurement, chacun des sites de restauration doit posséder un ordinateur. Mais attention, pas la peine pour le chef de cuisine d'être un pro de l'informatique.
"Même celui qui n'a jamais touché à un ordinateur, explique Eric Laviolette de RestauPro.com, peut utiliser ce système après une formation de quelques heures." Après avoir entré son code d'accès, le chef visualise à l'écran catalogues, tarifs, mercuriales, promotions, fiches produits/ recettes/fournisseurs, ses commandes précédentes ou en cours, les livraisons attendues, le montant de ses achats, des alertes et diverses autres informations en provenance du siège, du marketing, des achats, du service qualité... Selon le prestataire de solutions d'e-procurement choisi, le chef peut passer sa commande à partir d'une commande type ou par produit, par fournisseur, par thème, voire à partir de la fiche technique ou du libellé des recettes. Il peut également, s'il ne fait pas partie d'une chaîne normée, faire une sélection de ses fournisseurs et produits favoris. Dans tous les cas, il lui suffit d'indiquer à côté de la référence produit la quantité qu'il souhaite commander.
En fin de commande, il voit apparaître le montant de sa commande. Il peut la modifier et ajouter un message à son fournisseur. Un seul clic suffit pour valider sa commande et la transmettre par fax ou Internet aux fournisseurs concernés via le système d'hébergement de la société d'e-procurement.
A la réception de sa commande, il compare sur son écran le bon de livraison et son bon de commande, saisit les résultats de ses contrôles à la réception (erreurs et/ou retards de livraison, ruptures, température de livraison, problème de DLC...), et peut en faire part à son fournisseur et/ou au service achat du siège. D'un simple clic, il donne l'envoi du bon à payer sur lequel la demande d'avoir éventuelle apparaît, ce qui permet de réduire les litiges de règlement fournisseurs au niveau des services comptables. Toutes ces données enregistrées dans le site d'hébergement de la société d'e-procurement permettent d'assurer la traçabilité de tous les éléments, de la commande à la livraison, et sont consultables sous forme de statistiques.
NB : Ces solutions peuvent être utilisées par d'autres personnels que le chef de cuisine : la gouvernante pour commander les produits minibars et les produits d'accueil, la comptabilité pour commander les fournitures de bureau et les consommables bureautique...

ClesCommandes

Les bénéfices au niveau du siège

Marketing :
cohérence et fiabilité
Pour la direction marketing du siège des entreprises multisites, la solution d'e-procurement est un véritable outil de communication interne : elle permet de transmettre à tout moment, et de manière fiable, aux chefs de cuisine, mais également aux directeurs régionaux, aux chefs de secteur... des informations personnalisées et toujours à jour. Grâce aux codes d'accès, les destinataires ne peuvent visualiser que ce qui les concerne afin que chacun se retrouve dans son environnement de travail. Les statistiques générées automatiquement permettent à la direction marketing de s'assurer du bon respect de sa politique et de la pertinence de ses opérations promotionnelles.

Achats :
des négociations bien menées
Avec la solution d'e-procurement, la direction achats gagne en efficacité, temps et productivité. Certes, il y a au départ un important travail à effectuer pour héberger les catalogues des fournisseurs et paramétrer chaque référence. Pour chaque produit et chaque fournisseur, il faut au départ revoir les libellés des articles, leurs caractéristiques, leur unité de conditionnement, leur unité de vente afin de tout mettre en cohérence... Ce travail nécessaire s'avère à chaque fois très utile. Il est pris en charge par des équipes de spécialistes chez Adoria et RestauPro.Com Avec F&Bemarket, vous pouvez également la réaliser vous-même à l'aide de tableaux types proposés par famille de produits. Grâce à l'e-procurement, l'acheteur peut, sur son ordinateur, visualiser et gérer en temps réel l'ensemble des informations relatives à ses fournisseurs référencés et à leurs gammes de produits référencés. Il peut négocier en ligne ses contrats. Grâce aux tableaux de bord générés automatiquement, il peut s'assurer du respect des contrats signés avec ses fournisseurs, connaître les quantités commandées par produit et par fournisseur. Ceci est important, par exemple, pour développer de véritables stratégies de concentration de volume et pour négocier en fin d'année les ristournes arrière avec les fournisseurs. L'acheteur peut se baser sur ses propres données et non sur celles de ses fournisseurs. La connaissance de l'évolution des prix des produits par article et par fournisseur, et le suivi statistique des problèmes de qualité et/ou de services au moment des livraisons constituent de bonnes bases de négociations. Quant à la vitesse de diffusion de l'information, elle permet également à l'acheteur de développer de véritables stratégies d'achat d'opportunités et de promotions.

Service qualité :
suivi permanent
L'e-procurement facilite également la mission du service qualité. Il dispose en permanence de fiches techniques produits et de critères qualité définis pour ces produits. Il peut collecter et consolider par l'intermédiaire des sites, les problèmes de qualité et de services au moment des livraisons de marchandises. Il peut diffuser en temps réel des alertes alimentaires, transmettre des procédures HACCP ou autres...

Statistiques achat.

