1 • Évaluer ses fournisseurs
Concurrence et accord sur les prix
Quelles que soient ses relations avec ses fournisseurs, il est toujours bon de les mettre en concurrence. Lorsque l'on propose des cartes de saison (quatre par an), il est judicieux de conclure un accord sur des prix fixes pour le trimestre. Une majorité de fournisseurs acceptent cette pratique, à l'exception de ceux fournissant le poisson frais et les fruits et légumes.
Il n'est pas impossible, moyennant un accord sur des prix moyens (et non pas sur le prix le plus faible), de convaincre les fournisseurs de ces deux catégories de s'engager. Surtout si de son côté, on s'engage sur des quantités et/ou sur certains produits, comme du poisson d'élevage.
Coup de frein
Chez un fournisseur, le 'coup de frein' est en réalité un 'coût de frein'. Il s'agit des frais occasionnés par chaque arrêt chez un client : le temps de travail du livreur, les frais de carburant… Tout porte à croire que ces frais ne vont pas diminuer dans le futur. Il serait judicieux pour un restaurateur de trouver un fournisseur qui puisse être équipé de camion tri-température (pour le surgelé, le frais et le sec), ce qui limiterait ainsi le nombre de livraisons.
2 • Classer ses achats par famille de produits
Pour une gestion plus fine, on peut suivre les achats par familles de produits : viandes, poissons, BOF, fruits et légumes, épicerie, boulangerie, surgelés, boissons. Pour une gestion encore plus fine, on peut raisonner en sous-familles. Pour les boissons, par exemple : apéritifs, vins, eaux minérales, bières, autres boissons, digestifs…
Coût matière et marge par famille
Le coût matière et marge par famille consiste à connaître
- le chiffre d'affaires d'une famille et/ou d'une sous-famille ;
- puis les achats correspondants au chiffre d'affaires ;
- puis le ratio coût matière ou la marge de chaque famille et/ou d'une sous-famille.
Clé de répartition
Certaines factures (ou bons de livraison) contiennent des ingrédients qui se répartissent sur plusieurs familles. Il est alors nécessaire de décortiquer la facture (sauf à passer plusieurs commandes relatives à plusieurs familles chez un même fournisseur, sachant qu'il n'y a qu'une livraison).
On peut aussi avoir une clé de répartition lorsqu'un même ingrédient est utilisé pour des recettes dans plusieurs familles, comme par exemple le beurre ou les oeufs…
3 • Utiliser une mercuriale
La mercuriale liste tous les ingrédients avec le nom du fournisseur (attention : un ingrédient acheté chez deux fournisseurs différents implique d'avoir deux lignes), le code article chez le fournisseur, le conditionnement, le prix d'achat unitaire (du conditionnement). Tout bon gestionnaire se doit d'avoir des mercuriales à jour, mais on constate que c'est rarement le cas.
Inventaire
Nous conseillons d'avoir une mercuriale par famille d'ingrédients, par lieu de stockage et par ordre de rangement des ingrédients. Ainsi l'inventaire n'en sera que facilité.
Si ce document sert aussi à faire les inventaires, il convient d'avoir une colonne pour les quantités et une autre pour la valorisation,
L'informatique est un outil fort utile en la matière, un simple tableau Excel fait gagner un temps précieux. Attention toutefois : un prix erroné, un conditionnement faux, des quantités fausses… ne seront pas corrigés par l'ordinateur. D'où des chiffres inexacts et de mauvaises surprises à la fin.
Le 'must' est d'avoir un programme informatique complet avec des liens entre les achats, les factures (ou bons de livraison chiffrés), les fiches techniques, les ventes, les inventaires, etc. L'entrée d'un nouveau prix met à jour instantanément tous les documents. Le rêve !
4 • Contrôler les livraisons
Si vous ne contrôlez pas vos livraisons et que vous décidez aujourd'hui de le faire, vous aurez de grandes chances de voir baisser votre coût matière, et de voir votre résultat augmenter de 1% !
De plus, le contrôle des produits livrés sera non seulement quantitatif, mais aussi qualitatif.
Les outils
Le contrôle des livraisons nécessite :
- de la rigueur, encore de la rigueur, toujours de la rigueur… ;
- une balance juste et précise sur le lieu de
livraison ;
- des bons de commande chiffrés ;
- de faire le rapprochement bon de livraison/bon de
commande ;
- le contrôle de la qualité, des quantités, des
prix ;
- de procéder à des signalements d'écarts signés
par le livreur ;
- de réclamer des demandes d'avoirs, aussi minimes
soient-ils ;
- le suivi des avoirs ;
- des contacts avec les fournisseurs pour une
amélioration des livraisons.
Publié par Philippe LALONDE
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