Management des équipes : la gestion du temps

L'essentiel à savoir : faites un "DEL" de quelques idées reçues

• Votre capacité à agir et à décider ne peut pas tourner à la même vitesse que votre Smartphone ou votre tablette ;
• Restez disponible pour l'équipe, pour l'entreprise, oui, dans une organisation personnelle sous contrôle ;
• Développez votre disponibilité pour le client, oui, en utilisant au maximum les délégations des tâches de vos collaborateurs ;
• Dans la restauration, un responsable sait tout faire, oui, s'il ne fait pas le travail à la place des autres ;
• Arrêtez de travailler en stress, vous le communiquez à vos clients et vos collaborateurs ;
• Si vous vous considérez comme seul compétent, licenciez tous vos collaborateurs ;
• Être disponible ne veut pas dire que les autres font ce qu'ils veulent de votre temps.

Votre rôle de responsable d'équipe est complet et complexe. Pour mener votre service, donnez-vous les moyens de garder la tête froide. Voici des propositions d'actions concrètes qui pourraient vous permettre de voir vos journées de travail sous un angle plus serein.

24 actions de prévention pour réussir votre mission

1.    Prenez des notes
Votre cerveau ne peut pas tout mémoriser : libérez de la mémoire fixe (ROM) en notant tout, sur votre Smartphone si vous savez jongler avec les menus d'accès, ou tout simplement sur un bloc-notes de poche (à conserver en permanence sur soi), votre RAM, mémoire vive, n'en sera que plus disponible pour agir sur la situation présente.

2.    Observez ce qui se passe
Durant 1 journée, 1 semaine, notez tout ce que vous faites, et pour chacune des actions, le temps que vous y avez consacré. Observez ce qui est dans votre mission de ce qui ne l'est pas, distinguez qui vous a sollicité : votre investisseur, votre client, votre collaborateur, votre fournisseur. Puis faites un plan d'action pour éliminer les sources de pollution de votre mission principale, vous allez savoir dire non avec de bonnes raisons.

3.    Planifiez vos activités
Faites fonctionner, sans limite, l'agenda de votre Smartphone : planifiez demain, la semaine prochaine, le mois prochain, même vos vacances et repos.

Si vous êtes une personne "du soir", vous n'êtes pas quelqu'un qui dit "on verra demain" : quitter votre poste après avoir listé les tâches du lendemain. Si vous êtes une personne "du matin", vous savez trouver les bonnes solutions "à la fraîche" : quittez votre poste le soir en vous asseyant sur les décisions du lendemain, et décidez le matin.

4.    Ne remettez plus au lendemain …..
… ce qui peut être fait par quelqu'un d'autre aujourd'hui : vous avez recruté des collaborateurs compétents, faites leur confiance et déléguer des tâches, des missions.

5.    Transformez les "j'aimerais" ou les  "je vais essayer" ….
... En action concrète. Quelqu'un qui s'exprime au conditionnel prend toujours une option de ne pas faire. Fixez des objectifs plus réalistes, accessibles, et faites-le.

6.    Analysez pourquoi vous gagnez
L'habitude est bien de chercher à savoir pourquoi on échoue sur une action. Prenez aussi le réflexe de savoir pourquoi vous réussissez un chantier.

7.    Sachez dire NON
• Chaque fois que c'est possible, pour des actions secondaires, pas du tout importantes par rapport à votre mission ;
• À votre patron, à votre collaborateur, à vos fournisseurs, à vos clients.
• Aux appels téléphoniques intempestifs et marginaux, sinon inutiles, à votre fonction : les fournisseurs dont vous n'avez pas besoin, les causeries... Former votre entourage au filtrage des appels : qui vous demande ?, quel en est l'objet ?..., savoir prendre des messages : nom, fonction, objet, n° de téléphone.
• Planifier du temps pour les causeries indispensables avec vos collaborateurs.

8.    Sachez dire OUI
• À votre patron, à votre collaborateur, à vos fournisseurs, à vos clients ;
• Pour des missions essentielles liées à votre fonction ;
• Tout en vous fixant des limites : objectifs à atteindre, durée de la mission, nombre d'heures nécessaires.

9. N'oubliez pas d'ouvrir votre smartphone….
…, comme au théâtre, uniquement à la fin de la séance.
Vous travaillez, vous êtes disponible pour vos clients, pour votre équipe, vous faites un entretien de suivi d'un collaborateur, un entretien de recrutement, un entretien avec votre patron, vous négociez avec un client : faites la chasse aux intrus, comme les alertes mails, les alertes sms, les appels téléphoniques : fermez-le, ni sonnerie, ni vibration.

10. Organisez votre messagerie mail
• Traitez vos mails 2 à 10 fois par jour : votre boite de réception doit être aussi vide que votre boite aux lettres du facteur ;
• Mettez les pubs à la corbeille, faites régulièrement les demandes de désincription, affiner la programmation de votre anti-spam ;
• Lorsque vos recevez un courrier "papier", est ce que vous répondez sur le champ : non. Alors, pourquoi le faire avec un mail ?
• Créer un répertoire "à traiter aujourd'hui" pour les objets vitaux, "à traiter le lundi" pour les autres car c'est le lundi que vous faire le "nettoyage  administratif" ;
• Une réservation client est traitée dans les 10 mns, pour les autres objets, classez-les dans la rubriques "à traiter" - voir ci-dessus.

11. Fixez-vous un temps maximum pour un entretien
Pour tout type d'entretien, - fournisseur, recrutement – suivi d'un collaborateur – client – déterminez une durée avec votre interlocuteur et respectez-la.

12. Ne signez rien dans l'urgence
Renvoyez à un moment choisi ce que quelqu'un veut vous imposer "maintenant".

13. Avoir toujours sur soi...
... De quoi s'occuper utilement dans les temps morts : ce n'est pas de l'humour, il peut encore exister des temps morts !

14. Préparez vos entretiens
Vous partez en rendez-vous, vous recevez dans votre établissement : préparez votre entretien avec les informations nécessaires et les supports,  quelles sont vos attentes, quel est l'objectif final ?

15. Utiliser votre montre
Pour gérer votre temps, avec la vôtre, et non pas avec celle des autres.

16. Eliminer les post-it
Car ils deviennent des post-out lorsqu'ils tombent à la corbeille sans vous prévenir. Privilégiez votre petit bloc-note  papier ou votre smartphone.

17. Utiliser 1 seul agenda
Strictement personnel, il regroupe vos activités professionnelles, personnelles et privées.

18. Utiliser un cahier de consignes
Pour faire passer les messages, tous les collaborateurs utilisent le même cahier de message, une sorte de main courante qui permet de ne pas perdre d'informations au gré des journées de repos des uns et des autres.
Les informations confidentielles ne concernant que les responsables sont notées ailleurs, sur le bloc notes de l'ordinateur, avec un code d'accès au fichier.

19. Ranger
• Pour que vous vous y retrouviez ;
• Pour que les autres s'y retrouvent.

20. Organisez votre procédure
Pour quelle soit accessible par tous ceux qui en ont besoin :
• Avec une table des matières ;
• Et des noms de fichiers explicites.

21. Pour atteindre un BUT
Ayez une Bonne Utilisation de votre Temps.

22. Savoir garder du temps...
... Pour ses collaborateurs : ils ont besoin de relations directes avec vous. La pire des solutions est de manager par une seule méthode : les notes de service.

23. Ne plus travailler
À la place des autres : vous avez une équipe, chacun fait bien son job à sa place. Et ensuite, on s'entraide dans l'équipe.

24. Halte à l'intox
Savoir distinguer la véritable information de la pollution.