"Pourriez-vous ous rappeler le montant à ne pas dépasser pour les chèques cadeaux que nous souhaitons donner à nos salariés en cette fin d'année ?"
Vous pouvez faire bénéficier vos salariés de bons d'achat ou de cadeaux, hors charges sociales, si leur valeur sur une année et par salarié n'est pas supérieure à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 166 € pour l'année 2018 (5 % de 3 311 €).
Les comités d'entreprise (CE) peuvent remettre aux salariés des bons d'achat ou des chèques-cadeaux, mais il n'est pas nécessaire d'avoir un CE pour en attribuer : le ministère du Travail et l'Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (Acoss) considèrent que cette tolérance peut s'appliquer à l'employeur d'une entreprise de moins de 50 salariés. Il est également possible de dépasser ce seuil de 166 € par année civile, en accordant des bons pour certains événements précis et à la condition de vérifier qu'à chaque attribution, les trois conditions suivantes sont remplies.
L'attribution du bon d'achat doit être en relation avec l'un des événements suivants
- naissance, adoption ;
- mariage ou Pacs ;
- départ à la retraite ;
- fêtes des Mères et des Pères ;
- Sainte-Catherine et Saint-Nicolas pour les salariés célibataires remplissant la condition d'âge (25 ans pour les filles et 30 ans pour les garçons) ;
- rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants de moins de 26 ans durant l'année d'attribution du bon (sous réserve de la justification de scolarité) ;
- Noël pour les salariés et les enfants (ayant jusqu'à 16 ans révolus dans l'année civile).
Les bénéficiaires doivent être concernés par l'événement. Par exemple, un salarié sans enfant n'est pas concerné par les bons d'achat remis pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou pour la fête des Mères ou des Pères.
Son utilisation doit être déterminée
Elle doit être en lien avec l'événement pour lequel il est attribué. Le bon doit mentionner soit la nature du bien, soit un ou plusieurs rayons d'un grand magasin, ou le nom d'un ou plusieurs magasins. En revanche, il ne peut être pas utilisé pour des produits alimentaires ou du carburant.
Depuis 2003, l'Acoss admet aussi l'exonération de cotisations pour les bons réservés à l'achat de biens alimentaires non courants, c'est-à-dire des produits de luxe dont le caractère festif est avéré. Lorsqu'il est attribué au titre de Noël des enfants, le bon doit permettre l'achat de biens tels que, notamment, les jouets, livres, disques, vêtements, équipements de loisir ou sportifs.
Son montant doit être conforme aux usages
Un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale s'apprécie par événement. Ce qui permet de cumuler les bons, tant que le seuil est à chaque fois respecté. Pour Noël, ce seuil est de 5 % par enfant et 5 % par salarié, précise l'Urssaf dans sa note d'information.
Si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, le bon d'achat est soumis à cotisations sociales pour son montant global, c'est-à-dire en totalité et dès le premier euro, et non pas uniquement sur la somme dépassant la limite.
Cas pratique
Deux conjoints travaillent dans la même entreprise, le seuil de 5 % s'apprécie pour chacun d'eux.
Si un salarié reçoit pour un même événement un ou des bons d'achat et un ou des cadeaux en nature, leurs montants doivent être cumulés afin de calculer le seuil de 166 €.
Par exemple, un salarié reçoit des bons d'une valeur de 100 € pour la naissance de son enfant, puis d'autres d'un montant de 80 € pour le Noël de son enfant. La valeur totale des bons (180 €) est supérieure à la limite de 166 €, mais dans la mesure où, pour chaque événement, ce seuil a été respecté, ils ne sont pas soumis à charges sociales.
En outre, une circulaire de l'Acoss du 1er février 2006 précise que pour deux événements concernant davantage la situation familiale, la rentrée scolaire et Noël, des adaptations du seuil existent. Pour la rentrée scolaire, il a été fixé à 5 % du plafond de la Sécurité sociale par enfant. Avec trois enfants, il est possible de verser 166 € x 3, soit un total de 498 €. Pour Noël, le seuil est aussi de 5 % par enfant et par salarié : un employé ayant 3 enfants peut recevoir des bons d'un montant de 664 € hors charges sociales (4 x 166 €).
Conseil : dans le cas d'une remise directe par l'employeur et dans la mesure où ces chèques ne sont pas nominatifs et n'apparaissent pas sur le bulletin de paie du salarié, nous vous conseillons de tenir un registre ou tout autre document de distribution de ces chèques et de faire signer le salarié. En cas de contrôle de l'Urssaf, vous pourrez montrer que vous avez bien respecté les seuils autorisés pour chaque salarié.
Publié par Pascale CARBILLET
