Les questions à se poser pour s'équiper en informatique

Parmi le nombre de fournisseurs, de solutions, de technologies présentes à ce jour sur le marché, il est indispensable d'évaluer puis de formaliser la liste de ses besoins avant de se lancer dans la recherche d'un système d'information ou applicatif de gestion. Le risque, en écartant cette étape, est de céder aux arguments et démonstrations très convaincants de certains fournisseurs et d'acquérir une solution qui ne sera ni en adéquation, ni en cohérence avec ses attentes. Une réflexion sur les  objectifs à court, moyen et long terme de son entreprise constitue un préalable à la définition du système d'informatique le mieux adapté. Cette réflexion doit être menée par le chef d'entreprise avec la participation de ses collaborateurs.

Rappel des rôles d'un système informatique dans l'entreprise. Il doit :

• Gérer, organiser et tracer les informations
• Assister les utilisateurs et faciliter l'exécution de leurs travaux
• Automatiser des tâches et des traitements
• Accélérer la communication interne ou externe
• Produire des informations de pilotage et d'aide à la décision

Un projet informatique n'a pas pour objectif de mettre en place une nouvelle technologie, de nouvelles pratiques ou de changer les méthodes de travail. Il a pour but d'accroître la valeur créée et le chef d'entreprise ne mesurera le retour sur investissement qu'en ces termes.

Pour évaluer et comprendre ses besoins, il faut : 

• Constater

Partir de l'existant, analyser la situation actuelle de l'entreprise et son environnement. Faire l'état des lieux, identifier ses forces et ses faiblesses, les opportunités pouvant se présenter (agrandissement, rachat, rénovation…) et les menaces et risques auxquels il est possible d'être confrontés (annulations d'événements majeurs ayant des conséquences directes sur l'activités, nouvelles réglementations, législation, concurrence…).  

• Définir sa stratégie

Inscrire sa démarche dans une véritable stratégie, que ce soit dans le cadre de l'ouverture d'un nouvel établissement, d'une volonté de croissance, de maintien des marges, de développement, d'acquisition de nouveaux marchés…

Une fois ces deux points définis, il convient de fixer le périmètre et les objectifs du système d'information. D'une manière générale, il s'agit de décrire ses attentes et surtout de répondre à la question "À quoi ça sert ?" Attention : ces objectifs doivent être mesurables.  

8 questions pour définir ses besoins

1 - Que doit m'apporter mon système d'information ?

L'amélioration de ma productivité, une réduction de mes coûts, une optimisation de mon organisation, un apport de client supplémentaire, un accroissement de mon chiffre d'affaires, une visibilité sur internet, de nouveaux canaux de clientèle, le contrôle de mon activité, une production de résultats (rapports et tableau de bords), une vision chiffrée de mon activité…  

2 - Quel périmètre ou quels domaines doit couvrir mon système d'information ?

La réservation, les plannings, la facturation, les encaissements, les achats, les stocks, la production, la gestion des clients, la gestion des prospects, la comptabilité, la paye, des services pour mes clients, la communication…  

3 - Quels processus dois-je informatiser ?

Après la description synthétique de vos activités, la notion de processus est un moyen de formaliser le fonctionnement de son entreprise dans le but de : décrire, partager et analyser son fonctionnement, répartir les rôles et responsabilités, identifier les points de coordination, de synchronisation et de contrôle entre activités et processus, définir les moyens de pilotage (rapports, tableaux de bord, indicateurs…).  

4 - Quelles fonctionnalités doivent être prises en compte par mon système d'information ?

Lister et classer par ordre d'importance hiérarchique les fonctionnalités souhaitées : indispensables, nécessaires, souhaitables, confortables, inutiles. 

5 - Quels utilisateurs/collaborateurs/partenaires seront touchés par l'utilisation de mon système d'information ?

Établir les postes et les liens qui seront touchés par le système informatique au niveau utilisateurs, collaborateurs et partenaires.  

6 - Ai-je les ressources disponibles et les compétences nécessaires pour mettre en place et faire vivre mon système d'information ?

Garder à l'esprit que la recherche, le choix et la mise en place d'un système informatique nécessite des ressources et du temps. Paramétrage, saisie, exploitation, mise à jour des données, maintenance. Ces ressources et ce temps vous seront fournis – et facturés – par votre fournisseur lors de votre installation. Ensuite il faut trouver du temps et des ressources pour le mettre en place dans votre organisation, vous l'approprier pour en assurer l'exploitation au quotidien.  

7 - Ai-je des contraintes ?

Il y en a toujours : - Techniques (environnement, réglementation, architecture…).

- Opérationnelles (horaires d'ouverture, niveau de qualité attendu, clients…).

- Humaines (disponibilité du personnel, capacités intellectuelles, formation, motivation, résistance au changement...).- Délais (impératifs de date dans le cadre d'une ouverture, début de saison…).

- Budget (la notion de budget est capitale et doit être prise en compte rapidement, rien ne sert de se lancer dans un projet que l'on ne pourra financer. 

8 - Quel budget mettre en oeuvre ?

Enfin, vous pouvez mettre vos objectifs en adéquation avec une réalité budgétaire. Car pourquoi investir quelques milliers d'euros si vous ne pouvez garantir un retour sur investissement ? Soyez pragmatique et réaliste. La loi des 80/20 s'applique toujours très bien : mieux vaut couvrir correctement 80 % de ses besoins avec une solution simple et efficace plutôt qu'essayer de couvrir 100 % de ses besoins par une solution coûteuse et complexe. Pour chacun des périmètres et objectifs de votre projet, cherchez à établir combien cela peut coûter et combien cela peut vous rapporter. N'oubliez pas les coûts indirects internes ou externes, les coûts récurrents (contrat de maintenance, matériel, support téléphonique, mises à jour) et le coût de vos ressources et de vos compétences. C'est cette dernière étape qui va vous aider à décider ce que sera votre système d'information. Cherchez des produits matériels et logiciels standards (une sorte de prêt à porter) sur le marché plutôt que des solutions développés uniquement pour vous. Allez ensuite visiter des confrères, échangez et recueillez leurs impressions - positives et négatives - sur les produits qu'ils exploitent et sur les services offerts par les fournisseurs (hot line, formation, financements…).