Pour respecter le RGPD, vous devez consacrer une attention plus particulière à la manière de collecter, d’organiser, de conserver, d’utiliser et de communiquer les données à caractère personnel de vos clients et de votre personnel. Vous devez aussi être capable de prouver et de tracer toutes les actions mises en place pour se conformer au RGPD.
S’il est vrai que toutes ces nouvelles obligations ont représenté un coût et beaucoup de temps dans leur mise en œuvre, vous pouvez toutefois y voir quelques avantages :
- une remise à plat des raisons pour lesquelles vous récoltez toutes ces informations ;
- un meilleur suivi de leur utilisation ;
- communiquer de manière personnalisée à des clients qui ont donné leur accord rend cette communication d’autant plus ciblée, qualifiée et pertinente.
À quel moment récolter à la fois les données personnelles et le consentement du client ?
Le check-in ou le pré-check-in sont sans doute le meilleur moment, car les clients sont habitués à confier leurs coordonnées. La fiche de police est une obligation légale vous permettant de récolter un ensemble d’informations.
Vous pouvez à cette étape ajouter un paragraphe de consentement à cocher, du type 'J’autorise l’établissement au traitement des données communiquées'. Pour une explication exhaustive, vous êtes autorisés à renvoyer le client vers un document annexe, qui peut être inséré sur votre site web notamment.
C’est aussi à cette étape que le client peut refuser de prochaines sollicitations commerciales. Pour limiter le nombre de refus, vous pouvez inviter le client à cocher une case dans le cas où il ne souhaite pas recevoir d’offres commerciales.
Dans vos futurs échanges, les clients ont désormais un droit d’accès, de rectification, un droit à l’oubli, à la limitation ou d’opposition et un droit de notification. Vous devez leur rappeler ce droit dans chacune de vos communications. Dans le cas où un client fait valoir ce droit, vous devez assurer un suivi pour l’informer du respect de sa demande.
N’oubliez surtout pas de prévenir les clients qui étaient inscrits à votre newsletter que vous êtes désormais aux normes du RGPD. Pour ce faire, de nombreuses sociétés ont simplement envoyé une newsletter dédiée, très formatée, purement juridique. C’est pourtant le moment de rappeler votre identité.
Profitez-en pour leur rappeler vos valeurs, que vous tenez à satisfaire votre clientèle, que leur sécurité est votre priorité, que vous restez à l’écoute de leurs besoins… C’est le moment de rappeler à ces clients qu’ils peuvent avoir confiance en vous et de garder un lien humain avec eux. Faites de ce contact légal un atout marketing.
Publié par Vanessa GUERRIER-BUISINE
