Fiche pratique : définir les stocks et passer les commandes pour le service d'étages

• Définir le stock

Un stock est une quantité de biens accumulés dans l’attente d’une utilisation, c’est donc une réserve, mais c’est également une somme d’argent. Il faut stocker juste : ni trop, ni trop peu. 

Pour commander, il faut tenir compte : 
- du lieu de stockage ; 
- de la consommation ; 
- de la nature du produit ; 
- du délai de livraison ; 
- du coût des achats ; 
- de l’activité de l’entreprise.

On déterminera donc différents types de stocks : le stock de roulement, de sécurité, d’alerte, maximum

- Le stock de roulement (SR) qu’il faut avoir entre deux livraisons.

- Le stock de sécurité (SS), c’est-à-dire le stock minimum. 
C’est le niveau de stock jugé le plus bas et qui déclenche une commande de manière à ne pas être en rupture de stock’ si : 
- une activité plus importante que prévue survenait ; 
- le fournisseur n’a pas le produit dans l’immédiat ; 
- le délai de livraison est long ; 
- un aléa quelconque (intempéries, grèves …) survenait. 

Exemple : Vous considérez que votre stock de sécurité est de 10 000 savonnettes. Votre délai de livraison est de quinze jours et votre consommation journalière de 100 savonnettes. 
Votre stock minimum est de : 10 000 + (100 x 15) = 25 000 savonnettes

- Le stock d’alerte (SA) : moment à partir duquel il faut commander avant que les stocks de sécurité ne soient atteints, car il faut prévoir le délai de livraison.

Exemple

- Le stock maximum : il est fonction de votre consommation du produit et des quantités minimum de commande imposées par le fournisseur. 
Comme le stockage peut coûter cher, il faut éviter de passer de grosses commandes lorsque cela n’est pas indispensable.

• Passer les commandes et réceptionner la marchandise

Toutes les commandes doivent êtres faites sur un bon de commande numéroté fourni par l’établissement ou par informatique, et signé par le directeur général et par le responsable du service demandeur.
Il doit être rempli avec le plus de précisions possible afin d’éviter des litiges à la livraison.

Si vous ne réceptionnez pas la marchandise, donnez un exemplaire de la commande à l’économe pour qu’il ait les éléments nécessaires lors de la réception des produits.

Lors de la réception de la marchandise, vérifiez que les articles et les quantités sont conformes, grâce au bon de commande et au bon de livraison. Ce travail doit être fait très soigneusement.
Notez la mention ‘OK, livré le xx/xx/xxxx’  et signez le bon de livraison.

Pour votre sécurité, inscrivez au-dessus de votre signature la mention : ‘sous réserve de déballage’. 
Lorsque la facture se substitue au bon de livraison, il convient de la traiter de la même manière et de la remettre à la secrétaire du directeur afin qu’elle suive le circuit normal.
Joignez le bon de livraison émargé au bon de commande ainsi que la commande d’achat correspondant. 

Conservez le tout en attendant le passage de la facture dans un classeur ou une chemise.