Fiche pratique : Pourquoi et comment faire des prévisions de budget ?

Un système de prévision efficace améliore les performances et la qualité de service : “Gérer, c’est prévoir”.

• Les prévisions :
  
  - facilitent la gestion desmoyens de production :matières commandées en quantité suffisante et sans excès, plannings du personnel réalisés pour assurer un service de qualité sans perte de productivité ;
  
  - améliorent la qualité de service : régularité de la prestation nourriture (pas de rupture, pas de stocks excédentaires ‘à écouler’), personnel en place pour assurer la production et le service en fonction des standards de productivité.
  
  
  
• Les risques :

- Si l’activité est inférieure aux prévisions :

=> manque d’efficience dans l’entreprise : personnel en sureffectif et invendus non réutilisables
=> augmentation des ratios matières et personnel  

- Si l’activité est supérieure aux prévisions :

=> Dégradation de la qualité : allongement du temps de service, la qualité de la relation clients diminue, ruptures de stocks
=> baisse de la satisfaction pour les clients et les employés 

 Le contrôle budgétaire favorise l’apprentissage du fonctionnement de l’entreprise. L’effort consenti pour mettre en œuvre une procédure budgétaire portera ses fruits dans divers domaines.

Les responsables de l’entreprise et les employés :
- acquièrent une meilleure connaissance de l’entreprise et de la manière dont elle subit les effets de son environnement ;
- perçoivent mieux l’intérêt d’un système d’information pour la gestion ;
- apprennent à établir des objectifs réalistes pour l’entreprise ;
- prennent conscience des forces et faiblesses de l’entreprise et des hôtels ou restaurants concurrents ;

La pratique budgétaire contribue à développer un langage commun entre le siège et les unités et entre les employés au sein des unités.

Pour les responsables d’un établissement, qu’ils soient propriétaires ou gérants, pour les chefs de service pris dans le feu de l’action quotidienne, la période d’élaboration des budgets est souvent un moment privilégié de réflexion sur l’activité passée, sur les causes de l’évolution des indicateurs, sur les moyens à mettre en œuvre pour améliorer les performances.

Le processus

Un budget est un compte de résultat prévisionnel mensuel sur douze mois. Il se prépare au cours du dernier trimestre de l’année civile pour les douze mois de l’exercice suivant. Dans les chaînes, la préparation du budget commence souvent dès le mois de septembre en raison des réunions de préparation nécessaires en interne et des navettes entre le site, la direction régionale, la direction nationale…

Bien que le budget ne soit pas une reproduction à l’identique du passé, nous allons voir que l’historique des ventes constitue une base de travail indispensable : il permet de mettre en évidence la saisonnalité, de repérer les points faibles, de planifier les actions commerciales…

Le processus comprend deux phases :

- la préparation du budget qui commence par la prévision des ventes : certaines charges dépendent en effet des ventes (matières consommées…) ;

- le reporting : chaque fin de mois, les réalisations sont comparées aux prévisions.

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Publié par Jean-Claude OULÉ