Les étapes à respecter
• Convocation à l'entretien préalable
La première étape est la convocation par l'employeur à
l'entretien préalable. Cette convocation doit se faire de préférence par lettre
recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre
décharge (c. trav. art. L 1232-2). Si vous remettez la lettre en main
propre, veillez à bien recueillir la décharge (= la signature du salarié
concerné) car c'est le seul moyen de preuve qu'il l'a bien reçue en main propre
(en cas de litige ultérieur des témoignages ne suffiront pas).
Cette convocation doit comporter un certain nombre de mentions, à savoir :
- les raisons de la convocation : vous devez informer le salarié que son licenciement est "envisagé", sans avoir à indiquer la raison de celui-ci. En effet, à ce stade, le licenciement n'est encore qu'une éventualité ;
- la date et l'heure de l'entretien. Un délai minimum de 5 jours doit séparer l'envoi de la convocation et la date de l'entretien, afin que le salarié puisse préparer sa défense et son assistance éventuelle ;
- le lieu de l'entretien : il doit s'agir du lieu de travail ou du siège social de l'entreprise ;
- mention de la possibilité de se faire assister. Ici, il faut distinguer : - s'il y a des représentants du personnel dans l'entreprise, le salarié peut se faire assister par une personne de l'entreprise de son choix. Et il faut que la convocation le précise. - En l'absence de représentants du personnel dans l'entreprise, le salarié a le choix entre se faire assister par un membre du personnel ou par une personne extérieure choisie sur une liste établie par le préfet du département où se déroule l'entretien préalable. Dans ce cas, il faut également mentionner que cette liste est tenue à la disposition du salarié à l'inspection du travail ou à la mairie et indiquer l'adresse de ces 2 services. Mais il faut distinguer selon que le salarié habite ou non dans le département de l'entreprise. Si le salarié habite dans le département de votre établissement : la convocation indique l'adresse de la section de l'inspection du travail compétente et celle de la mairie du domicile du salarié. Si le salarié habite en dehors du département, la convocation indique l'adresse de la mairie et de la section de l'inspection du travail compétente dans le périmètre de l'établissement.
Attention ! En l'absence de cette mention, votre salarié, quelle que soit son ancienneté, est fondé à vous réclamer 1 mois de salaire, et ce, même si vous avez respecté tout le reste de la procédure (Cass. Soc., 24 septembre 2008, n°07-40061 et Cass. Soc., 21 janvier 2009, n°07-42985).
Exemple de convocation avec représentant du personnel
Exemple de convocation sans représentant du personnel
Textes de référence :
- circulaire DRT 15 du 4 août 1992 ;
- art. L1232-2 à L1232-14 du code du travail.
• Tenir l'entretien préalable
Au minimum 5 jours après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation, l'entretien préalable peut avoir lieu (art. L 1232-2).
Ces 5 jours consistent en 5 jours pleins et ouvrables (les dimanches, jours fériés et jour de présentation de la lettre ne comptent pas dans le délai - Cass. soc. 20 décembre 2006, n° 04-47853).
Le non-respect de ce délai de 5 jours constitue une irrégularité de procédure qui ouvre droit pour le salarié à des dommages-intérêts correspondant à un mois maximum (cass. soc. 11 mai 2005).
L'entretien préalable n'est pas une simple formalité. Il vous permet d'expliquer à votre salarié les raisons pour lesquelles vous envisagez son licenciement. Vous devez aussi lui demander des explications et écouter ses arguments. Il doit pouvoir se justifier. À ce stade de la procédure, vous pouvez toujours revenir sur votre intention de le licencier.
• Envoyer la lettre de licenciement
Vous devez informer votre salarié de votre décision de le licencier par lettre recommandée avec accusé de réception. On parle alors de "notification" du licenciement.
Veillez bien à laisser passer un délai de 2 jours ouvrables à compter du lendemain de l'entretien préalable pour faire partir cette lettre.
La lettre de licenciement doit mentionner avec précision les raisons du licenciement.
