Selon le thème à traiter, la réunion peut se présenter sous différentes formes :
- conférence : transmission des données ou d'informations ;
- briefing : transmission d'informations et attente, en retour, d'actions précises de la part du personnel ;
- analyse et résolution d'un problème : travail en équipe pour résoudre un problème (travail, service), confrontation entre les membres du personnel (lorsqu'il s'agit d'un conflit) et entretiens individuels ;
- réunion sur les attitudes et relations au travail : gestion des comportements et conflits au travail, traitement rapide des attitudes négatives grâce à la communication. La gouvernante aura ici un rôle de médiateur.
La fréquence de ces réunions varie selon les besoins. Il est essentiel qu'un briefing soit mis en place afin d'assurer une communication parfaite et régulière avec son personnel.
La gouvernante peut donc, en choisissant le type de réunion adéquat, traiter de sujets variés afférents à son service : rôle de la femme de chambre, hygiène et comportement, qualité du service, relation client, réclamations, produits d'entretien, linge, auto-contrôle…
• Conduite des réunions
Déroulement d'une réunion type :
Phase 1 : Exposé : Rappel des objectifs et proposition d'une méthode de travail (objectif = voir)
Phase 2 : Discussion/échange : Ouverture des opinions
Phase 3 : Discussion/progression : Canalisation (objectif = juger)
Phase 4 : Synthèse partielle : Premières conclusions (objectif = agir)
Phase 5 : Conclusion : Synthèse et accord
Ouvrir la réunion
- Rassurer et mettre à l'aise les participants.
- Motiver, présenter le sujet de la réunion en impliquant les participants.
- Fédérer, obtenir le consensus sur l'objectif à atteindre.
- Organiser, déterminer les méthodes qui permettront d'atteindre les objectifs fixés dans un temps donné.
- Mémoriser, choisir un rapporteur chargé de rédiger le compte rendu de la réunion.
Conduire les échanges
- Laisser chaque participant s'exprimer, et faciliter les échanges en donnant la parole.
Conclure la réunion
- Faire la synthèse pour permettre au groupe de prendre conscience du travail accompli et des questions laissés en suspend.
- Analyser pour déceler la satisfaction ou l'insatisfaction des participants.
• Les fonctions de l'animateur
Produire : collecter les faits, les expériences, les témoignages, donner des résultats, des solutions, prendre des décisions.
Faciliter : se doter de moyens et méthodes de travail appropriés.
Réguler : gérer les personnes, les rassurer, gérer les blocages du groupe.
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Publié par Corinne Veyssière
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