Les bénéfices pour les fournisseurs
Des bons de commande très précis

Les fournisseurs qui travaillent avec les sites des entreprises en réseau clientes d'Adoria, F&Bemarket ou RestauPro.Com sont tous unanimes : cette solution leur permet de recevoir des bons de commande très lisibles, et de diminuer les litiges dus aux erreurs de prises ou de préparation de commandes. Les litiges dus aux demandes d'avoir sont également plus rares. Les fournisseurs doivent savoir que la solution
d'e-procurement est bien différente de l'EDI. Elle fait appel au langage XML, un langage plus moderne, plus souple et moins onéreux que l'EDI, et qui est reconnu par la presque totalité des systèmes de gestion. L'interface avec le langage XML est rapide et économique. Une fois en interface avec l'e-procurement, les fournisseurs peuvent l'utiliser comme moyen de communication en temps réel avec le siège de l'entreprise multisites cliente (tarifs, fiches produits, offres promotionnelles, manifestations...), mais aussi comme moyen de gestion et de mesure de performance grâce aux tableaux de bord relatifs à leurs ventes ou à la qualité de leur prestation... Notez que pour les fournisseurs, tous ces avantages e-procurement sont gratuits.

Aprogestion d'Adoria

Une nouvelle dimension pour votre gestion

Aprogestion d'Adoria résulte de l'interfaçage de Procurement, la solution d'e-procurement d'Adoria et de FTBE*, logiciel de gestion des cuisines (mercuriales, fiches techniques, gestion des stocks, commandes, plannings, statistiques), conçu par MdB Multimédia. La solution Aprogestion apporte bien des avantages. Elle est entièrement automatisée et transparente pour les utilisateurs.
w Les catalogues négociés par la direction achat des entreprises multisites d'hôtellerie et/ou de restauration sont exportés de Procurement d'Adoria vers le logiciel FTBE utilisé par chaque site. Ainsi, les mises à jour des prix de l'ensemble des catalogues, mercuriales, fiches techniques recettes (composées des produits des catalogues et mercuriales) et des plannings des menus sont automatiques et immédiats.
w Les plannings de menus décidés par les gérants de restaurants génèrent les expressions de besoins : c'est-à-dire la liste des articles et produits nécessaires à la réalisation des menus, et ce, pour un effectif de convives défini. Le système tient compte des stocks existants. Ces expressions de besoins sont envoyées sur Procurement d'Adoria qui les répartit automatiquement en bons de commande valorisés par fournisseur. L'émission et la transmission des bons de commande sont réalisées en fonction du planning de menus (dates de fabrication et de livraison).
w Les utilisateurs disposent d'un suivi en ligne de leurs commandes afin de connaître le traitement chez le fournisseur (lu, traité, modifié, traitable). Une fois la livraison validée par le système Adoria, elle est envoyée automatiquement vers FTBE qui effectue les entrées en stock, le calcul des coûts moyens pondérés des recettes (fiches techniques), et le calcul du coût matière première pondéré des menus planifiés.
w Les outils de reporting inclus permettent une connaissance détaillée en temps réel des opérations sur site et du suivi précis de l'ensemble des éléments liés aux approvisionnements autant quantitatifs que qualitatifs.
w La passerelle Adoria-FTBE, Aprogestion, permet également l'échange et la diffusion de fiches techniques et de planning entre sites.
w FTBE est présent sur le marché depuis plus de 7 ans. Au fil des versions (aujourd'hui la version 6), il s'est enrichi de nouvelles fonctionnalités offrant à plus de 2 500 utilisateurs toujours plus de convivialité et de puissance.

Témoignages

Laurent Caraux, p.-d.g. de El Rancho
Idéal pour gagner du temps

"La solution Yes de RestoPro.Com, qui fait appel aux nouvelles technologies de communication, montre que des métiers restés très traditionnels comme la restauration peuvent utiliser des solutions modernes. A partir d'une seule commande, bons de livraison, factures, paiements, statistiques... tout se décline automatiquement et sans avoir à changer de système de gestion. Il n'y a plus de saisies supplémentaires à effectuer, donc simplification des tâches administratives, diminution des sources d'erreur et de gain de temps. Yes m'a séduit notamment pour le gain de temps qu'il apporte. Sans changer de logiciel, je compte tout basculer jusqu'à la comptabilité. Cette solution globale me permettra de gagner du temps tout en augmentant la qualité et l'intérêt du travail pour chacun. Le personnel plus disponible et moins ennuyé par de l'administratif sera plus détendu pour s'occuper de nos clients."

Nicolas Bertin , gérant de Pro Club*

"Grâce à l'e-procurement, un gestionnaire de site peut accéder à une excellence en matière de gestion du coût denrées sans que cela génère une surcharge de travail. Ce qui demandait hier plusieurs heures de travail se réalise grâce à Aprogestion d'Adoria en quelques minutes. Adoria et MdB Multimédia ont su automatiser tout ce qui pouvait l'être pour éviter de multiples saisies de la part des utilisateurs. J'étais réticent à mettre en œuvre des logiciels informatique dans les unités de restauration collective, car nous arrivons vite à des usines à gaz avec la plupart des sociétés qui ne suivent pas leur logiciel. L'offre Adoria m'a fait changer d'avis."

* Pro Club est un groupement d'achat qui compte près de 200 adhérents. zzz38

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