Ne vous contentez pas de mentionner le motif de manière générale (ex : absence prolongée, inaptitude physique, etc.), mais citez les faits reprochés et précisez clairement où, quand et comment ils se sont déroulés : les jours où vous les avez constatés et en quoi ils consistaient, et leurs conséquences sur la bonne marche de l'entreprise.
Attention ! La manière dont est rédigée la lettre de licenciement est très importante, car elle fixe les limites du litige. Cela signifie qu'en cas de contentieux, le juge examinera uniquement les faits mentionnés dans la lettre, et que vous ne pourrez pas en invoquer d'autres.
Toutefois, à partir du 1er janvier 2018*, l'employeur pourra préciser après coup le motif de licenciement mentionné dans la lettre. Dans ce cas, c'est la nouvelle version du motif qui fixera les limites du litige. Cette nouveauté est d'importance car :
1° Elle permet à l'employeur de 'se rattraper' en cas de rédaction maladroite du motif ;
2° l'irrégularité que constitue une insuffisance de motivation de la lettre de licenciement ne privera pas, à elle seule, le licenciement de cause réelle et sérieuse et sera sanctionnée par une indemnité égale à 1 mois de salaire maximum. Auparavant, même si la raison pour laquelle vous procédiez au licenciement était véritable et sérieuse, et que vous pouviez le démontrer, le seul fait que le motif de licenciement énoncé dans la lettre soit imprécis rendait le licenciement sans cause réelle et sérieuse et obligeait le juge à vous condamner à payer des dommages et intérêts.
NB. Prochainement, un décret va mettre à la disposition de l'employeur des modèles de lettres de notification du licenciement. Pour l'heure le format de ces modèles n'est pas encore connu, mais il pourrait s'agir de documents Cerfa comparables dans la forme à celui existant déjà pour la rupture conventionnelle.
Textes de référence :
- art. 1232-2 à 1232-14 du code du travail ;
*Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 4 – modifiant l'article 1235-2 du code du travail qui entrera en vigueur après publication au JO de son décret d'application et au plus tard au 1er janvier 2018.
• Respecter le préavis
Cette convocation doit comporter un certain nombre de mentions, à savoir :
- les raisons de la convocation : vous devez informer le salarié que son licenciement est "envisagé", sans avoir à indiquer la raison de celui-ci. En effet, à ce stade, le licenciement n'est encore qu'une éventualité ;
- la date et l'heure de l'entretien. Un délai minimum de 5 jours doit séparer l'envoi de la convocation et la date de l'entretien, afin que le salarié puisse préparer sa défense et son assistance éventuelle ;
- le lieu de l'entretien : il doit s'agir du lieu de travail ou du siège social de l'entreprise ;
- mention de la possibilité de se faire assister. Ici, il faut distinguer : - s'il y a des représentants du personnel dans l'entreprise, le salarié peut se faire assister par une personne de l'entreprise de son choix. Et il faut que la convocation le précise. - En l'absence de représentants du personnel dans l'entreprise, le salarié a le choix entre se faire assister par un membre du personnel ou par une personne extérieure choisie sur une liste établie par le préfet du département où se déroule l'entretien préalable. Dans ce cas, il faut également mentionner que cette liste est tenue à la disposition du salarié à l'inspection du travail ou à la mairie et indiquer l'adresse de ces 2 services. Mais il faut distinguer selon que le salarié habite ou non dans le département de l'entreprise. Si le salarié habite dans le département de votre établissement : la convocation indique l'adresse de la section de l'inspection du travail compétente et celle de la mairie du domicile du salarié. Si le salarié habite en dehors du département, la convocation indique l'adresse de la mairie et de la section de l'inspection du travail compétente dans le périmètre de l'établissement.
Attention ! En l'absence de cette mention, votre salarié, quelle que soit son ancienneté, est fondé à vous réclamer 1 mois de salaire, et ce, même si vous avez respecté tout le reste de la procédure (Cass. Soc., 24 septembre 2008, n°07-40061 et Cass. Soc., 21 janvier 2009, n°07-42985).
