Comment calculer et accorder les congés payés

L'article L.3141-3 du code du travail prévoit que tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours par mois de travail effectif chez le même employeur. Nous vous rappelons que la loi de simplification du droit de mars 2012 a supprimé la condition minimum de 10 jours pour bénéficier du droit à congé payé ou, plus exactement, de l'indemnité compensatrice de congés payés. Par conséquent, depuis le 1er juin 2012, date d'entrée en vigueur de cette disposition, en cas de rupture de la période d'essai, le salarié a droit à une indemnité compensatrice de congés dès la première heure de travail, comme dans le cas d'un contrat à durée déterminée.

 

2,5 jours de congés par mois de travail

L'article L.3141-3 du code du travail précise que le salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale de ce congé puisse être supérieure à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines de congés payés par an. Le droit à congé annuel se calcule sur la base de la période de référence qui commence le 1er juin de l'année civile précédente et se termine le 31 mai de l'année civile en cours. Pour calculer les droits à congés 2013, il faut donc se référer à la période de référence qui va du 1er juin 2012 au 31 mai 2013. Pour les salariés qui entrent dans l'entreprise en cours d'année, le début de la période de référence correspond à la date d'entrée dans l'entreprise.

 

Exemple : un salarié intègre l'entreprise au 1er janvier 2013. Sa période de référence commençant à cette date, il aura donc travaillé 5 mois pendant la période de référence et aura droit à 12,5 jours de congés payés (5 x 2,5) pour cette année. Une fois ses congés payés acquis, le salarié pourra les prendre pendant la période de prise de congés payés, qui est fixée du 1er mai 2013 au 30 avril 2014.

 

Calculer les droits à congés payés

Si les règles sont relativement simples pour un salarié qui a travaillé pendant une année complète, il faut cependant utiliser le calcul par équivalence pour un salarié qui n'a pas été présent pendant toute la période de référence (par exemple pour cause de maladie ou d'embauche en cours d'année). En effet, aux termes de la règle des équivalences fixée par l'article L.3141-4 du code du travail, un mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines ou 24 jours de travail. Ce qui fait qu'un salarié a droit à la totalité de ses congés payés dès lors qu'il a travaillé  au moins 12 fois 4 semaines ou bien 12 périodes de 24 jours. En réalité, l'année civile comporte 52 semaines, c'est-à-dire 13 x 4 semaines ou bien 13 x 24 jours ouvrables. Ainsi, un salarié malade sur la période de référence, soit moins de 24 jours, ne verra pas son droit à congés payés entamé et aura droit à ses 30 jours de congés payés.

 

Calculer par équivalence en cas d'année incomplète

Le calcul par équivalence s'applique chaque fois que le salarié n'a pas travaillé pendant toute la période de référence et que ce mode de calcul favorise le salarié. Le mode de calcul est différent selon qu'il totalise des mois complets ou non, ou si le nombre de semaines ne tombe pas juste.


• Le salarié totalise des mois complets :

Le salarié est entré dans l'entreprise en cours d'année, le 1er septembre 2012 par exemple. Au 1er juin 2013, il comptabilise donc 9 mois pleins d'activité. Ce salarié aura donc droit à 9 x 2,5 jours = 22,5 (arrondis à 23) jours.

 

Attention ! En matière de congés payés, le mois de travail ne s'entend pas en mois civil, mais s'apprécie de date à date. Autrement dit, un salarié embauché le 15 novembre et qui quitte définitivement l'entreprise le 15 mai aura travaillé 6 mois. À raison de 2,5 jours de congé par mois de travail, il aura droit à 2,5 x 6 = 15 jours.

 

• Le nombre de mois ne tombe pas juste :

Le salarié est entré dans l'entreprise le lundi 11 mars 2013 : le nombre de mois de travail qu'il a effectués ne tombe pas juste. On comptabilise donc ses semaines de travail jusqu'au 1er juin, ce qui fait 12 semaines. Chaque tranche de 4 semaines donnera droit à 2,5 jours de congé. Ce salarié aura donc droit à : 12 x 2,5 jours : 4 = 7,5 (arrondis à 8 jours).

 

• Le nombre de semaines lui-même ne tombe pas juste :

Le salarié est entré dans l'entreprise le samedi 20 octobre 2012. Il justifie donc de 32 semaines et de 6 jours de travail au 1er juin 2013, soit un total de 198 jours ouvrables (32 semaines x 6 jours + 6 jours). Ce salarié aura droit à autant de périodes de 2,5 jours de congé qu'il y a de périodes de 24 jours travaillés, ce qui donne : 198 ÷ 24 = 8,25. Il a donc travaillé 8 périodes complètes de 24 jours, ce qui lui permet d'obtenir 8 x 2,5 jours = 20 jours de congé.

