De nombreux logiciels ont été conçus spécialement pour intégrer toutes les fonctions de gestion dont un restaurant a besoin. L'objectif est de présenter le schéma général de fonctionnement commun à tous ses logiciels et notamment la manière dont ils intègrent les trois fonctions : facturation (ventes), fiches techniques, fiches de stocks.
- Le fichier Ventes
Ce fichier est constitué à partir des informations recueillies lors de la facturation. Il contient les données relatives à la nature et à la quantité de plats vendus. Ces informations seront utilisées pour la procédure du contrôle nourriture et pour l'analyse des ventes.
- Le fichier Fiches techniques
Ce fichier est constitué des fiches techniques de l'ensemble des prestations servies par le restaurant. Grâce à la connexion entre le fichier Fiches techniques et celui des Fiches de stocks, la mise à jour du prix des denrées s'effectue de façon automatique après chaque entrée de matière. Le restaurateur a la possibilité, avec la consultation des fiches techniques, de contrôler l'effet des variations du prix sur le ratio matières de chaque plat.
- Le fichier Fiches de stocks
Pour chaque matière en stock est ouverte une fiche sur laquelle sont saisies les entrées en quantité et en valeur, à partir des bons de livraison ou des factures. La mise à jour des sorties de stock s'effectue en deux temps.
1. Lors de la clôture de chaque service, la nature et la quantité des plats vendus sont mémorisées par l'intermédiaire de la procédure de facturation. Une mise à jour automatique des stocks a lieu par appel simultané aux informations du fichier Ventes et du fichier Fiches techniques. Les sorties de stocks effectuées de façon automatique par l'ordinateur correspondent par conséquent aux consommations prévues, nécessaires pour la réalisation des ventes.
À ce stade, la consultation du logiciel fournit les consommations de matières théoriques ainsi que les quantités qui doivent figurer en stock si les consommations réelles correspondent exactement aux prévisions. Cette information est généralement suffisante pour le contrôle des quantités en stock en vue des réapprovisionnements ;
2. Lors de chaque inventaire, dont la périodicité varie selon les établissements, les données recueillies (c'est-à-dire les quantités réellement disponibles en stock) sont utilisées pour la mise à jour des fiches de stock. Cette opération effectuée, le logiciel fournit les consommations réelles de la période ainsi qu'un état des écarts par matière entre les consommations prévues et les consommations réelles. L'examen de cet état permet au responsable un repérage aisé des matières sur lesquelles des écarts significatifs sont apparus.
- Ils regroupent en un seul logiciel les fonctions principales de la gestion administrative d'un restaurant, facturation et gestion des stocks ;
- les informations recueillies sont utilisées pour les besoins de l'analyse des ventes et du contrôle nourriture sans accroissement de la charge de travail administratif puisque la mise à jour des stocks s'effectue de façon automatique en dehors de la saisie des inventaires physiques. Les informations fournies, et en particulier l'état des écarts sur matières, sont d'une grande utilité pour le contrôle nourriture.
Publié par Jean-Claude OULÉ