Exemple de convocation avec représentant du personnel
Exemple de convocation sans représentant du personnel
Textes de référence :
- circulaire DRT 15 du 4 août 1992 ;
- art. L1232-2 à L1232-14 du code du travail.
• Tenir l'entretien préalable
Au minimum 5 jours après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation, l'entretien préalable peut avoir lieu (art. L 1232-2).
Ces 5 jours consistent en 5 jours pleins et ouvrables (les dimanches, jours fériés et jour de présentation de la lettre ne comptent pas dans le délai - Cass. soc. 20 décembre 2006, n° 04-47853).
Le non-respect de ce délai de 5 jours constitue une irrégularité de procédure qui ouvre droit pour le salarié à des dommages-intérêts correspondant à un mois maximum (cass. soc. 11 mai 2005).
L'entretien préalable n'est pas une simple formalité. Il vous permet d'expliquer à votre salarié les raisons pour lesquelles vous envisagez son licenciement. Vous devez aussi lui demander des explications et écouter ses arguments. Il doit pouvoir se justifier. À ce stade de la procédure, vous pouvez toujours revenir sur votre intention de le licencier.
• Envoyer la lettre de licenciement
Vous devez informer votre salarié de votre décision de le licencier par lettre recommandée avec accusé de réception. On parle alors de "notification" du licenciement.
Veillez bien à laisser passer un délai de 2 jours ouvrables à compter du lendemain de l'entretien préalable pour faire partir cette lettre.
La lettre de licenciement doit mentionner avec précision les raisons du licenciement.
Ne vous contentez pas de mentionner le motif de manière générale (ex : absence prolongée, inaptitude physique, etc.), mais citez les faits reprochés et précisez clairement où, quand et comment ils se sont déroulés : les jours où vous les avez constatés et en quoi ils consistaient, et leurs conséquences sur la bonne marche de l'entreprise.
Attention ! La manière dont est rédigée la lettre de licenciement est très importante, car elle fixe les limites du litige. Cela signifie qu'en cas de contentieux, le juge examinera uniquement les faits mentionnés dans la lettre, et que vous ne pourrez pas en invoquer d'autres.
Toutefois, à partir du 1er janvier 2018*, l'employeur pourra préciser après coup le motif de licenciement mentionné dans la lettre. Dans ce cas, c'est la nouvelle version du motif qui fixera les limites du litige. Cette nouveauté est d'importance car :
1° Elle permet à l'employeur de 'se rattraper' en cas de rédaction maladroite du motif ;
2° l'irrégularité que constitue une insuffisance de motivation de la lettre de licenciement ne privera pas, à elle seule, le licenciement de cause réelle et sérieuse et sera sanctionnée par une indemnité égale à 1 mois de salaire maximum. Auparavant, même si la raison pour laquelle vous procédiez au licenciement était véritable et sérieuse, et que vous pouviez le démontrer, le seul fait que le motif de licenciement énoncé dans la lettre soit imprécis rendait le licenciement sans cause réelle et sérieuse et obligeait le juge à vous condamner à payer des dommages et intérêts.
NB. Prochainement, un décret va mettre à la disposition de l'employeur des modèles de lettres de notification du licenciement. Pour l'heure le format de ces modèles n'est pas encore connu, mais il pourrait s'agir de documents Cerfa comparables dans la forme à celui existant déjà pour la rupture conventionnelle.
Textes de référence :
- art. 1232-2 à 1232-14 du code du travail ;
*Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 4 – modifiant l'article 1235-2 du code du travail qui entrera en vigueur après publication au JO de son décret d'application et au plus tard au 1er janvier 2018.
• Respecter le préavis
Dans les CHR, la durée du préavis de licenciement est
fixée par l'article 30.2 de la CCN. Elle varie selon l'ancienneté et la
classification du salarié :
NB. : Le préavis du salarié commence le jour où le facteur vient à son domicile pour lui remettre la lettre de licenciement par voie recommandée Par conséquent, si le salarié est absent ce jour là, et qu'il va retirer cette lettre à la poste quelques jours plus tard, son préavis aura déjà commencé.