Dans cet exemple, il faut obligatoirement retenir le décompte par périodes de 24 jours travaillés, méthode qui favorise le salarié. En effet, si seuls les mois complets travaillés avaient été retenus comme base, le résultat aurait été de 7 mois (le mois d'octobre étant incomplet). Ce qui n'aurait donné que 7 x 2,5 jours = 17,5 (arrondis à 18) jours, et aurait donc donné une différence de 2 jours.

 

Précision : Dans ces 3 exemples, nous n'avons pas pris en compte les jours fériés, que nous avons tous considérés comme des jours ouvrables.

De plus, la référence du temps de travail à prendre en compte est obligatoirement fixée sur 6 jours par semaine, et ce quelle que soit la répartition du temps de travail (même un seul jour) dans la semaine.

 

Décompte en jours ouvrables

Le droit aux congés payés ainsi que leur décompte s'effectue en jours ouvrables. Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours qui ne sont pas consacrés au repos hebdomadaire légal, reconnus fériés par la loi ou habituellement chômés dans l'établissement. Par jour ouvrable, il faut comprendre chaque jour de la semaine, du lundi au samedi inclus, sauf le dimanche (ou le jour de repos hebdomadaire qui le remplace dans la semaine, selon les établissements) et les jours fériés chômés. Peu importe que le salarié ait deux jours de repos hebdomadaire dans la semaine, on lui décompte 6 jours ouvrables de congés payés.

 

Cette définition du jour ouvrable ne signifie pas forcément jour travaillé, ce qui oblige à compter au même titre que les autres jours de la semaine les samedis compris dans une période de congé, qu'ils soient ou non chômés dans l'entreprise.

 

Lorsque le premier jour de congé tombe un samedi, il n'a pas à être comptabilisé. Le point de départ du congé est toujours un jour ouvré (travaillé) dans l'entreprise. En revanche, si le dernier jour de congé tombe un jour ouvrable, non travaillé dans l'entreprise, le congé n'est pas prolongé d'une journée. (Cass. soc. 7 avril 2004).

 

Ainsi, sauf si le premier jour de congé est un jour ouvrable non travaillé, tous les autres samedis ou lundis de congés, dont les derniers du congé, comptent.

 

Exemple : Une entreprise travaille sur la base de 5 jours par semaine avec 2 jours de repos, le samedi et le dimanche. Quand un salarié demande un jour de congé le vendredi, c'est 2 jours ouvrables de congés payés qui doivent être décomptés. En effet, dans ce cas, le samedi est pris en compte car il suit un jour de congé. En revanche, si le salarié veut prendre un lundi pour avoir un week-end de 3 jours, il ne lui sera décompté qu'un jour ouvrable de congés payés, car le dimanche n'est pas un jour ouvrable.

 

Plus simple de calculer en jours ouvrés

Si la loi prévoit le décompte des jours payés en jours ouvrables, la jurisprudence accorde la possibilité aux entreprises d'effectuer le décompte en jours ouvrés (Cass.soc. 4 décembre 1990), c'est-à-dire en jours réellement travaillés. Dans ce cas, les rapports d'équivalence ne sont plus les mêmes car on ne comptabilise que les jours réellement travaillés.

 

On applique alors l'équivalence : 5 jours ouvrés = 6 jours ouvrables. Le congé légal de 30 jours ouvrables devient alors 25 jours ouvrés pour les entreprises qui travaillent 5 jours par semaine. Cette méthode de calcul a l'avantage d'éviter des différences de traitement entre les salariés selon qu'ils partent en congé par semaines groupées, fractionnent à l'extrême leurs périodes de congés ou, comme dans l'exemple précédent, qu'ils prennent un jour avant ou après leur repos hebdomadaire.

 

 

Comment calculer l'indemnité de congés payés

Pendant la période où le salarié est en congé, il doit percevoir son salaire comme s'il travaillait effectivement. Cette indemnité est donc calculée sur la base suivante :

- 1/10e de la rémunération brute perçue entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours ;

- le salaire qu'il aurait perçu si, au lieu d'être en congé, il avait travaillé.

 

On retiendra le mode de calcul le plus favorable au salarié. La comparaison entre la règle du 1/10e et l'indemnité calculée sur la base du maintien du salaire s'effectue dans le cadre de l'indemnité totale due pour 5 semaines de congé, et non à l'occasion de chaque fraction de congé si celui-ci est pris en plusieurs fois.

 

Attention ! Cette indemnité calculée selon la règle du 1/10e ne peut être inférieure au montant du salaire qu'aurait perçu le salarié si, au lieu d'être en congé, il avait continué de travailler. Le plus souvent, c'est la règle du maintien du salaire qui s'applique dans la mesure où le salarié n'a connu aucune modification de son contrat de travail ou de son rythme de travail.

