Retrouver et protéger sa rentabilité en 2024 grâce à l’amélioration de la gestion (3/3)

 

Trois types d’inflation menacent aujourd’hui les cafés, hôtels et restaurants : celle des prix d’achats des marchandises et matières premières, celle du coût salarial, qui contraint l’exploitant à acheter une rareté mais rarement les compétences, et celle des autres charges de fonctionnement : énergie, loyers, assurances, frais bancaires, honoraires…

Pour y répondre, des règles et méthodes doivent être mises en place et respectées en amont de la mise en ventre d’un produit ou d’une prestation, pendant la phase opérationnelle, et après, pour analyser objectivement les résultats obtenus.

 

 

1. Le plan, en amont de la vente : la préparation, l’ingénierie

La phase de gestion avant la mise en place du produit est souvent négligée. Le meilleur exemple est celui des restaurateurs qui créent leur carte ou leur menu sans avoir réalisé de fiche technique préalable leur permettant établir le prix de revient de chaque item, et donc les prix de vente de leurs plats. En procédant ainsi, ils risquent de proposer des prestations qui, dès le début de l’exercice, nuisent à la marge et par conséquent à la rentabilité de leur affaire. Quand cette étape, certes fastidieuse, de calcul est ignorée, l’exploitant en vient à travailler, éventuellement beaucoup, pour n’obtenir que des résultats décevants, voire même négatifs ! 

La structuration précise de l’offre et de l’ingénierie, qui permet de définir les moyens humains et l’équipement nécessaires, favorisera la rentabilité, la commercialisation ainsi que l’attractivité de l’exploitation.

 

• Il faut, dans un premier temps, établir une mercuriale dans laquelle figure les produits qui seront achetés, leur prix d’achat, un comparatif entre plusieurs fournisseurs, le benchmarking pour identifier celui qui proposera des conditions optimales.

• Une fois la mercuriale établie, le restaurateur peut réaliser ses fiches techniques pour chaque plat, ce qui lui permettra de vérifier leur conformité avec les objectifs de coût matières, pour ensuite réaliser les fiches techniques des menus qui ne viendront pas ruiner la rentabilité de l’ensemble.

 

Illustration

Un restaurateur proposait, dans un menu soirée étape à 28 €, du foie gras en entrée et de l’entrecôte, VBF, en plat. Il n’avait pas réalisé de fiches techniques, avec une répercussion immédiate. À la carte pour ces deux plats, le pourcentage coût matières était déjà à la limite. En les combinant dans un menu, il se situait à 51 % au lieu des 30 % visés. 44 % des clients menus étape choisissaient cette combinaison.

Sur une année complète, le surcout en achats pour l’ensemble de la carte, qui comportait d’autres failles d’ingénierie de ce type, se chiffrait à 98 000 €.

 

Si cette phase initiale n’est pas réalisée, elle sera très préjudiciable pour l’exploitation car rien ne peut la rattraper.

 

 

2. La phase intermédiaire : la procédure

 

Pendant la phase opérationnelle, il est important de s’assurer que la réalité du terrain soit au plus proche de la théorie définie lors de l’étape précédente. Ici encore, de bonnes pratiques protègent la rentabilité, en identifiant les points critiques et les procédures permettant d’éviter les pertes.

 

Parmi les éléments essentiels sont :

 

• les contrôles très réguliers des prix d’achats qui peuvent influer rapidement sur la rentabilité si les hausses ne sont pas détectées (à réaliser en utilisant la mercuriale déjà établie), tant pour les boissons que les solides ;
  
  
• le contrôle des livraisons, pour vérifier leur conformité avec les commandes. Les dérives sont parfois sournoises ;
  
  
• le stockage dans des conditions optimales avec une gestion rigoureuse des dates limites de consommations et de la rotation des stocks qui diminue les risques de pertes ;
  
  
• la transformation, qui peut dériver faute de contrôle efficace en cuisine, en salle ou au bar. L’absence de pesage ou de dosage est souvent la cause principale d’une diminution de la rentabilité, donc peut se corriger facilement grâce à la mise en place de doseurs et de balances, tout comme celle de sacs poubelles transparents en cuisine qui peut faire diminuer rapidement les pertes ;
  
  
• la facturation est à soigner, pour éviter que l’oubli de plats ou boissons ne gangrène la rentabilité ;
  
  
• la sécurisation des stocks et les procédures de contrôle, pour limiter le vol en interne, en restauration et en l’hôtellerie où les denrées des petits-déjeuners, les produits d’accueil ou d’entretien peuvent être tentants pour les employés qui subissent la même inflation dans leur vie quotidienne que les employeurs.

Pour suivre précisément le fonctionnement de l’exploitation et identifier rapidement les dérives éventuelles, la création d’un tableau de bord est essentielle. Celui-ci permet, tout en étant facile et rapide à utiliser (moins de dix minutes par jour), de suivre non seulement les coûts matières mais également le pourcentage du coût salarial, pour connaître en permanence le prime cost (coût matières + coût salarial). En cas de dérapage brusque dans les marges, il est primordial de trouver les causes et de rectifier rapidement le tir.

 

Exemple
 Une société qui gérait quatre pizzerias a instauré quatre tableaux de bord et a rapidement pu constater que les marges se sont sérieusement dégradées dans l’une des unités à partir du mois de mars 2023. En revoyant toutes les causes possibles, il a été possible d’identifier la cause, qui était malheureusement due à un employé qui ne faisait pas payer toutes les pizzas vendues et qui se servait dans les stocks de l’établissement. Sans tableau de bord, ces pratiques n’auraient pas pu être détectées.

 

 

3. La phase finale : vérifier la conformité des ratios et les ajuster

 

Enfin, après cette phase opérationnelle, l’exploitant peut vérifier que les ratios sont conformes à la phase définie en amont ou constater que des ajustements sont nécessaires pour atteindre ces ratios.

Le besoin de changer les prestations, les procédures ou les prix n’est nullement un aveu d’échec. Faire évoluer son offre à travers une gestion plus serrée est simplement le travail d’un chef d’entreprise, qui décide et assume, plutôt que le travail d’un patron qui tolère et subit.

 

En respectant ces trois stades de la gestion - le plan, le fonctionnement et l’ajustement -, tout exploitant peut combattre les effets de l’inflation des coûts matières, accroître ses marges pour diluer les effets du coût salarial et des charges fixes d’exploitation. Une bonne gestion constituera votre rempart et vous permettra d’affronter l’année 2024 avec plus de sérénité et, normalement, à la fin de l’exercice, plus de résultats.