Il n'y pas de préavis à respecter en cas de faute grave ou lourde.
Les sommes dues
Vous devez verser :
- une indemnité de licenciement si votre salarié a au minimum 8 mois d'ancienneté (contre 1 an avant le 23 septembre 2017). Pour les licenciements prononcés après le 23 septembre 2017, le montant de l'indemnité légale de licenciement (qui s'impose au CHR car plus favorable que celle prévue dans la CCN) s'élève à un quart de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années jusqu'à dix ans et un tiers de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années à partir de dix ans. Ce montant est doublé en cas de licenciement pour inaptitude professionnelle consécutive à une maladie professionnelle ou à un accident du travail. Pour en savoir plus sur l'indemnité de licenciement cliquer ici. L'indemnité de licenciement n'est pas due en cas de faute grave ou lourde.
- L'indemnité compensatrice de congés payés.
- N'oubliez pas de verser également le salaire du mois en cours
Textes de référence :
- art. L1234-9 modifié par l'ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 39
- art. R1234-2, modifié par décret n°2017-1398 du 25 septembre 2017 - art. 2
- article 32 de la CCN des CHR du 30 avril 1997.
Remettre les documents obligatoires
En plus de la dernière fiche de paie, vous devez remettre un certain nombre de documents obligatoires (certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi).
| Moins de 6 mois |
6 mois à moins de 2 ans |
Plus de 2 ans |
|
| Cadres |
1 mois |
3 mois |
3 mois |
| Maîtrise |
15 jours |
1 mois |
2 mois |
| Employés |
8 jours |
1 mois |
2 mois |
NB. : Le préavis du salarié commence le jour où le facteur vient à son domicile pour lui remettre la lettre de licenciement par voie recommandée Par conséquent, si le salarié est absent ce jour là, et qu'il va retirer cette lettre à la poste quelques jours plus tard, son préavis aura déjà commencé.
Il n'y pas de préavis à respecter en cas de faute grave ou lourde.
Les sommes dues
Vous devez verser :
- une indemnité de licenciement si votre salarié a au minimum 8 mois d'ancienneté (contre 1 an avant le 23 septembre 2017). Pour les licenciements prononcés après le 23 septembre 2017, le montant de l'indemnité légale de licenciement (qui s'impose au CHR car plus favorable que celle prévue dans la CCN) s'élève à un quart de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années jusqu'à dix ans et un tiers de mois de salaire par année d'ancienneté pour les années à partir de dix ans. Ce montant est doublé en cas de licenciement pour inaptitude professionnelle consécutive à une maladie professionnelle ou à un accident du travail. Pour en savoir plus sur l'indemnité de licenciement cliquer ici. L'indemnité de licenciement n'est pas due en cas de faute grave ou lourde.
- L'indemnité compensatrice de congés payés.
- N'oubliez pas de verser également le salaire du mois en cours
Textes de référence :
- art. L1234-9 modifié par l'ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 39
- art. R1234-2, modifié par décret n°2017-1398 du 25 septembre 2017 - art. 2
- article 32 de la CCN des CHR du 30 avril 1997.
Remettre les documents obligatoires
En plus de la dernière fiche de paie, vous devez remettre un certain nombre de documents obligatoires (certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi).
Mention sur le registre du personnel
Le départ d'un salarié doit être mentionné sur le registre unique du personnel. Vous devez y préciser la date de sortie d'un salarié dont le contrat est rompu, et ce, quelle que soit la cause de cette rupture (Art. D1221-23).
Le départ d'un salarié doit être mentionné sur le registre unique du personnel. Vous devez y préciser la date de sortie d'un salarié dont le contrat est rompu, et ce, quelle que soit la cause de cette rupture (Art. D1221-23).
Publié par Tiphaine BEAUSSERON
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