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Vous pouvez faire bénéficier vos salariés de bons d'achat ou de cadeaux,
hors charges sociales, si leur valeur sur une année et par salarié n'est pas
supérieure à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 161 € pour
l'année 2016 (5 % de 3 218 €).
Les comités d'entreprise (CE) peuvent remettre aux salariés des bons
d'achat ou des chèques-cadeaux, mais il n'est pas nécessaire d'avoir un CE pour
en attribuer : le ministère du Travail et l'Agence centrale des organismes
de Sécurité sociale (Acoss) considèrent que cette tolérance peut s'appliquer à
l'employeur d'une entreprise de moins de 50 salariés. Il est également possible
de dépasser ce seuil de 161 € par année civile, en accordant des bons pour
certains événements précis et à la condition de vérifier qu'à chaque
attribution, les trois conditions suivantes sont remplies.
► L'attribution du bon d'achat doit être en relation avec l'un des
événements suivants :
- naissance, adoption ;
- mariage ou Pacs ;
- départ à la retraite ;
- fêtes des mères et des pères ;
- Sainte-Catherine et Saint-Nicolas pour les salariés célibataires
remplissant la condition d'âge (25 ans pour les filles et 30 ans pour
les garçons) ;
- rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants de moins de
26 ans durant l'année d'attribution du bon (sous réserve de la
justification de scolarité) ;
- Noël pour les salariés et les enfants (ayant jusqu'à 16 ans
révolus dans l'année civile).
Les bénéficiaires doivent être concernés par l'événement. Par exemple,
un salarié sans enfant n'est pas concerné par les bons d'achat remis pour la
rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou pour la fête des Mères ou des
Pères.
► Son utilisation doit être déterminée
L'utilisation doit être en lien avec l'événement pour lequel le
chèque-cadeau est attribué. Le bon doit mentionner soit la nature du bien, soit
un ou plusieurs rayons d'un grand magasin, ou le nom d'un ou plusieurs
magasins. En revanche, il ne peut être pas utilisé pour des produits
alimentaires ou du carburant. Depuis 2003, l'Acoss admet aussi l'exonération de
cotisations pour les bons réservés à l'achat de biens alimentaires non
courants, c'est-à-dire des produits de luxe dont le caractère festif est avéré.
Lorsqu'il est attribué au titre de Noël des enfants, le bon doit permettre
l'achat de biens tels que, notamment, les jouets, livres, disques, vêtements,
équipements de loisir ou sportifs.
► Son montant doit être conforme aux usages
Un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale s'apprécie
par événement. Ce qui permet de cumuler les bons, tant que le seuil est à chaque
fois respecté. Pour Noël, le seuil est de 5 % par enfant et 5 % par
salarié précise l'Urssaf.
Si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, le bon
d'achat est soumis à cotisations sociales pour son montant global, c'est-à-dire
en totalité et dès le premier euro, et non pas uniquement sur la somme
dépassant la limite.
Cas pratique
Deux conjoints travaillent
dans la même entreprise, le seuil de 5 % s'apprécie pour chacun d'eux. Si
un salarié reçoit pour un même événement un ou des bons d'achat et un ou des
cadeaux en nature, leurs montants doivent être cumulés afin de calculer le
seuil de 161 €.
Par exemple, un salarié reçoit
des bons d'une valeur de 100 € pour la naissance de son enfant, puis
d'autres d'un montant de 80 € pour le Noël de son enfant. La valeur totale
des bons (180 €) est supérieure à la limite de 161 €, mais dans la
mesure où, pour chaque événement, ce seuil a été respecté, ils ne sont pas
soumis à charges sociales.
En outre, une circulaire de
l'Acoss du 1er février 2006 précise que pour deux événements
concernant davantage la situation familiale, la rentrée scolaire et Noël, des
adaptations du seuil existent. Pour la rentrée scolaire, il a été fixé à
5 % du plafond de la Sécurité sociale par enfant. Avec trois enfants, il
est possible de verser 161 € × 3, soit un total de 483 €. Pour Noël,
le seuil est aussi de 5 % par enfant et par salarié : un employé
ayant 3 enfants peut recevoir des bons d'un montant de 644 € hors charges
sociales (4 × 161 €).
Conseil : dans le cas d'une remise
directe par l'employeur et dans la mesure où ces chèques ne sont pas nominatifs
et n'apparaissent pas sur la fiche de paie du salarié, tenez un registre ou
tout autre document de distribution de ces chèques et de faire signer le
salarié. En cas de contrôle de l'Urssaf, vous pourrez montrer que vous avez
bien respecté les seuils autorisés pour chaque salarié.
Publié par Pascale CARBILLET
