Caisses enregistreuses : quelles sont vos obligations ?

En application de l'article 88 de la loi de finances pour 2016, les utilisateurs de système d'encaissement devront, à compter du 1er janvier 2018, utiliser des systèmes de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. Cette nouvelle réglementation n'a rien changé sur les exigences demandées aux commerçants : il a toujours été interdit de frauder le fisc. Cette loi interdit les caisses enregistreuses qualifiées de permissives, car donnant la possibilité de supprimer des recettes.

 

Qui est concerné par cette obligation ?

Est concernée par l'obligation prévue à l'article 286- I, 3° du code général des impôts (CGI) toute personne assujettie à la TVA, qu'elle soit personne physique ou morale, lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, y compris sur un logiciel ou système de caisse accessible en ligne. 

Cette obligation concerne également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA. 

Outre, ces conditions, cette obligation ne concerne que les personnes qui utilisent un système de caisse pour enregistrer les règlements de leur clientèle. Nous vous rappelons que la loi fiscal n'impose pas l'obligation d'avoir une caisse enregistreuse même si cela est fortement conseillé afin de pouvoir justifier de ses recettes.

 

Les logiciels ou systèmes de caisse concernés par la loi

Actuellement, sont concernés par la loi les logiciels et systèmes de caisse visés par le droit de communication prévu à l'article L.96 J du livre des procédures fiscales, c'est-à-dire tous les systèmes informatisés comptables, les systèmes de gestion des recettes ou des ventes, et notamment toutes les caisses enregistreuses dotées de procédés de mémorisation et de calcul, dont les informations, données et traitement concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables et à l'élaboration des déclarations obligatoires.

Dans un communiqué de presse en date du 15 juin, le ministre de l'Action et des Comptes publics, Gérald Darmanin, a annoncé une simplification du dispositif applicable au 1er janvier 2018 en matière de lutte contre les logiciels frauduleux. Seuls les logiciels et systèmes de caisse seront concernés, donc il ne sera pas nécessaire d'avoir aussi des logiciels de comptabilité et de gestion certifiés. Ce recentrage doit faire l'objet de mesures législatives d'ici la fin de l'année.

 

Un certificat ou une attestation de conformité

Le commerçant doit être en mesure de produire un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité pour chacun des logiciels ou des systèmes de caisse qu'il détient ou une attestation de conformité délivrée par l'éditeur, afin de justifier que ceux-ci sont bien conformes. 

 

- Certificat de conformité

Deux organismes sont accrédités pour délivrer les certificats de conformité aux éditeurs de logiciels ou système de caisse : Afnor certification, pour le référentiel NF525 gestion encaissement et le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE) pour le référentiel de certification des systèmes de caisse. Cet organisme vient d'être accrédité cette année.

Atoo et PI électronique sont les deux premières sociétés à avoir proposé des équipements certifiés NF525. À l'heure actuelle, on compte une cinquantaine de sociétés proposant un peu plus de 70 produits certifiés NF 525 et une cinquantaine d'autres sont en cours de certification. La liste des produits certifiés est disponible sur le site www.infocert.org.

 

- Attestation de conformité 

L'éditeur du logiciel peut aussi délivrer une attestation de conformité qui doit être conforme à un modèle fixé par l'administration fiscale (BOI-LETTRE-00242-2 du 3 août 2016) (voir modèle à la fin de cet article). Cette attestation comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel et l'autre par l'entreprise qui acquiert le logiciel. Dans les deux cas, il est rappelé que l'établissement d'une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. L'usage d'une fausse attestation est passible des mêmes peines.

 

Toute nouvelle version majeure du logiciel ou du système doit donner lieu à l'établissement d'une nouvelle attestation visant expressément cette version. Concrètement, si vous faites ajouter des développements et fonctionnalités supplémentaires, vous devez aussi obtenir un certificat ou attestation spécifique pour ces développements dès lors qu'ils sont susceptibles de modifier l'inaltérabilité, la sécurité, la conservation et l'archivage des données.

 

Quelles sanctions ?

Faute de produire une attestation ou un certificat de conformité, le commerçant est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Il dispose d'un délai de 30 jours pour fournir l'attestation ou le certificat. Si le commerçant produit, dans le délai imparti, les justificatifs du matériel détenu et mentionné sur le procès verbal, l'amende n'est pas appliquée.

Si le professionnel n'a pas de matériel conforme, il devra régler l'amende de 7 500 € et devra s'équiper d'un nouveau système de caisse certifié dans un délai de 60 jours pour ne pas être sanctionné d'une deuxième amende de 7 500 €. 

 

 

Droit de contrôle de l'administration fiscale

Cette loi renforce aussi les pouvoirs de l'administration fiscale en créant un droit de contrôle inopiné spécifique pour en vérifier l'application. Cette procédure permet aux agents de l'administration fiscale d'intervenir dans les locaux professionnels de l'assujetti à la TVA sans prévenir au préalable, afin de s'assurer que la personne détient l'attestation individuelle ou le certificat pour chacun des différents logiciels ou système de caisse qu'il détient.

Les agents de l'administration fiscale examinent les documents présentés et s'assurent que la personne dispose d'une certificat ou attestation individuelle pour chaque version de logiciel ou système de caisse qu'il utilise. Ils vérifient aussi que le certificat ou l'attestation sont conformes aux dispositions de la loi et que ces documents correspondent aux versions de logiciels et systèmes de caisse détenus par l'exploitant.

Cette procédure est limitée à cette seule vérification de documents et ne peut donner lieu à un examen de la comptabilité de l'entreprise. En effet, dans ce cas, l'administration fiscale doit respecter un certain formalisme et notamment prévenir le contrôlé par l'envoi d'un avis de vérification qui annonce la venue d'un inspecteur à une date précise. À l'inverse, la vérification de documents peut être réalisée dans le cadre d'une vérification de comptabilité.

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Publié par Pascale CARBILLET