Effectif, budget : comment gérer le personnel

Objectifs

• Prévoir avec précision l'effectif journalier nécessaire en fonction de l'occupation.

• Comparer chaque jour les ratios de productivité et les dépenses réalisées avec le budget prévisionnel.

• Adapter le planning de travail en fonction de l'occupation, en cas de variation de l'activité (à la hausse ou à la baisse) ou d'écart important avec les objectifs.
 

Principe de base

Un employé ne coûte et ne produit que lorsqu'il travaille : le salaire est donc réparti sur les journées effectivement travaillées. Le système doit rester souple et les prévisions peuvent être modifiées en fonction de l'activité.
 

Étapes

• Données de base :

- la comptabilité doit fournir : salaires, primes et charges ;

- les objectifs annuels sont repris dans un budget prévisionnel ;

- le coût moyen par employé est calculé en début d'année et remis à jour suivant les augmentations.


• Prévisions :

Chaque début de semaine, les prévisions sont calculées et inscrites sur le tableau. L'effectif journalier dépend de l'activité prévue et les ratios frais de personnel sont fonction du chiffre d'affaires.


• Suivi et actions :

- Comparer chaque jour le réel et le prévisionnel (effectif et ratio) ;

- rectifier, si nécessaire, le prévisionnel pour le reste de la semaine ;

- comparer chaque mois le réel et le prévisionnel et analyser les écarts ;

- prendre des actions nécessaires pour maintenir les coûts.

Au fil des mois, ce suivi permettra au chef de service de se fixer des normes quant à l'effectif réellement nécessaire ainsi que des ratios idéaux en fonction de l'activité.

 

EXEMPLES

Femme de chambre (échelon 1, niveau 1) :

Mensuel

1/ Salaire de base                              1 445,42 €
2/ Congés payés (10 % du salaire)        144,54 €
3/ Provision 13e mois                          120,45 €
4/ Cotisations sociales                        1116,96 €
5/ Transport (zones 1-2 IDF)                33,55 €
6/ AN (1 repas par jour)                       77,22 €

                                                          ________________

TOTAL                                             2 938,14 €

 

• Salaire annuel + charges :

2 938,14 x 12 mois = 35 257,68€

• Salaire journalier + charges :

35 257, 68 € ÷ 260 jours = 135,61 €

 

• Coût global par employé

Il s'agit du coût par employé par journée travaillée

Il s'obtient en divisant le total des dépenses salariales par le nombre de journées travaillées.

Une mise à jour doit être faite lors des augmentations

 

• Nombre de journées travaillées

Nombre de jours dans l'année                  365

- nombre de jours de congés payés         - 25
- nombre de jours fériés                        - 11
- nombre de jours de repos                    - 94

= nombre de jours travaillés                    = 260 jours

 

Grâce à ces différents calculs, on obtient deux ratios :

• Productivité = nombre de chambres ÷ nombre de journées travaillées

• Frais de personnel = montant des salaires du service ÷ chiffre d'affaires

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Publié par Romy CARRERE