Tout savoir sur le bilan de compétences

Le bilan de compétences permet de faire le point sur les compétences, aptitudes et motivations d'un salarié. Il définit un projet professionnel ou de formation. Réalisé par un prestataire extérieur, selon des étapes précises, il est à l'initiative du salarié ou de l'employeur. C'est un outil intéressant de gestion des ressources humaines, car proposer des actions de formation aux salariés est un bon moyen de fidéliser son personnel. Il peut déboucher sur une envie de se perfectionner, de progresser, de prendre de nouvelles responsabilités.

Déroulement du bilan de compétences

• Premier entretien gratuit

Le consultant informe le demandeur sur le déroulement du bilan, les méthodes, les supports, les techniques utilisées, la documentation disponible.

• Phase préliminaire

Entretien entre le demandeur et le consultant pour clarifier la demande, comprendre les besoins et attentes de la personne, définir le planning de rendez-vous, signer le contrat d'engagement.

• Phase d'investigation

Plusieurs séances permettent au demandeur :

- de clarifier ses motivations ;

- de cerner ses intérêts professionnels (et personnels) ;

- d'identifier ses compétences ;

- de mettre en valeur ses aptitudes ;

- de définir un projet professionnel réaliste ;

- de repérer les formations adaptées au projet ou un accompagnement VAE.

Remarque : la méthodologie généralement employée par les cabinets de bilans de compétences repose sur des entretiens, des tests (motivations, intérêts, aptitudes, personnalité…) et des recherches personnelles (documents de réflexion sur ses expériences, documentations, rencontres avec des professionnels…).

• Phase de conclusion

Elle permet :

- de synthétiser les résultats de la phase d'investigation sur ses motivations, intérêts, aptitudes, personnalité, compétences, etc. ;

- d'analyser les éléments favorables et défavorables pouvant conduire à la réussite du projet ;

- de formaliser le plan d'actions à mettre en oeuvre : étapes et démarches à effectuer pour réaliser le projet professionnel (validation des acquis de l'expérience, formation…).

Remarque: un document de synthèse est remis au bénéficiaire du bilan de compétences. L'entreprise n'a pas accès aux résultats.

• Phase de suivi

Un entretien est proposé généralement six mois après le bilan pour faire le point sur l'avancée du projet.

Demander un bilan de compétences

Les étapes préalables à la demande

• Le salarié doit ressentir une envie de changement et s'interroger sur cette envie pour envisager un nouveau projet professionnel et/ou un projet de formation complémentaire.

• Il doit rechercher des centres de bilan agréés Fafih ou Fongecif pouvant lui convenir (méthodologie, aspects relationnels avec le consultant, compétences du consultant…).

• Il peut financer lui-même le bilan de compétences ou demander une prise en charge financière à un organisme paritaire (Fafih ou Fongecif).

Remarque : le salarié qui souhaite effectuer son bilan en dehors des heures de travail augmente ses chances de se voir attribuer un financement.

Deux contrats doivent être signés

• Une convention : elle a pour but d'expliciter les modalités du bilan de compétences. La convention est signée par le salarié et le centre de bilan.

• Un contrat de prise en charge : il s'agit d'un document qui atteste du financement par un organisme paritaire. Ce contrat est signé par le salarié et l'employeur (si le bilan est effectué durant les heures de travail). 
 

Refus du bilan de compétences par l'employeur

L'employeur ne peut pas s'opposer dans les cas suivants :

• le salarié décide d'effectuer un bilan en dehors du temps de travail sans demander de prise en charge ;

• le salarié souhaite faire un bilan en dehors de son temps de travail dans le cadre d'un financement par le Fafih ou un autre organisme paritaire (Agefos PME ou Fongecif par exemple).

Par contre, si le salarié souhaite effectuer le bilan de compétences dans le cadre du droit individuel à la formation (DIF), l'employeur doit donner son accord. L'employeur peut également reporter le départ du salarié au maximum de six mois par rapport à la date de début initialement prévue, si le salarié a choisi d'effectuer son bilan pendant les heures de travail. L'employeur ne peut pas empêcher un salarié d'effectuer un bilan de compétences en dehors de son temps de travail. Par contre, il peut :

• reporter le congé bilan de compétences, si le salarié souhaite faire son bilan sur son temps de travail ;

• refuser le congé si les conditions ne sont pas remplies : ancienneté de cinq ans en tant que salarié ou délai de carence entre deux bilans. 
 

Réalisation du bilan de compétences

La durée est variable selon les cabinets, mais elle ne peut excéder 24 heures. Le bilan s'échelonne généralement entre trois semaines et quatre mois.

• Le bilan peut s'effectuer durant les heures de travail. Le salarié doit demander par écrit (lettre avec accusé de réception) une autorisation d'absence au titre du congé bilan de compétences. Cette demande est envoyée au moins deux mois avant le début du bilan. L'employeur a un mois maximum pour répondre.

• Le bilan peut s'effectuer en dehors des heures de travail. Le salarié n'a aucune démarche à accomplir auprès de son employeur, ce qui lui garantit une réelle discrétion. L'organisme paritaire prend en charge la totalité des coûts de la prestation dans le respect d'une limite maximum.

Remarque : cette solution est intéressante lorsque le salarié ne souhaite pas prévenir son entreprise d'une éventuelle reconversion ou de son intention de partir.

Les résultats du bilan demeurent confidentiels. Néanmoins, l'employeur peut savoir si un salarié a réalisé un bilan de compétences dans les cas suivants :

• le bilan est effectué dans le cadre du plan de formation ;

• un congé bilan de compétences est demandé par le salarié, une demande d'autorisation d'absence a été préalablement adressée à l'employeur.


Prise en charge du bilan de compétences

L'organisme paritaire prend en charge le financement. Il peut, dans de rares cas, refuser si :

• le salarié a déjà effectué un bilan au cours des cinq dernières années ;

• le dossier de demande de prise en charge ne correspond pas à la définition du bilan de compétences.

Remarque : en cas de refus, le salarié reçoit une réponse motivée lui expliquant les raisons (exemples : dernier bilan de compétences réalisé il y a trois ans, personne ayant seulement trois ans d'activité salariée).

Les coûts peuvent être nuls pour l'entreprise si :

• le salarié paie son bilan de compétences ;

• l'organisme paritaire (Fafih, Fongecif, Agefos PME) accepte la prise en charge du bilan.

Par contre, les coûts du bilan s'inscriront dans le budget plan de formation si c'est l'employeur qui est à l'initiative du bilan de compétences.  Si l'organisme paritaire prend en charge les coûts liés au bilan, le salarié n'aura rien à payer sauf :

• si le bilan se déroule pendant les heures de travail : une participation de 50 € minimum est demandée au salarié (par le Fongecif) ;

• si le centre de bilan facture au-delà du plafond financé par l'organisme paritaire. Dans ce cas, la différence entre le prix de la prestation et le plafond est supportée par le salarié.