 

Exemple : Si le salarié a bénéficié d'une augmentation de salaire avant les congés, ou bien s'il est passé du temps partiel au temps complet au cours de l'année, la règle du maintien du salaire sera plus avantageuse. En revanche, la règle du 1/10e est plus intéressante dans l'hypothèse où le salarié aura effectué des heures supplémentaires en cours d'année, ou s'il était passé d'un temps complet à un temps partiel.

 

 

Comment déterminer la base de calcul des congés payés

Pour déterminer la rémunération annuelle servant de base à l'indemnité de congés payés, on retient donc le salaire brut avant la déduction des charges sociales et tous ses accessoires.

 

Sont donc inclus :

• le salaire proprement dit, c'est-à-dire la rémunération de base et ses majorations pour heures supplémentaires ;

• l'indemnité de congés payés de l'année précédente ;

• les indemnités afférentes au repos compensateur obligatoire ;

• les avantages en nature (nourriture et logement) ;

• les primes et indemnités ;

• les pourboires (pour le personnel rémunéré au pourcentage, l'indemnité de congé doit être calculée sur la base de la rémunération effectivement versée par l'employeur à son personnel).

 

Attention ! En aucun cas l'indemnité de congés payés ne peut être prélevée sur la masse des pourboires ou du pourcentage perçu pour le service.

 

L'employeur fixe les dates de départ…

C'est l'employeur et lui seul qui fixe pour chaque salarié les dates de départ en congé après avis - le cas échéant - des délégués du personnel.

 

Cependant, en fixant les dates de départ, l'employeur doit respecter un certain nombre de règles :

• prendre en compte la situation familiale du salarié ;

• les possibilités du conjoint, que celui-ci travaille dans le secteur privé ou public ;

• les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

 

En pratique, il s'agit d'une négociation entre le salarié et l'employeur. Mais il faut savoir que c'est toujours l'employeur qui a le dernier mot.

 

… dans le respect de certaines règles

Si l'employeur fixe l'ordre des départs, il est en outre tenu de respecter un minimum de règles quant aux dates auxquelles s'effectuent ces départs. La loi prévoit que la période de prise des congés payés s'étend du 1er mai au 31 octobre. Pendant cette période légale de prise de congé, l'employeur doit donc accorder un congé minimum de 12 jours ouvrables et de 24 jours ouvrables maximum. Il est possible pour l'employeur de déroger à cette règle, mais à la condition d'avoir l'accord écrit du salarié.

 

Le personnel doit être averti au minimum 2 mois à l'avance de la période retenue par l'employeur pour la prise du congé principal. Il en résulte que, pour la période légale des congés qui débute le 1er mai 2013, l'employeur doit informer les salariés de son ouverture au plus tard le 1er mars 2013. Une fois que les dates de départ en vacances sont fixées, elles ne peuvent être modifiées de façon unilatérale dans le délai d'un mois avant la date prévue - sauf en cas de circonstances exceptionnelles. Ce principe vaut aussi bien pour l'employeur que pour les salariés, ainsi que pour le congé principal ou la 5e semaine.

 

Fractionnement du congé

La durée du congé pris en une seule fois ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables, c'est-à-dire 4 semaines d'affilée, sauf pour les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières comme les travailleurs français originaires des DOM-TOM et les travailleurs étrangers qui peuvent prendre 5 semaines d'affilée (article L.3141-17 du code du travail).

D'autre part, ce congé ne peut pas être inférieur à 2 semaines consécutives. En conséquence, il y a obligation de prendre la 5e semaine à part et non accolée aux 4 précédentes. Par contre la 5e  semaine de congés payés peut, elle, être fractionnée.

 

Jours supplémentaires pour fractionnement

Le fractionnement du congé principal de 24 jours ouvre droit pour le salarié à des congés supplémentaires lorsque la partie du congé ainsi fractionnée est prise en dehors de la période légale qui court du 1er mai au 31 octobre. Il a droit à 2 jours si le congé d'hiver dure au moins 6 jours. Il a droit à 1 jour si le congé pris en dehors de la période légale comporte 3, 4 ou 5 jours. Ces jours supplémentaires sont dus dès qu'il y a fractionnement, peu importe que celui-ci soit proposé par l'employeur ou demandé par le salarié (Cass.soc. 19 juin 2002). En effet, dans la mesure où les dates de vacances sont approuvées par l'employeur, le ou les jours de vacances supplémentaires sont dus, peu importe qui a l'initiative de la demande. Sachant que cette disposition n'est pas d'ordre public, la seule façon de ne pas devoir des jours supplémentaires, c'est d'obtenir l'accord écrit du salarié, ou de préciser dans le contrat de travail qu'il n'y a pas de jours supplémentaires pour fractionnement des congés.

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Publié par Pascale CARBILLET