Préalablement à toute embauche, l’employeur doit déclarer chacun de ses salariés aux organismes de protection sociale compétents. Il remplit à cet effet et adresse à l’Urssaf une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Le non-respect par l’employeur de cette obligation est passible de diverses sanctions pénales et administratives, pour dissimulation d’emploi salarié.
Pour quels salariés ?
L'obligation d'effectuer une DPAE concerne tous les salariés au sens du droit du travail, quels que soient la nature, la durée ou le lieu d’exécution du contrat de travail.
Doivent donc faire l'objet d'une DPAE, non seulement les salariés embauchés en contrat à durée indéterminée CDI), mais aussi en contrat à durée déterminée (CDD) et ce quel que soit l'objet du contrat : extra, saisonnier, remplacement d'un salarié… De même les salariés embauchés en contrat d'alternance (apprentissage ou professionnalisation) doivent faire l'objet d'une DPAE, tout comme les titulaires d'un contrat unique d'insertion (CUI).
Ne sont pas soumis à la DPAE
Les stagiaires en entreprise (reconnus en tant que tels) ne sont pas soumis à la DPAE, car ils ne sont pas titulaires d’un contrat de travail.Les employeurs qui ont recours au titre emploi service entreprise (Tese) pour déclarer leurs salariés n'ont pas à effectuer de DPAE. Le Tese est un service gratuit du réseau Urssaf qui permet non seulement à l'employeur d'accomplir les formalités liées à l'embauche, mais aussi - entre autres - d'effectuer ses déclarations et paiements de cotisations sociales.
Un employeur qui embauche plusieurs fois un même salarié doit procéder chaque fois à une déclaration préalable. Si vous faites appel trois fois à un extra dans le même mois, vous devrez effectuer 3 déclarations préalables à l'embauche. De même, si un salarié occupe simultanément un emploi chez deux employeurs différents, il doit bénéficier d'une DPAE effectuée par chacun d'entre eux.
La DPAE regroupe plusieurs formalités
Avec la DPAE, l'employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes auprès d'un seul interlocuteur, l'Urssaf :
- immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
- immatriculation du salarié à la Caisse primaire d'assurance maladie (Cpam) ;
- affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
- demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
- demande de visite d’information et de prévention (VIP) ou demande d'examen médical d'aptitude à l’embauche ;
- liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de donnée sociale (DADS).
L'Urssaf précise qu'une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DPAE, ce qui peut pénaliser le salarié dans ses droits sociaux mais aussi de rendre l'employeur passible de sanctions.
Quand établir cette déclaration ?
La déclaration de chaque salarié est adressée avant la prise de fonction effective du salarié (R.1221-4 et R.1221-5 du code du travail), soit :
- au plus tôt 8 jours avant la date présumée de l'embauche ;
- au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche en cas d'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi.
Comment l'adresser ?
La déclaration préalable à l’embauche doit en principe être effectuée par voie électronique (Art. R.1221-15 du code du travail). Il s’agit d’une obligation quand l’employeur a effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente (ART.1221-12-1).
L’employeur obligé d’utiliser la voie électronique, effectue sa déclaration en ligne grâce au site www.net-entreprises.fr.
Pour les employeurs qui ne sont pas tenus d’utiliser la voie électronique, ils peuvent effectuer cette démarche par télécopie ou lettre recommandée avec demande d’avis de réception, au moyen du formulaire Cerfa n°14738*01, qu’ils doivent adresser au centre d'Urssaf dont relève l’établissement. Dans ces cas, ils doivent conserver une copie de la déclaration, de l'accusé de réception postal de la lettre envoyée par recommandée ou, s’ils adressent la DPAE par télécopie, l'accusé de réception émis par le télécopieur.
Les documents à remettre au salarié
L'article R.1221-9 du code du travail prévoit que, lors de l'embauche du salarié, l'employeur doit remettre à ce dernier soit une copie de la déclaration préalable à l'embauche, soit une copie de l'accusé de réception.
Toutefois, le texte précise que cette obligation est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration.
Les salariés disposent d'un droit de vérification
En application de l'article L.8223-2 du code du travail, tout salarié a le droit d'obtenir des informations sur l'accomplissement par son employeur de la DPAE. Il peut en effet s'adresser aux agents de contrôle chargés de prévenir et de réprimer le travail dissimulé (Urssaf, inspection du travail…)
L'article D. 8223-1 à D. 8223-3 du code du travail organise cette procédure. Le salarié doit faire sa demande par écrit et préciser :
- ses noms, prénom, nationalité, date et lieu de naissance ;
- son numéro d'immatriculation à la Sécurité sociale ;
- son adresse ;
- sa date d'embauche et la période de travail pour laquelle l'information relative à l'accomplissement de la déclaration préalable à l'embauche est demandée.
Le service de contrôle doit répondre dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande et indiquer :
- l'existence ou non d'une DPAE ;
- s'il y a eu déclaration, la date et l'heure de l'embauche indiquées par l'employeur, ainsi que la date et l'heure à laquelle il a effectué cette déclaration ;
- la dénomination sociale ou les nom et prénom, adresse professionnelle et numéro Siret de l'employeur qui a procédé à la déclaration.
Les sanctions encourues pour absence de DPAE
L'absence de DPAE par l'employeur est passible d'une amende de 5ème classe, soit 1 500 € et 3 000 € en cas de récidive. Le non-respect de l'obligation de DPAE entraine aussi une pénalité d'un montant égal à 300 fois le minimum garanti, soit 1086 € en 2019 (art. L.1121-11 du code du travail). En outre, si le caractère intentionnel est démontré, l'employeur peut aussi être sanctionné au titre du travail dissimulé.
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Publié par Pascale CARBILLET
